L'implémentation de l'e-Box dans l'administration wallonne
- Session : 2020-2021
- Année : 2021
- N° : 119 (2020-2021) 1
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Question écrite du 26/01/2021
- de NIKOLIC Diana
- à DE BUE Valérie, Ministre de la Fonction publique, de l'Informatique, de la Simplification administrative, en charge des allocations familiales, du Tourisme, du Patrimoine et de la Sécurité routière
Depuis quelques mois, l'e-Box est aussi à l'essai dans les communes de Mouscron et Saint-Ghislain. Une boîte aux lettres électronique personnalisée et sécurisée permet aux citoyens et aux entreprises qui en font le choix de recevoir tous les documents qui leur seront adressés à titre individuel par les administrations publiques (fédérales, régionales, communales) et de pouvoir interagir avec celles-ci sans le moindre échange de papier.
Quelles sont les synergies prévues entre “Mon Espace” et l'e-Box ?
Concrètement, quels types de documents pourront être envoyés, par les administrations, via l'e-Box ?
Quels sont les avantages de ce nouvel outil pour l'administration et pour l'administré wallon ?
Madame la Ministre a-t-elle déjà des retours sur l'usage de l'outil ?
Quel est le timing prévu pour le déploiement de l'outil ?
Réponse du 08/02/2021
- de DE BUE Valérie
C’est avec cette ambition que des évolutions numériques ont été concrétisées et que « Mon Espace » est devenu le pilier de la gestion des interactions du Service public de Wallonie avec ses différents usagers.
Développé par l’autorité fédérale, l’e-Box est une boîte aux lettres électronique personnalisée et sécurisée qui permet aux citoyens et aux entreprises qui en font le choix de recevoir tous les documents qui leur seront adressés à titre individuel par les administrations publiques et de pouvoir interagir avec celles-ci sans le moindre échange de papier.
L’e-Box permet ainsi de fournir aux administrations un outil sécurisé en vue de dématérialiser l’envoi de messages officiels et donc de diminuer considérablement leurs coûts postaux et de réaliser des économies d’échelle. L’adhésion est permise à l’ensemble des autorités publiques, sur base volontaire.
« Mon Espace » et e-Box se veulent complémentaires. En effet, « Mon Espace » permet d’accéder aux documents liés à la démarche administrative numérisée. L’e-Box est un complément à ce qui est déjà organisé et permet, entre autres, aux autorités publiques d’envoyer des documents pour satisfaire à une éventuelle obligation d’envoi par recommandé.
La passerelle entre l’e-Box et « Mon Espace » est opérationnelle depuis le 7 juillet 2020, aussi bien pour les citoyens que les entreprises. Concrètement, les citoyens qui ont créé leur compte dans « Mon Espace » peuvent accéder à leur e-Box à partir de « Mon Espace ». Cette opération suppose un seul prérequis : la création d’un compte « e-Box » par les utilisateurs.
Concernant les documents qui pourront être envoyés, par les administrations, via l’e-Box, ils varient selon que l’utilisateur est un citoyen ou une entreprise :
- pour l’e-Box citoyen, les messages mis à disposition des usagers seront principalement des communications en rapport avec leurs dossiers personnels auprès d’une institution publique. Il s’agit, par exemple, d’une décision dans un dossier, d’une transmission d’une attestation spécifique, d’une réponse à la suite d’une requête pour obtenir certaines informations … ;
- les entreprises pourront, quant à elles, recevoir différents types de documents par le biais de l’e-Box entreprise : des notifications de déclarations ; des recommandés ; des attestations ...
Cette boîte aux lettres numérique présente plusieurs avantages pour l’administration et l’administré wallon :
- elle garantit un accès sécurisé et personnel garantissant que les messages ne parviennent qu’au bon destinataire ;
- elle permet un accès numérique et facilité aux documents administratifs et permet, pour l’administration, une baisse du volume des impressions papier et des envois de courrier par la poste ;
- elle représente un point de collecte unique des documents, les citoyens et les entreprises pouvant désormais afficher, enregistrer et gérer tous leurs documents gouvernementaux de façon centralisée, sans devoir recourir à plusieurs comptes sur différentes applications ;
- elle propose un système de notifications en cas de réception de nouveaux documents ;
- enfin, elle permet une bidirectionnalité puisque depuis 2020, le citoyen peut répondre à un courrier reçu dans son e-Box par ce même canal.
J’ai initié le cadre juridique opportun à l’utilisation de l’e-Box en Région wallonne lors de mon précédent mandat en tant que Ministre en charge des Pouvoirs locaux. Ce cadre juridique a été réalisé par l’adoption, par le Parlement de Wallonie en date du 1er octobre 2020, du décret modifiant le décret du 27 mars 2014 relatif aux communications par voie électronique entre les usagers et les autorités publiques wallonnes, visant à la réalisation du cadre juridique opportun à l’utilisation de l’e-Box en Région.
Concernant l’opérationnalisation et la mise en œuvre de l’outil en Région wallonne, eWBS, en collaboration avec la CIO TEAM, travaille actuellement sur l’opérationnalisation de l’outil, et notamment sur la mise en place de solutions d’interfaçage avec les outils fédéraux, qui arrivent à concrétisation. Pour garantir l’utilisation de l’outil dans la durée, l’intégration de l’e-Box ira de pair avec les futures évolutions des « back offices » des administrations. Des groupes de travail sont en place et permettent de relayer les besoins et retours de l’administration et de s’informer sur les dernières évolutions de l’outil.
Parallèlement, plusieurs directions générales ont déjà marqué leur intérêt pour l’e-Box. Un projet pilote est en cours avec le SPW Fiscalité, direction générale qui présente le volume de courriers sortants le plus important. Celui-ci est destiné à aboutir la fin du 1er semestre 2021.
En adhérant à la solution développée par le Fédéral et mise à disposition des entités fédérées, la Région wallonne entend ainsi poursuivre son objectif de transformation digitale tout en offrant aux différentes administrations publiques une solution supplémentaire d’échange digital avec les usagers. Comme l’honorable membre peut le voir, la numérisation des échanges représente une démarche globale, impliquant des volets juridiques, techniques, mais aussi fonctionnels qui constituent un travail à long terme dans lequel nous nous investissons pleinement.