Marchés publics communaux - Check-list

• Session : 2009-2010
• Année : 2009
• N° : 64 (2009-2010) 1

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• Question écrite du 20/11/2009

  • de EERDEKENS Claude
  • à FURLAN Paul, Ministre des Pouvoirs locaux et de la Ville
  
  L'article 61, § 2, du Règlement général sur la comptabilité communale traite de l'établissement des mandats de paiement en exécution des listes d'ordonnancement de dépenses que doit arrêter le Collège communal; les mandats doivent mentionner un ensemble d'informations et être accompagnés, en matière de marchés publics, d'un « document de contrôle interne des marchés publics établi conformément aux modèles arrêtés par le ministre ».
  
  Ce document de contrôle interne est la « chek-list marchés publics » qui a fait l'objet d'une circulaire ministérielle le 7 janvier 2008; suivant cette circulaire, le document de chek-list revêt un caractère obligatoire et doit être joint au premier mandat de paiement soumis le Receveur en application de l'article 61, alinéa 10, du Règlement général sur la comptabilité communale.
  
  La circulaire budgétaire du 23 octobre 2009 apporte de la modération : « l'usage de ceux-ci (la check-list) sous forme ou sous une forme informatique similaire constitue une bonne pratique essentielle » tout en rappelant qu'ils ne dispensent pas au Receveur communal de son devoir de contrôle de légalité.
  
  La question est posée de savoir si la check-list doit, relativement à un marché déterminé, accompagner le premier ou chaque mandat de traitement et si les modèles établis par la Région wallonne doivent être considérés comme officiels et obligatoires ou si, au contraire les villes et communes ont la faculté (comme d'aucunes le faisaient sans doute avant cette circulaire) d'éditer des documents propres, traçant les procédures, en fonction de leur organisation interne spécifique?

• Réponse du 28/01/2010

  • de FURLAN Paul
  
  Pour mémoire, les checks-lists sur les marchés publics ont été initiées en novembre 2006 dans le cadre d'un groupe de travail qui regroupait l'ensemble des forces vives de la Région (Cabinet - DGPL et DGASS, séparées à l'époque - UVCW et fédérations des secrétaires communaux et des receveurs locaux et régionaux) et qui visait comme finalité une aide au processus d'amélioration du contrôle interne via une série de "check-list" de vérification de la conformité des procédures, qui concernerait tous les marchés publics locaux dépassant le seuil de la constatation sur simple facture acceptée.
  
  Le résultat de ce travail s'est concrétisé par une circulaire du 08 janvier 2008 adressée à toutes les communes. Ce document disait notamment que lesdites checks lists devaient accompagner le 1er mandat de paiement soumis au receveur. Elles étaient considérées comme un aide mémoire modulable par les communes et une assistance dans le bon suivi des procédures, mais sans dispenser le receveur d'effectuer sa mission de contrôle de légalité.
  
  La circulaire budgétaire du 22 octobre dernier rappelle ces checks lists en relevant que ces documents élaborés avec le concours de spécialistes en matière de marchés publics, et testés sur le terrain, sont conçus pour servir de guide chronologique dans les étapes du processus d'un marché public, de la délibération de principe jusqu'au paiement. L'usage de ceux-ci sous forme papier ou sous une forme informatique similaire constitue une bonne pratique essentielle. On rappelle toutefois qu'elle ne dispense pas le Receveur de son devoir de contrôle de légalité. L'objectif de ces documents est double puisqu'ils servent à la fois de documents de contrôle interne et d'assistance au suivi.
  
  Les checks lists peuvent accompagner le dossier transmis en tutelle, même si elles ne sont pas reprises dans la liste des pièces justificatives.