La convocation électronique des réunions du conseil communal
- Session : 2012-2013
- Année : 2013
- N° : 265 (2012-2013) 1
2 élément(s) trouvé(s).
Question écrite du 16/05/2013
- de EERDEKENS Claude
- à FURLAN Paul, Ministre des Pouvoirs locaux et de la Ville
Le Moniteur belge a publié dans sa deuxième édition du 14 février 2013 un décret du 31 janvier de cette année modifiant certaines dispositions du Code de la démocratie locale et de la décentralisation; ce décret entre en vigueur le 1er juin 2013.
L'une des modifications concerne l'article L 1122-13 du Code, qui traite de la convocation des réunions du conseil communal.
Suivant le paragraphe 1er nouveau, « la convocation ainsi que les pièces relatives aux points inscrits à l'ordre du jour peuvent être transmises par voie électronique si le mandataire en a fait la demande par écrit et dispose d'une adresse électronique en vertu du présent paragraphe. Le collège communal met à la disposition de chaque membre du conseil communal une adresse de courrier électronique personnelle. Le règlement d'ordre intérieur fixe les modalités d'application du présent paragraphe. »
Ces nouvelles dispositions suscitent des interrogations.
En l'absence de jurisprudence administrative, puisqu'il s'agit de dispositions nouvelles, il serait intéressant que Monsieur le Ministre apporte quelques précisions.
1. Sur les adresses de courrier électronique personnelles
L'article L1122-13, tel qu'il sera en vigueur le 1er juin 2013, porte que « le collège communal met à la disposition de chaque membre du conseil communal une adresse de courrier électronique personnelle ».
II y est question de « chaque membre du conseil communal », alors que dans l'alinéa qui le précède « la convocation... (peut) être transmise par voie électronique si le mandataire en a fait la demande par écrit et dispose d'une adresse électronique.... ».
Concrètement, y a-t-il obligation pour les communes de mettre une adresse électronique personnelle à la disposition de l'ensemble des membres du conseil communal ?
Y a-t-il obligation pour les communes de mettre une adresse électronique à la disposition des membres du conseil communal qui en font la demande ?
En clair, s'agit-il, dans l'un et l'autre cas d'une obligation ou d'une faculté ?
2. Sur le caractère obligatoire des convocations électroniques
Y a-t-il obligation pour la commune, ou est-ce simplement une faculté, d'envoyer des convocations électroniques ?
En d'autres termes, y a-t-il obligation dans le chef d'une commune d'envoyer la convocation par voie électronique à partir du moment où un membre du conseil communal a demandé à être convoqué de cette façon ? Une commune peut-elle décider de ne pas envoyer des convocations électroniques, quand bien même elle serait saisie de demandes ? Par exemple parce qu'une majorité des membres du conseil communal souhaiteraient, pour des raisons pratiques, continuer à recevoir des convocations « papier » ?
3. Sur le caractère alternatif des convocations papier/électroniques
Est-il bien acquis que la convocation électronique remplace la convocation papier ?
Ou, au contraire, s'agit-il d'un accessoire à la convocation papier, à l'attention des membres du conseil communal souhaitant recevoir les documents sous format électronique ?
4. Sur la signature des convocations électroniques
Des dispositions spécifiques doivent-elles être prises par les communes pour assurer la signature électronique des convocations électroniques ? Dans l'affirmative, quelles sont-elles ?
L'envoi d'un scan de la convocation papier, signé par le bourgmestre et contresigné par le secrétaire communal, constituerait-il une convocation valable, au sens de l'article L1122-13 du Code, tel que modifié ?
5. Sur les « pièces relatives aux points inscrits à l'ordre du jour »
Comme rappelé ci-dessus, le paragraphe 1er de l'article L 1122-13, dans sa version nouvelle, prévoit que la convocation « ainsi que les pièces relatives aux points inscrits à l'ordre du jour » peuvent être transmises par voie électronique.
Les ordres du jour de réunions du conseil communal, spécialement dans les villes et communes d'une certaine taille, peuvent comporter plusieurs dizaines de points, avec chaque fois des dossiers plus ou moins volumineux que les membres du conseil communal ont la faculté de consulter à la maison communale.
La disposition nouvelle du Code doit-elle être interprétée comme impliquant pour les communes, à l'égard des membres du conseil communal souhaitant recevoir une convocation électronique, de collecter l'ensemble des fichiers et/ou de scanner l'ensemble de ces pièces ouvertes à la consultation des membres du conseil communal ?
Dans l'affirmative, l'on conçoit aisément le volume gigantesque des boîtes à messages qui serait nécessaire pour recevoir la convocation et les pièces justificatives, de même que la charge de travail de collecte des données et de configuration de celles-ci pour les mettre sous format informatique.
Plus raisonnablement, le règlement d'ordre intérieur du conseil communal peut-il déterminer que par « pièces relatives aux points à l'ordre du jour », il y a lieu d'entendre les seules notes de synthèse explicatives, visées dans le paragraphe 1er, alinéa 2 nouveau de l'article L 1122-13 du Code ?
L'on ne perdra pas de vue que certains types de dossiers, tels que les comptes et budgets, sont par définition très volumineux; sous un autre angle, divers documents, tels que par exemple des plans, ne peuvent être aisément scannés, leur format électronique original (pour peu que la commune en dispose) nécessitant en lecture des logiciels spécifiques.
Si dans le paragraphe 1er, alinéa 2, il est fait état des notes de synthèse explicatives, le même paragraphe semble faire appel à une notion bien plus vaste, qui est celle des « pièces relatives aux points inscrits à l'ordre du jour ».
6. Sur la validité des convocations électroniques
Dans de nombreuses communes, la distribution des convocations, sept jours francs avant celui de la réunion, par écrit et à domicile, se fait à l'intervention d'un « huissier messager », étant le plus souvent un membre du personnel visitant, souvent en dehors des heures habituelles de travail, chacun des conseillers pour leur remettre, en principe de la main à la main et contre récépissé, les convocations et leurs annexes.
L'envoi des convocations par la Poste, même par recommandé avec accusé de réception, est une solution à la fois coûteuse (frais de port exorbitants), qui n'offre aucune garantie que le mandataire reçoit la convocation, ainsi que ses annexes, sept jours francs avant celui de la réunion. Bien mieux, la plupart des mandataires travaillent en journée; ils doivent donc s'arranger pour se libérer le temps nécessaire pour enlever les pièces à la Poste.
La technique de la remise d'un écrit à domicile, contre accusé de réception, est plus sécurisante sur le plan du respect des délais; qu'en sera-t-il demain des convocations électroniques, si elle a échappé à un mandataire (qui n'a pas pris le soin de consulter régulièrement ses messages électroniques à l'adresse spécifiquement créée), ou encore si pour des raisons techniques elle n'est pas parvenue au mandataire (par exemple à la suite de la déficience d'un serveur ou, plus simplement, parce que la boîte à messages n'a pas été vidée suffisamment tôt, de sorte que l'espace disponible est insuffisant pour recevoir la convocation et les pièces annexes) ?
Pourra-t-on considérer, en pareil cas et en l'absence de toute disposition à ce sujet dans le Code, que la convocation est toutefois valable ?
En d'autres termes, y a-t-il dans le chef des communes, lorsqu'elles envoient les convocations par voie électronique, une obligation de résultat (la remise effective), ou plus simplement une obligation de moyen ?
L'absence de convocation valable d'un seul mandataire est susceptible d'entraîner des recours, qui pourraient conduire à l'annulation des décisions prises durant toute une réunion du conseil communal, puisqu'il se trouverait irrégulièrement convoqué.
Réponse du 01/07/2013
- de FURLAN Paul
À partir du 1er juin 2013, chaque commune a l’obligation de mettre à disposition des mandataires une adresse de courrier électronique personnelle.
Dès lors qu’un mandataire en fait la demande, la commune doit lui adresser la convocation ainsi que les pièces relatives aux points fixés à l’ordre du jour par voie de courrier électronique.
Même si bien évidemment le courrier électronique tend à supplanter l’échange de correspondance par envoi de lettres à la poste, le recours à la voie électronique doit rester une faculté.
Il s’entend bien que toutes les pièces relatives aux points inscrits à l’ordre du jour ne sont pas matériellement transmissibles par la voie électronique. On est bien conscients qu'un certain nombre de pièces justificatives, de par leur lourdeur, leur dimension, leur poids informatiques ne pourront pas être transmises. Mais dès lors, le secrétaire communal invitera le conseiller ou indiquera à ce dernier que ces pièces sont à disposition à la commune.
Toutefois, il est certain que la note de synthèse explicative ainsi que le projet de délibération, ainsi que tout document qui techniquement peut être transféré, sont transmissibles par courrier électronique. En vertu de l’article L1122-13, §1er nouveau du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le règlement d’ordre intérieur en fixe les modalités d’application.
L’envoi électronique des convocations s’effectue valablement au moyen d’un scan de la convocation papier. La signature électronique n’est une nécessité que dans l’hypothèse de l’envoi d’un document totalement dématérialisé.
La convocation électronique fournit automatiquement à son expéditeur la précision du jour et de l’heure d’envoi. Il est même recommandé d’activer les options permettant de demander un accusé de réception et une confirmation de lecture au destinataire. Ces mesures permettent d’établir le respect du délai de convocation.
Il y a lieu de présumer que le mandataire qui fait le choix de la formule de la transmission électronique veillera au bon fonctionnement de sa boîte électronique et à prendre connaissance du courrier en temps utile.