Les modalités d'envois des convocations du conseil communal

• Session : 2012-2013
• Année : 2013
• N° : 474 (2012-2013) 1

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• Question écrite du 16/09/2013

  • de EERDEKENS Claude
  • à FURLAN Paul, Ministre des Pouvoirs locaux et de la Ville
  
  L'article L 1122-13 § 1er du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, tel que modifié par le décret du 31 janvier 2013, règle la convocation du conseil communal.
  
  Elle se fait en principe par écrit et à domicile, au moins sept jours francs avant celui de la réunion; l'alinéa 1er précise qu'elle «contient l'ordre du jour».
  
  L'alinéa 2 dispose que «les points à l'ordre du jour sont indiqués avec suffisamment de clarté», mais précise qu'ils sont «accompagnés d'une note de synthèse explicative» .
  
  La convocation écrite, à domicile, peut être remplacée, suivant l'alinéa 3, par une convocation par voie électronique «si le mandataire en a fait la demande par écrit et dispose d'une adresse électronique» mise à sa disposition par la commune. L'alinéa 3 précise, relativement à la convocation électronique, que «les pièces relatives aux points inscrits à l'ordre du jour», donc également la note de synthèse explicative et en théorie le projet de délibération, de même que d'autres pièces, sont jointes à la convocation électronique.
  
  Par ailleurs, l'article L 1122-24 alinéa 5 du Code prévoit que «chaque point inscrit à l'ordre du jour donnant lieu à une décision doit... être accompagné par un projet de délibération».
  
  La convocation électronique apparaît être une alternative à la convocation papier, qu'elle peut remplacer, mais uniquement à l'égard des membres du conseil communal ayant formulé expressément le souhait d'en bénéficier.
  
  L'article L 1122-13, en tant qu'il porte sur la convocation du conseil communal, suscite dans sa rédaction actuelle des doutes qu'il est demandé à Monsieur le Ministre de lever, les avis étant divergents :
  1) La convocation électronique remplace-t-elle ou non la convocation papier pour les membres du conseil communal ayant souhaité en bénéficier ?
  2) En cas de convocation par écrit et à domicile, y a-t-il obligation de joindre à la convocation qui contient l'ordre du jour, une copie de l'ensemble:
  - des notes de synthèse explicative ?
  - des projets de délibération ?
  - des pièces du dossier ?
  
  Le doute est alimenté par l'alinéa 1er du paragraphe 2 de l'article L 1122-13 suivant lequel «pour chaque point de l'ordre du jour, toutes les pièces s'y rapportant sont mises, à la disposition, sans déplacement, des membres du conseil communal dès l'envoi de l'ordre du jour». En d'autres termes, faut-il communiquer l'ensemble des pièces, en annexe à la convocation écrite, remise à domicile, ou suffit-il d'envoyer la convocation, avec l'ordre du jour, en indiquant que les autres pièces du dossier sont disponibles à la maison communale ?
  
  La réponse est d'importance; si obligation est faite de transmettre non seulement l'ordre du jour, mais également une copie de l'ensemble des pièces du dossier, dont les notes de synthèse explicative et les délibérations, les communes devront faire face à la réalisation de milliers, voire de dizaines de milliers de photocopies.

• Réponse du 29/10/2013

  • de FURLAN Paul
  
  1) La convocation électronique peut-elle remplacer l’envoi papier ? Oui, à la demande expresse du conseiller.
  
  2) En cas de convocation par écrit et à domicile, en application de l’article L1122-13 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation l’ordre du jour doit être joint à la convocation.
  
  L’article L1122-13, §1, alinéa 2 dispose par ailleurs que « Les points à l’ordre du jour sont indiqués avec suffisamment de clarté et sont accompagnés d’une note de synthèse explicative. ».
  
  En outre, l’article L1122-13, §2, alinéa 1 prévoit que « Pour chaque point de l’ordre du jour, toutes les pièces s’y rapportant sont mises, à la disposition, sans déplacement, des membres du conseil communal dès l’envoi de l’ordre du jour. ».
  
  De la lecture combinée de ces deux paragraphes, je considère que la note de synthèse peut, mais ne doit pas obligatoirement, être jointe à la convocation.
  
  Pour les projets de délibérations, et les autres pièces du dossier, en application de ce même §2 de l’article L1122-13, ils sont mis, à la disposition, sans déplacement, des membres du conseil communal dès l’envoi de l’ordre du jour
  
  Pour terminer, je soulignerai que l’article L1122-24, alinéa 5 du Code quant à lui ne se rapporte pas à la convocation, mais précise une des pièces (le projet de délibération) qui doit accompagner les points inscrits à l’ordre du jour et donnant lieu à une décision.