La gestion des archives dans les administrations communales

• Session : 2015-2016
• Année : 2015
• N° : 177 (2015-2016) 1

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• Question écrite du 02/12/2015

  • de DUPONT Jean-Marc
  • à FURLAN Paul, Ministre des Pouvoirs locaux, de la Ville, du Logement et de l'Energie
  
  La gestion des archives est réglementée par des tableaux de tri se référant aux lois pour établir la durée de conservation des documents. Avec la régionalisation accrue de la Belgique, des traitements différents s'appliquent désormais en Flandre et en Wallonie. Or l'archivage pose souci dans nos communes
  
  Ainsi, en Flandre, les journaux, les plans pluriannuels, les budgets et les comptes annuels sont conservées au moins trente ans tandis que les pièces justificatives sont quant à elles conservées dix ans.
  
  En Wallonie, par contre, l'ensemble des pièces doit être conservé durant trente ans. La masse est telle que plusieurs communes ont des problèmes d'espaces disponibles pour gérer tous ces documents dans un délai aussi long et dans des bonnes conditions de conservation.
  
  Ne conviendrait-il pas d'adapter la législation wallonne et de l'aligner, le cas échéant, sur la législation flamande ?
  
  Une réflexion est-elle en cours sur le sujet ?

• Réponse du 11/12/2015

  • de FURLAN Paul
  
  Je confirme que l’article 35, paragraphe 7, du Règlement général de la comptabilité communale prévoit effectivement que le Directeur financier est chargé de conserver les livres et pièces justificatives jusqu'à l'arrêt définitif des comptes. Ils sont conservés pendant trente ans dans la Commune.
  
  L’article 35 de l’ancien Règlement général de la comptabilité communale du 2 août 1990 prévoyait que les comptes annuels étaient conservés indéfiniment. Cette précision a été supprimée dans le nouveau Règlement général de la comptabilité communale (Arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007).
  
  Le paragraphe 9 de l’article 35 précité précise en outre que les extraits bancaires sous forme numérique sont admis au titre de pièces justificatives moyennant leur certification électronique.
  
  Le texte de l’article 35 précité doit être lu en parallèle avec l’article 88 du même Règlement, qui précise que les comptes annuels et les comptes de fin de gestion ne peuvent plus être modifiés lorsque ces comptes ont été arrêtés définitivement. Toutefois, en cas d’erreur, omission, faux ou double emploi, le Directeur financier ou le Conseil communal peuvent, au cours des trente ans qui suivent l’arrêt définitif de ces comptes, demander leur révision à l’autorité habilitée à les arrêter définitivement.
  
  Le délai de conservation de trente ans est dès lors intimement lié au délai de révision des comptes annuels et des comptes de fin de gestion, ainsi qu’au délai commun de prescription.
  Il n’est pas dans mes intentions actuelles de revoir ce délai, mais une réflexion sur une éventuelle diminution du délai de conservation pourrait s’effectuer dans le cadre d’une réflexion plus globale sur le développement et l’amélioration du système e-tutelle.