La mise à disposition et l'utilisation de cartes bancaires au sein des organismes d'intérêt public relevant de la compétence du Ministre-Président

• Session : 2015-2016
• Année : 2016
• N° : 71 (2015-2016) 1

2 élément(s) trouvé(s).

• Question écrite du 16/03/2016

  • de JEHOLET Pierre-Yves
  • à MAGNETTE Paul, Ministre-Président du Gouvernement wallon
  
  Monsieur le Ministre-Président pourrait-il m’indiquer, pour les organismes d’intérêt public (OIP) et autres entités dérivées de l’autorité publique sur lesquelles il exerce la tutelle, quelles sont les règles pour la mise à disposition permanente ou provisoire d’une carte bancaire (carte de paiement et carte de crédit) ?
  
  Plus particulièrement, qui peut en bénéficier et qui les octroie ? Ces cartes sont-elles limitées à des montants maxima ? Comment leur usage est-il encadré ? Quelle instance exerce le contrôle dans leur attribution et dans leur utilisation ?

• Réponse du 12/04/2016

  • de MAGNETTE Paul
  
  * En ce qui concerne l’IWEPS :
  
  L’Institut dispose :
  - d’une seule carte de crédit – d’une limite mensuelle de 5 000 euros -, détenue par l’Administrateur général. Le comptable vérifie et enregistre les dépenses d’après des pièces justificatives fournies. L’utilisation de cette carte fait par ailleurs l’objet d’une procédure spécifique qui a été notamment élaborée au regard des recommandations de la Cour des comptes ;
  - de trois cartes pour les quatre comptes à vue de l’Institut. L’une est détenue par l’Administrateur général et les deux autres par la cellule comptable (une par le comptable et une par la personne en « back-up »).
  
  L’utilisation de la carte de paiement se fait dans le respect d’une procédure qui veut que le comptable applique le protocole de sécurité Belfius d’accès avec « digit‑pass » et prépare les paiements d’après les factures approuvées, avec le compte renseigné par le fournisseur.
  
  La double signature électronique est ensuite requise pour la validation des paiements :
  - les paiements sont signés électroniquement une première fois par le comptable ou son « back-up » ;
  - un intervenant externe à la cellule comptable proprement dite le responsable logistique ou, à défaut, la secrétaire RH) ‑ examine la concordance du compte crédité et du montant de tous les paiements préparés et signés une première fois avec la liste imprimée et signée de Belfius et la liasse des factures à payer ;
  - la deuxième signature électronique est ensuite apposée par l’Administrateur général qui contrôle encore, de manière aléatoire, la correspondance entre comptes, factures et montants de la liasse validée.
  
  Il est techniquement impossible d’envoyer un paiement avec une seule signature. Il existe donc bien une séparation des étapes du paiement : préparation, première signature, contrôle par tiers en interne et contrôle final lors de la deuxième signature. La réconciliation des paiements revient ensuite au comptable qui croise les débits bancaires avec les factures enregistrées dans le logiciel comptable (Exact Globe Next).
  
  En ce qui concerne les traitements, un fichier électronique en langage « XML » est généré par le logiciel de gestion des salaires (Ulis). Ce fichier est téléchargé dans le progiciel Belfius et signé deux fois, par le comptable et par l’Administrateur général, après passage en revue des comptes crédités (cf. procédure décrite ci-dessus).
  
  S’agissant des montants crédités à l’IWEPS, ils sont issus de déclarations de créances préparées par le comptable où est mentionné uniquement le compte de l’institution.
  
  Ces déclarations sont signées exclusivement par l’Administrateur général.
  
  Les procédures comptables sont sécurisées : à chaque étape importante ‑ validation des factures, contrôle par des tiers en interne de la liasse à payer et paiement ‑ le système de la double signature est imposé.
  
  
  
  * En ce qui concerne WBI :
  
  Une seule carte bancaire existe. Il s’agit d’une carte de type « Belfius Mastercard business prepaid » établie au nom de Pascale Delcomminette, Administratrice générale. Il ne s’agit pas d’une carte de crédit, mais d’une carte qui doit être préalablement chargée à hauteur d’un montant déterminé avant de pouvoir effectuer un paiement. Dans les faits, cette carte, prévue pour les urgences éventuelles, est peu voire pas utilisée.
  
  Les autres cartes existant au sein de WBI sont des cartes qui donnent uniquement accès à la gestion des comptes bancaires en ligne et pour lesquelles prévaut la règle de la double signature, parmi un nombre limité de six personnes disposant d’un pouvoir de signature deux à deux. Il importe de souligner que ces cartes ne permettent aucun retrait de liquidités.
  
  Concernant les postes à l’étranger, WBI a établi un vade-mecum comptable qui recense les dispositions budgétaires et comptables spécifiques applicables aux délégations, centres et bureaux à l’étranger. Ce vade-mecum précise l’obligation de double signature sur tous les comptes bancaires. La règle de la double signature implique que toute opération de débit sur le compte bancaire (virement, chèque, retrait d’espèces…) doit obligatoirement être revêtue de deux signatures issues d’une liste de signataires autorisés, dont celle du chef de poste.
  
  Les cartes de débit ou de crédit à une seule signature, liées au compte de la délégation ou du bureau, ne sont pas conformes au principe de la double signature. Elles sont donc proscrites, sauf exception dûment autorisée par l’Administratrice générale de WBI et justifiée par des situations locales particulières. À ce sujet, WBI a entrepris un inventaire auprès de tous les postes à l’étranger, avec pour instruction d’adapter immédiatement les signatures autorisées, si nécessaire.
  
  
  
  * Enfin, s’agissant du Sepac, il ne dispose pas de carte bancaire.