L’état actuel et prévisionnel des besoins en personnel de l'Agence pour une vie de qualité (AViQ)
- Session : 2016-2017
- Année : 2017
- N° : 1031 (2016-2017) 1
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Question écrite du 14/06/2017
- de JEHOLET Pierre-Yves
- à PREVOT Maxime, Ministre des Travaux publics, de la Santé, de l'Action sociale et du Patrimoine
L’AViQ est le réceptacle des compétences santé et sociale de la Wallonie. A ce titre, elle se doit d’assurer la continuité des services au public, mais également de préparer l’accueil des compétences issues de la sixième réforme de l’Etat.
Sans personnel compétent en nombre suffisant la sixième réforme ne pourra être qu’un échec.
A.Concernant la situation actuelle.
Monsieur le Ministre pourrait-il m’indiquer si l’AViQ dispose aujourd’hui d’un organigramme du personnel complet ? A-t-elle pu déterminer à ce jour les postes vacants au regard de ses effectifs, besoins et compétences actuels ? Quels sont les besoins prioritaires au regard de l’effectif actuel ? Combien d’équivalent temps plein (ETP) manque-t-il le cas échéant pour assurer une certaine sérénité au personnel ? De quels niveaux ?
Les profils de fonction correspondent-ils à l’affectation des agents ?
Des procédures d’engagement/recrutement sont-elles en cours pour répondre aux besoins actuels ? Lesquelles ?
Des formations seront-elles nécessaires ? Quel délai faudra-t-il avant que les agents concernés ne soient opérationnels ? Quel est le budget prévu ?
L’AViQ s’est-elle adjoint du personnel spécifique pour gérer sa mise en place ? Combien d’agents ? De quels niveaux ? Pour quels coûts ?
L’AViQ s’est-elle adjoint du personnel spécifique pour gérer l’accueil des compétences transférées ? Combien ? De quels niveaux ? Pour quels coûts ?
Quel est le nombre total d’agents affectés à l’AViQ ? Le nombre d’ETP en fonction réellement au sein de l’AViQ ?
Monsieur le Ministre pourrait-il dès lors notamment distinguer :
- le nombre d’agents absents, l’évolution du taux d’absentéisme depuis sa mise en place;
- le nombre de maladies de longue durée ;
- le nombre d’agents détachés et combien ont été remplacés;
- etc. ?
B. Concernant l’état prévisionnel
Au gré des transferts de compétences, d’autres agents seront amenés à rejoindre le personnel actuel de l’AViQ. Monsieur le Ministre a-t-il une idée précise de leur nombre, de leur niveau, de l’adéquation de leur profil de fonction au regard des besoins à venir de l’Agence, respectivement au regard de l’organisme duquel ils sont/seront transférés ? Ont-ils été tous rencontrés par l’AViQ ?
Combien d’ETP manque-t-il pour assurer strictement la continuité du service lors de la réception des nouvelles compétences ? Combien d’ETP manque-t-il, le cas échéant, pour assurer une certaine sérénité au personnel à l’avenir ? De quels niveaux ? Les procédures d’engagement/recrutement sont-elles en cours ? Des formations seront-elles nécessaires ? Quel délai faudra-t-il avant qu’ils soient opérationnels ? Quel est le budget prévu ?
Qu’en est-il des futurs départs à la pension des agents actuels de l’AViQ ? A-t-on identifié les profils concernés ? Des transferts d’expertise sont-ils prévus avec les futurs agents chargés de les remplacer ?
L’AViQ va-t-elle s’adjoindre du personnel spécifique pour gérer l’accueil des compétences à transférer ? Combien ? De quels niveaux ? Pour quels coûts ?
Du personnel excédentaire au regard des besoins prévisionnels de l’AViQ sera-t-il transféré dans le cadre de la sixième réforme ? Qu’est-il prévu à leur égard ?
Réponse du 28/06/2017 | Annexe [PDF]
- de PREVOT Maxime
Situation actuelle et engagements
L’AViQ dispose depuis le 9 mars 2017 d’un cadre organique qui détaille les postes A2, A3 et A4. Le travail sur les autres postes d’encadrement est en cours.
L’Administration a analysé la situation du personnel et a proposé au Conseil général lors de sa séance du 1er juin dernier, l’engagement de 20 ETP supplémentaires en 2018 en plus des 17 actuellement en cours afin de rencontrer les exigences liées à la continuité du service public ainsi qu’à la préparation de l’accueil des nouvelles compétences.
Les profils recherchés pour 2018 sont les suivants :
* 1 niveau A et 2 niveau B pour la Direction Comptabilité et budget pour répondre à la hausse de la charge de travail et répondre aux exigences liées au décret WB FIN ;
* 4 développeurs en informatique (niveau B) et deux agents help desk (Niveau C),
* 1 A4/2 à la Direction des ainés pour la préparation des compétences transférées (subventionnement des maisons de repos, des maisons de repos et de soins ainsi que des centres de soins de jour). Les compétences attendues sont les financements pratiqués par le Fédéral, les financements complémentaires issus des accords non marchands, le Maribel social ainsi qu’une connaissance suffisante du néerlandais ;
* 1A4/1 ou 2 pour la Direction de l’audit interne ;
* 1 A4/2 pour le contrôle budgétaire ;
* 1 niveau B pour le transfert des aides à la mobilité ;
* 1A4/2 au sein du département de la Branche santé afin de gérer les relations avec les organismes assureurs, implanter des projets de type « My Care Net », etc. Les compétences attendues sont notamment une expertise en matière de sécurité sociale, de tarification et de nomenclature ;
* 1 A4/2 au sein de la Direction de la santé mentale pour être référent métier pour les maisons de soins psychiatriques et les initiatives d’habitation protégée. Les compétences attendues sont les processus de financement, le non marchand, le Maribel social ainsi qu’une connaissance suffisante du néerlandais ;
* 1 juriste A6 avec des connaissances en néerlandais pour la direction des soins hospitaliers et la réforme des hôpitaux (impact financement, réforme et révision des normes) ;
* 2 juristes pour la direction transversale juridique ;
* Pour le Conseil de la prospective et de la stratégie : 1 A3 actuaire pour l’élaboration des projections et simulations budgétaires à court, moyen et long termes et l’assurance autonomie ainsi qu’un attaché A6 pour le secrétariat de la fonction consultative.
Ces engagements avec des profils spécifiques ont évidemment un coût pour 2018. Ce coût a été réduit en prévoyant le non-remplacement de certains départs à la retraite. Le montant réclamé par l’administration est donc de 935.306,06 euros pour l’année 2018. Ces engagements peuvent d’ores et déjà débuter sur 2017 avec le budget 2017 disponible, mais une décision du Gouvernement de soutenir l’AViQ en 2018 avec ce montant supplémentaire est indispensable. Sans ce personnel supplémentaire, l’AViQ ne peut assurer le transfert des matières.
En plus de ces prévisions, l’AViQ engage en ce moment 17 ETP supplémentaires afin de soutenir les services. Elle a également accueilli 2 nouveaux agents transférés de la Fédération Wallonie Bruxelles. L’un d’entre eux se charge de la coordination de la préparation de l’accueil des matières INAMI. L’autre a rejoint la Direction de la santé mentale, sous staffée, compte tenu des missions qui lui sont dévolues.
Ces 17 engagements sont les suivants :
* pour la Direction de la promotion et de la prévention de la santé : 1 spécialiste en santé publique et 1 médecin supplémentaire pour la cellule de surveillance des maladies infectieuses ;
* 1 économiste pour la direction des soins ambulatoires et de première ligne ;
* 1 économiste pour la direction de la santé mentale ;
* 1 niveau B pour la direction de la comptabilité et du budget ;
* pour la Direction de l’informatique, 1 spécialiste informatique, 1 développeur, 2 agents help desk sous contrat d’adaptation professionnelle et 1 analyste technique ;
* 1 niveau B pour le secrétariat général pour la gestion des organes de gestion et la gestion électronique de documents ;
* 1 inspecteur médico-social supplémentaire pour la direction de la santé mentale,
* 2 agents de niveau B pour la gestion de la liste unique en accueil et hébergement de la branche handicap ;
* 1 ergothérapeute pour le bureau régional de Mons ;
* 2 niveau B collaborateurs au subventionnement.
.
Pour la gestion des matières INAMI, 6 personnes en provenance de l’INAMI (1 niveau C, 1 niveau B et 4 niveau A) viendront renforcer les équipes en place.
Transfert des connaissances et affectations
Les démarches entreprises par l’AViQ, celles encore en cours et celles à venir, dans le cadre du transfert, sont les suivantes :
Avant le transfert
* Le transfert des connaissances
Un tableau des connaissances critiques a été réalisé en prévision du transfert. Afin d'opérer le transfert des connaissances, un système de binôme, accompagné de boites à outils, a été mis en place. Un binôme est une personne « experte » matière qui n'a pas été transférée et qui met à disposition ses connaissances à la personne transférée qui reprend sa matière. Disponible x jours par semaine (défini selon l’importance des connaissances à transmettre) avant transfert, ce système a été prolongé jusqu'à 3 mois après transfert.
Les boîtes à outils contiennent pour chaque fonction les éléments suivants : les tâches (réparties en principales et particulières), les outils, les documents de référence, le jargon professionnel, les connaissances et compétences nécessaires, le carnet d'adresses et les points d'attention dans le cadre du transfert.
Des permanences ont été assurées (juillet 2016) pour expliquer aux personnes non transférées (et futurs binômes) comment transférer leurs connaissances. Un guide leur a été remis.
Dans la mesure du possible (implication des directeurs, disponibilité des binômes et connaissances des noms et fonctions des transférés), les personnes non transférées à l’AViQ ont transféré leurs connaissances pendant les mois d’août et de septembre 2016.
* L'affectation
Un premier bilan général des compétences a été réalisé avec chaque personne candidate au transfert. Ces bilans ont permis de comparer et de proposer les affectations qui correspondaient au mieux à leurs compétences et aux besoins des services de l'AViQ. Il a été demandé à ces personnes d’occuper cette affectation au minimum trois mois dans l’idée d’assurer la continuité du service public d’une part et d’autre part de prendre le temps de se familiariser avec la fonction.
Après transfert
* Bilan des affectations
Un bilan des affectations a été réalisé après 3 mois de fonctionnement en rencontrant individuellement chaque personne transférée, entretien au cours duquel les aspects suivants ont été abordés : l'organisation du travail, le contenu du travail, les conditions de travail, les conditions de vie au travail et quelques questions relatives aux relations interpersonnelles au travail. Les informations collectées dans ces bilans ont permis d'évaluer la situation et de prévoir des actions individuelles, locales ciblées comme des formations, des réorganisations de travail, des permutations, des conseils ainsi que des actions à visée plus large (ex : la mise en place d'un système de permutation réfléchi).
Des agents de la branche handicap ont rejoint la branche santé pour renforcer les équipes et des engagements ont également été réalisés pour combler certains besoins urgents.
* Suite du transfert des connaissances et formations
À partir d’octobre et jusqu’à la fin de l’année 2016, l’AViQ a obtenu de poursuivre le transfert des connaissances pour quelques personnes et dans des conditions de disponibilité limitée (1 jour par semaine pendant quelques semaines) toujours dans le système de binôme et de boites à outils.
Par ailleurs, le bilan des compétences initial était accompagné d'un second bilan « formatif » portant plus particulièrement sur les connaissances en informatique dans les outils utilisés quotidiennement à l'Agence. Parallèlement il a été demandé aux managers les besoins formatifs en informatique des fonctions à pourvoir. Les tableaux ont été comparés et ont été conviées en formation toutes les personnes qui présentaient des lacunes pour l'exercice de leur fonction. Le système formatif a été expliqué aux agents transférés, notamment la possibilité de recourir aux formations proposées par l'EAP mais également les formations déjà disponibles en interne à l’AViQ. Pour compléter leurs connaissances, il leur a été expliqué l'existence d'un budget spécifique formation permettant de leur construire des formations sur mesure en fonction de leurs besoins.
* La récolte des besoins formatifs
Outre la présentation des formations disponibles, les invitations spécifiques informatiques, la proposition régulière de colloques, les conférences organisées en interne et la possibilité de se former à l'EAP, l’administration a organisé des séances spéciales d'information portant sur les cycles de développement à l'attention des managers de la branche santé, l'accent ayant été mis sur l'importance de la récolte des besoins de formation en individuel. Dans la continuité de cette démarche, une réunion de département santé s'est tenue pendant laquelle une présentation de l'offre de formation a été réalisée et les besoins généraux de leurs équipes récoltés.
* Partage des connaissances
Des collaborations entre la branche handicap et la branche santé ont été mises en place au travers de l'échange de bonnes pratiques, d'un groupe de travail dédicacé au subventionnement par exemple, mais également de la gestion entière de certains dossiers par la branche handicap en aide à la branche santé.
Par ailleurs le plan de formation construit à l'attention des auditeurs de la branche santé a été élargi et proposé aux directeurs de la branche santé dont les équipes comptent des vérificateurs et inspecteurs. Ce plan de formation entend accroitre leurs compétences dans la gestion de dossiers complexes.
Juin 2017 a vu la naissance d'une équipe « Projet dépendant directement de la Direction générale » ayant pour mission de centraliser la gestion des projets en étroite collaboration avec les directions matières.
Dès septembre 2017 verra la mise en place d'un travail sur la gestion des connaissances avec un outil de questionnement en ligne, l'idée étant de faire un état des lieux des connaissances et du partage de celles-ci en équipe, de définir un plan d'action et d'identifier et de partager les bonnes pratiques issues de ces worshops.
Quelques chiffres
Le tableau en annexe reprend une synthèse des chiffres liés aux transferts de personnel ainsi qu’à l’effectif (y compris détachés et agents mis à disposition – tous repris dans le vocable « détachés ») et aux ETP.
Les agents détachés n’ont pas été remplacés même si leurs missions et tâches ont été réparties entre les agents en place.
Pour les autres types d’absences : 14 collaborateurs sont en maladies de longue durée,
14 collaborateurs sont en prestations réduites pour raisons médicales,
7 collaborateurs sont en pause carrière temps plein
Ces collaborateurs sont pour la plupart remplacés par des agents disposant d’un contrat de remplacement.
Enfin, 36 agents sont dans la tranche d’âge 60-66 ans.