Les initiatives de "coworking" au sein de la fonction publique wallonne
- Session : 2018-2019
- Année : 2019
- N° : 184 (2018-2019) 1
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Question écrite du 06/03/2019
- de KNAEPEN Philippe
- à GREOLI Alda, Ministre de l’Action sociale, de la Santé, de l’Egalité des chances, de la Fonction publique et de la Simplification administrative
Fin 2016, j’interrogeais son prédécesseur relativement à une expérience pilote de travail en bureaux satellites au sein des UAP qui était alors en cours de négociation. Un cadastre des bâtiments ou des espaces pouvant accueillir ce projet devait être établi. Par ailleurs, dans le cadre de son contrat d’administration, un projet pilote était alors mené à la DGO6 et un espace « shared-office » pour le « coworking » était envisagé. L’AWEx avait également entamé une expérience pilote le 1er octobre 2016 pour une durée d’un an. Des postes de travail dédiés au « coworking » avaient été créés au sein des différentes entités décentralisées de l’Institution et 10 agents avaient pris part à l’expérience.
Deux ans plus tard, il semble que la tendance au « coworking » et au télétravail s’intensifie en raison de différents facteurs convergents, notamment en lien avec le bien-être des travailleurs ou la mobilité, pour ne citer qu’eux. Il semble logique et pertinent que les services de la fonction publique wallonne soient des exemples en la matière. Que ressort-il des différentes expériences pilotes susdites ? Quels avantages et quels inconvénients/obstacles ont été mis en avant ? Ces expériences ont-elles été renouvelées et/ou étendues ? De nouvelles initiatives sont-elles aujourd’hui en cours ? Quelles mesures comptent mettre en place Madame la Ministre pour promouvoir ces NWOW au sein de la Fonction publique ?
Réponse du 28/03/2019
- de GREOLI Alda
Concernant l’AWEx, 10 agents ont ainsi testé le coworking sur base volontaire. Il était applicable dans les cas suivants :
- en cas de force majeur,e,un agent peut être autorisé à travailler exceptionnellement dans une autre résidence administrative que la sienne en ayant accès à toutes les informations ;
- en cas de grève des transports en commun ;
- avant/après une mission ou avant/après un rendez-vous médical.
Dans le cadre de l’évaluation qui a suivi cette phase pilote, les agents qui ont testé le coworking ont notamment mis en avant les avantages suivants : une meilleure planification du travail, renforcement de l’autonomie, gain de temps d’où une amélioration de la performance, impact en matière de bien-être au travail.
En ce qui concerne la DGO6, une expérience de « Flex-desk » a également été menée à la Direction de la politique économique entre avril et octobre 2018.
Cette expérience a concerné 9 agents en flex dans trois bureaux comportant huit postes. Le directeur, les trois secrétaires et trois agents sont restés en postes fixes. Une team corner a été mise en place dans un bureau libéré grâce à cette nouvelle organisation. Deux grands tableaux avaient été placés dans le couloir, le premier pour savoir « qui était où » et pour réserver les bureaux flex et un second pour assurer la communication au sein de l’équipe.
Chaque agent en flex a reçu un box dans lequel il pouvait ranger le soir ses fournitures, claviers, souris et ordinateur. Ces boxes étaient enfermés dans une armoire.
Après six mois d’expérience, les principaux bénéfices de cette nouvelle organisation de travail tels qu’exprimés par les agents étaient les suivants : davantage de connaissance des dossiers des autres collègues, davantage de convivialité grâce au team corner.
Certains inconvénients ont également été relevés, touchant principalement à la mise en place d’un environnement de travail adapté à cette nouvelle manière de travailler (difficultés logistiques, espace de travail spécifique permettant de pouvoir s’isoler momentanément).
Afin d’apporter des améliorations au système, la direction a décidé de poursuivre l’expérience.
Ces expériences pilotes, toujours en cours, sont poursuivies de manière à adapter le système en fonction des retours tant positifs que négatifs reçus.
La mise en œuvre du New way of work doit s’accompagner d’une série de mesures afin de lui donner toutes les chances d’aboutir.
L’adhésion de toute la ligne hiérarchique au NWOW, en ce compris l’abandon du pointage, du contrôle des prestations, du bureau personnel, ainsi que l’adhésion des agents à cette organisation de travail présuppose que l’organisation ait développé une culture d’autonomie et de responsabilité. Les pratiques managériales doivent être adaptées au travail à distance. Les aspects IT qui vont de la présence d’outils collaboratifs à distance à la maturité technologique de l’organisation ou à la présence d’une gestion documentaire et d’une digitalisation des documents sont des éléments importants à prendre en considération.
Avec les nouvelles technologies, l’évolution des mentalités et la nécessité de rencontrer les exigences en matière environnementale, le monde du travail est en pleine évolution et l’administration doit s’inscrire dans une démarche d’adaptation.
Je désire que ce changement soit préparé et accompagné avec soin pour qu’il puisse contribuer à maintenir la sérénité dans le travail et à préserver la qualité des relations humaines dans un contexte de confiance et de respect mutuel.