La préservation des archives de Monsieur le Ministre et de son cabinet

• Session : se2024
• Année : 2024
• N° : 1 (se2024) 1

2 élément(s) trouvé(s).

• Question écrite du 09/07/2024

  • de HAZEE Stéphane
  • à HENRY Philippe, Ministre du Climat, de l'Energie, de la Mobilité et des Infrastructures
  Le décret du 6 décembre 2001 relatif aux archives publiques dispose notamment que « le Gouvernement conserve en bon état et en bon ordre, assure la gestion appropriée et organise le dépôt des archives définitives : (…) 2° des cabinets ministériels (…) ».
  
  Il est vraisemblable qu'un nouveau gouvernement sera installé prochainement, faisant suite au renouvellement du Parlement. L'actuel gouvernement cessera alors ses fonctions.
  
  Quelles dispositions concrètes Monsieur le Ministre a-t-il prises pour assurer la sauvegarde de ses archives et de son cabinet ?
  
  Peut-il également nous informer :
  - des documents qu'il a transmis aux Archives de la Région ?
  - de la quantité que les documents transmis représentent ?

• Réponse du 15/07/2024

  • de HENRY Philippe
  Au sein de mon cabinet, la conservation des archives a été prise en compte à part entière dans la problématique de mise en place de procédures et de gestion de l’information, pour laquelle une référente a été spécifiquement recrutée, à temps partiel durant la législature et à temps complet depuis le 15 mai 2024.
  
  Les choix qui ont été faits ont amené à envisager un archivage électronique, l’ensemble des documents étant numérisés, parce que reçus par voie électronique ou scannés, et par conséquent le dépôt dans un centre d’archives privées reconnu, le centre d’archives de la Région wallonne nous ayant indiqué ne pas disposer avant 3 ans d’un système d’archivage dédié à ce type d’archives.
  
  Un travail de tri a donc été effectué afin de conserver sur un serveur dédié les éléments utiles au suivi et à la mémoire des dossiers politiques traités durant la législature, tant ceux amenant à une décision de gouvernement, qu’à une décision ministérielle, ou ceux en cours d’instruction.
  
  Ce travail sera finalisé durant la période d’activité de la cellule de fin de cabinet, avant d’être déplacé sur un support numérique ad hoc permettant le transfert vers le centre d’archives privées.
  
  La pérennité des documents et de leur accès a été garantie par des opérations visant à exclure des intitulés de fichier les caractères spéciaux et à convertir le plus possible de fichiers dans un format garantissant de pouvoir y accéder à long terme, l’accès à moyen terme étant garanti pour l’intégralité des fichiers.
  
  Le volume archivé devrait être d’environ 400 Go, et compter environ 350 000 fichiers.