La publication de l'annuaire du personnel du Service public de Wallonie (SPW)
- Session : 2021-2022
- Année : 2021
- N° : 116 (2021-2022) 1
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Question écrite du 26/11/2021
- de HAZEE Stéphane
- à DE BUE Valérie, Ministre de la Fonction publique, de l'Informatique, de la Simplification administrative, en charge des allocations familiales, du Tourisme, du Patrimoine et de la Sécurité routière
Madame la Ministre m'indiquait, au printemps dernier, en réponse à une question écrite, qu'un groupe de travail avait été mis en place pour proposer des mesures concrètes concernant cette problématique et est composé de représentants de l'administration, mais aussi d'une avocate spécialisée dans les matières relatives à la protection des données ainsi que des représentants des organisations syndicales représentatives.
Ce groupe, avait-elle ajouté, « travaille notamment sur la clarification des besoins auxquels répond la consultation de l'annuaire, ce qui permettra de bien définir le type de données à y intégrer dans le respect du RGPD ainsi que le meilleur mode de consultation pour celles-ci. »
Pour rappel, comme le Gerfa l'indiquait dans sa revue Diagnostic d'avril 2021, l'Autorité de protection des données (APD) confirme que l'avis de la Commission de la protection de la vie privée n°5/2007 rendu à propos de l'annuaire du Ministère de la Communauté française reste valable et que la publication de l'annuaire est pertinente et conforme.
Madame la Ministre peut-elle faire le point sur l'état d'avancement des travaux du groupe de travail constitué sur cet enjeu ?
Des conclusions ont-elles déjà pu être tirées ?
Le cas échéant, peut-elle nous détailler celles-ci ?
Des propositions ont-elles été formulées par le groupe de travail ? De quel ordre ?
A-t-il été demandé au Secrétariat général du SPW de reprendre la publication de l'annuaire tel que prévue par l'article 17 du Code de la Fonction publique ?
Si tel n'était pas le cas, peut-elle en préciser les motifs ?
Si c'est le cas, sous quel délai ?
Réponse du 22/12/2021
- de DE BUE Valérie
Au terme de ces réunions, la mission de l’avocate en charge du dossier a pu être clôturée par la remise d’une note au Groupe de Travail comportant les conclusions suivantes :
* La réalisation de l’annuaire n’est pas un traitement illicite au sens strict de la législation relative à la protection de la vie privée. Le traitement tire sa base de licéité et sa finalité dans la réalisation de la mission d’intérêt public à charge du SPW conformément aux dispositions de l’article 6§1 e) du RGPD et de l’article 17, du code de la Fonction publique wallonne.
* Néanmoins, les principes de proportionnalité, de minimalisation, d’exactitude, et de sécurité adéquate doivent également être respectés afin que la légalité au sens large de ces traitements soit réalisée, et que les traitements intervenant dans le cadre de la mise en œuvre de l’Annuaire soient conformes au RGPD. À cet égard, il semble judicieux d’adresser à l’Autorité de Protection des Données une question relative à la pertinence des données publiées, ainsi qu’aux modalités de publication moins préjudiciables pour les personnes concernées.
* En toutes circonstances, il est possible d’adresser à l’Autorité de Protection des Données une demande relative à la conformité de l’annuaire en demandant une actualisation de l’avis de 2007 demandé à l’époque par le Secrétaire général du Ministère de la Communauté française et reçu par la Commission vie privée le 13 décembre 2006.
Concernant l’avis rendu en 2007, l’avocate a également éclairé le Groupe de Travail en expliquant :
* Lorsque l’Autorité de Protection des Données (ci-après « APD ») a remplacé la Commission Vie privée, elle a décidé que tous les avis rendus par cette Commission restaient valables afin d’assurer une cohérence et ne pas devoir revoir tous les avis au regard du RGPD. Son avis de 2021 ne fait donc que confirmer cette position. L’APD n’hésite pas à revoir les positions prises par la Commission lorsqu’il y a plainte.
* L’avis de la Commission vie privée étant nuancé quant à la conformité de la publication puisqu’elle relève que la pertinence de la mention de la date de naissance et de l'échelle de traitement n'apparait pas évidente au regard de la finalité visée.
À la suite de ces conclusions, les représentants des organisations syndicales représentatives ont proposé de ne pas trancher tout de suite l’opportunité de poser une question à l’Autorité de Protection de Donnée, mais de poursuivre le travail en menant une réflexion sur les modalités de mise en œuvre de l’article 17, en particulier les modalités de publication au regard des finalités dégagées. Mes services ont accepté d’avancer dans ce sens. Pour ce travail, nous ne serons plus accompagnés de l’avocate spécialisée dans les matières relatives à la protection de données.
Dans l’attente, il n’est pas opportun de reprendre la publication de l’annuaire vu les arguments déjà avancés et confirmés, à savoir que l’annuaire des membres du personnel statutaire du SPW contient des données à caractère personnel (comme la date de naissance, le diplôme…) et qu’à ce stade, les principes de proportionnalité, d’exactitude, de sécurité et de minimisation ne semblent pas être respectés. Par conséquent, le risque de plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données n’est pas écarté.
Je rappelle toutefois que l’administration continue d’assurer un service de consultation de l’annuaire. Ainsi, un membre du personnel statutaire peut consulter son classement dans l’annuaire administratif ou celui d’un autre membre du personnel de même niveau étant entendu qu’il a ici un intérêt direct à la consultation de la donnée. Par ailleurs, la consultation de l’annuaire professionnel qui reprend l’ensemble des membres du personnel du SPW avec leurs coordonnées professionnelles (mail, téléphone), leur grade ou leur affectation est toujours bien assurée sur l’intranet.
Enfin et comme déjà évoqué précédemment, je rappelle que les différentes autorités ont toutes pris des mesures ou se sont à tout le moins interrogées sur la publication de leur annuaire. Ainsi et par exemple, la Fédération Wallonie Bruxelles ne publie plus son annuaire depuis plusieurs années et des mesures ont été prises au niveau fédéral pour limiter la consultation des données mises à disposition (signature obligatoire d’une charte, impossibilité de copier ou d’enregistrer les données…).