L'archivage des pièces comptables de la Wallonie
- Session : 2021-2022
- Année : 2021
- N° : 62 (2021-2022) 1
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Question écrite du 07/12/2021
- de DESQUESNES François
- à CRUCKE Jean-Luc, Ministre du Budget et des Finances, des Aéroports et des Infrastructures sportives
Elle précise que si le Code de droit économique permet un tel archivage moyennant les conditions légales, « le SPF économie n'a pas encore accrédité de « conformity assessment body » pouvant certifier le statut « qualifié » d'un système d'archivage électronique. Or, à la lecture de l'article XII.25, § 5, du Code de droit économique, c'est de ce statut que découle la présomption permettant d'assimiler l'archivage électronique à l'archivage papier. En conséquence, la Cour recommande de conserver un système d'archivage papier dans l'attente de la certification du système d'archivage électronique de la Région wallonne. «
Quelle est la lecture de Monsieur le Ministre des articles 98 et 99 du dispositif du décret budgétaire ?
Quelles sont les mesures entreprises par son ministère pour assurer la conservation des pièces et archives comptables de la Wallonie à partir de ce 1er janvier 2022 ?
Réponse du 27/01/2022
- de DOLIMONT Adrien
Quelles sont les mesures entreprises par son ministère pour assurer la conservation des pièces et archives comptables de la Wallonie à partir de ce 1er janvier 2022 ?
Les articles 98 et 99 du dispositif du décret budgétaire visent à dématérialiser l’ensemble du processus des dépenses.
Ces dispositions sont complémentaires.
En effet, l’article 98 vise à permettre la numérisation des pièces justificatives nécessaires aux paiements, transmises sur support papier.
Ces pièces numérisées devraient être archivées également de manière uniquement électronique. Ce que prévoit l’article 99.
À partir de l’année comptable 2022, le processus de dématérialisation et d’archivage des pièces comptables est étroitement lié à la mise en place de la nouvelle application comptable WBFin-SAP.
En 2022, toutes les pièces comptables relatives aux liquidations seront centralisées au Département de la Comptabilité et entreront dans le système comptable par le module VIM de SAP.
Il distinguera six types de dépenses :
1) Traitement Factures Commerciales ;
2) Traitement Factures avec Bon de Commande à Flux SILOG
3) Flux Dépenses Hors Dettes Commerciales
4) Traitement Intérêts de Retard
5) Retenues fournisseurs
6) Note de frais
Ces 6 types de flux ont également été développés dans un objectif de reporting.
Deux des objectifs majeurs de la centralisation des dépenses sont la dématérialisation totale du processus de paiement et l’enregistrement immédiat des pièces justificatives donnant lieu à un paiement.
Dans l’état actuel de la réglementation wallonne, les pièces justificatives nécessaires aux paiements peuvent être transmises :
- soit par le dépôt de la pièce originale sur un support papier (à envoyer au centre de scanning à Jambes) ;
- soit par voie électronique, à savoir émise et reçue uniquement par voie électronique (Mercurius)
- soit en copies dans des situations dûment motivées (cf. art. 37, §4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 08 juin 2017 portant diverses mesures relatives à l’exécution du budget, aux comptabilités budgétaire et générale ainsi qu’au rapportage des unités d’administration publique wallonne). À cet égard, la Cour des comptes a confirmé que la crise sanitaire du covid-19 fait partie d’une circonstance dûment motivée permettant une gestion dématérialisée des factures scannées.
Une nouvelle adresse générique interne sera activée temporairement en 2022 pour la réception de ces factures en format PDF.
Après la crise sanitaire (à défaut d’une situation dûment motivée) et dans l’état actuel du cadre juridique, seules les pièces justificatives émises et reçues électroniquement (via la plateforme Mercurius du fédéral) pourront être traitées par voie électronique dans WBFin-SAP.
Afin de respecter l’objectif de dématérialisation, les factures commerciales et les factures avec bon de commande seront envoyées à la Comptabilité via l’une des trois voies citées plus haut.
Par contre, la centralisation à la Comptabilité des dépenses de types « hors dettes commerciales » (dotation, subvention, subside, prime) est difficilement implémentable au 1er janvier 2022 tant les situations (processus, formats de déclaration de créance, législation, modalités de liquidation, pièces justificatives à joindre par le bénéficiaire…) sont diverses au sein des différents régimes d’aides. En outre, beaucoup de déclarations de créance sont sujettes à révision après contrôle de l’administration fonctionnelle. Enfin, les contraintes (sur le fond et la forme) imposées par l’OCR (reconnaissance optique des données) ne facilitent pas la centralisation de ces dépenses.
Après analyse, il a donc semblé plus prudent d’imposer la centralisation pour les factures commerciales uniquement. La facturation électronique étant par ailleurs préconisée fortement à partir de 2022.
Le 14 octobre 2021, lors d’une réunion avec la Cour des comptes, cette dernière a validé le principe de conservation de ces pièces originales (arrêté ministériel, arrêté du Gouvernement wallon, déclaration de créance, condamnations, acte d’expropriation et autres pièces justifiant la demande de paiement) dans les services de l’ordonnateur dans les cas où celles-ci n’auraient pas un format conforme à l’océrisation. Un document comptable interne devra alors être envoyé au centre de scan pour océrisation et traitement de la liquidation dans l’outil informatique. La pièce originale serait scannée et stockée dans la Gestion électronique des documents de SAP comme pièce de contrôle.
Cependant, la Cour des comptes a fait remarquer que ce process est conditionné à l’élaboration d’une procédure transversale d’archivage physique des pièces au sein des services de l’administration, via une circulaire, applicable à tous les services du SPW, et ce afin « […] de garantir la continuité du service, […] de tracer l’historique de dossiers […] » et, surtout, afin d’être en mesure de « […] démontrer en justice que l’on a un droit ou que l’on a correctement exécuté ses obligations ».
En attendant l’adoption par le Gouvernement de cette procédure transversale et la qualification par le SPF Economie du processus d’archivage électronique du SPW, l’archivage des pièces comptables nécessitera que les pièces justificatives restent conservées au niveau des services de la Comptabilité.
Une procédure est donc en cours d’élaboration afin de s’assurer que toutes les pièces justificatives donnant lieu à un paiement soient envoyées à la Comptabilité. Il est dès lors proposé que :
- les factures papier soient envoyées en version papier à la Comptabilité ; conformément à la recommandation de la Cour de comptes, celles-ci seront conservées et archivées au centre de scan en fonction du numéro du code-barre apposé sur chaque facture pour la numérisation ;
- les factures électroniques reçues par la plateforme Mercurius resteront dématérialisées et archivées comme telles dans la gestion électronique des documents de WBFin ;
- les déclarations de créance qui ne peuvent pas être océrisées : un document comptable interne devra être complété par l’administration fonctionnelle. Cette dernière envoie en version papier au centre de scanning le document comptable interne (à océriser) et la déclaration de créance originale, qui sera en outre annexée dans la gestion électronique des documents de WBFin ;
- les autres pièces comptables (acte d’expropriation, condamnation…) devront aussi être envoyées en version papier au centre de scanning accompagnés du document comptable interne à océriser.
Enfin, un archivage électronique des factures en format PDF est en cours d’élaboration.