La révision des modes de surveillance du bien-être en modèle de travail hybride
- Session : 2021-2022
- Année : 2022
- N° : 195 (2021-2022) 1
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Question écrite du 11/02/2022
- de DI MATTIA Michel
- à DE BUE Valérie, Ministre de la Fonction publique, de l'Informatique, de la Simplification administrative, en charge des allocations familiales, du Tourisme, du Patrimoine et de la Sécurité routière
Le travail hybride aujourd'hui proposé aux travailleurs dans les fonctions qui s'y prêtent peut indéniablement renforcer leur qualité de vie, mais il peut aussi amener son lot d'effets indésirables. L'absence de proximité avec ses collègues peut par exemple avoir un impact négatif sur le degré de créativité, sur les relations interpersonnelles et rapports de confiance aux autres ainsi que sur la valorisation du travail.
Dans le contexte de l'assouplissement du cadre de travail dans la fonction publique wallonne, la révision des modes de surveillance du bien-être en modèle de travail hybride apparaît fondamentale.
Dans ce cadre, Madame la Ministre a-t-elle sensibilisé les managers à la nécessité d'évaluer le bien-être de leurs équipes de manière dynamique dans le contexte de travail à distance ? Quels outils a-t-elle mis à leur disposition pour réaliser cette évaluation ?
Quelle stratégie a-t-elle adoptée pour concrétiser la nécessaire transition numérique qui accompagne l'hybridation du travail des administrations publiques wallonnes et pour répondre aux objectifs fixés en matière de modernisation et de développement durable ? Comment compte-t-elle intégrer la révision des modes d'évaluation du bien-être dans ce cadre précis ?
Quelles sont les dispositions prises pour assurer un minimum de reconnexion au moment du retour au travail en présentiel et pour motiver les travailleurs à revenir plus régulièrement au bureau si le choix leur en est laissé ?
Réponse du 14/03/2022
- de DE BUE Valérie
Par ailleurs, l’évolution favorable de la situation sanitaire et l’allègement des mesures sanitaires permettaient d’envisager un retour sur le lieu de travail pour tous les collaborateurs à partir du 1er septembre 2021.
Dans ce cadre, le SPW a souhaité mettre en place, une vision de l’organisation du travail, en phase avec la société de l’ère post-Covid en tirant les enseignements de la crise sanitaire. Un Plan « déconfinement » a ainsi été établi.
Le SPW a mis ainsi en exergue l’importance de prévoir des moments d’échange en présentiel, de partager les expériences de travail « hybride » (combinaison du travail en présentiel et du travail à distance), de veiller à une meilleure conciliation entre vie privée et vie professionnelle, afin de se mettre en phase avec l'évolution de l’organisation du travail dans la société.
Afin de conscientiser l’ensemble du personnel d’encadrement du SPW et de reconnaître son rôle essentiel dans le déploiement de la nouvelle organisation du travail, un premier événement visant à réunir le management lors d’une journée « Rencontre du management » a été organisé en octobre 2021.
Les participants ont pu ainsi partager, au travers d’ateliers participatifs, les outils et bonnes pratiques de manière à formuler les enjeux et à construire une stratégie facilitant la mise en œuvre d’une organisation du travail en mode « hybride ».
Une réflexion a été menée sur les mesures structurelles qui devaient être mises en place pour accompagner l’organisation du travail « hybride », en vue de garantir le bien-être des travailleurs et du personnel d’encadrement.
Ainsi, l’attention des managers et des agents a été attirée sur les risques liés à une connexion intensive.
Il a été ainsi rappelé que les règles en vigueur relatives à l’organisation du temps de travail (plages fixes et variables, temps de travail journalier, prestations irrégulières…), en présentiel ou en distanciel, ne changeaient pas et que, dès lors, il fallait respecter ses horaires afin d’éviter d’empiéter sur la vie familiale.
Ces règles seront d’ailleurs précisées dans l’arrêté modifiant l’arrêté du 5 décembre 2019 relatif au télétravail qui sera incessamment soumis en 3e et dernière lecture au Gouvernement.
Le personnel a été également sensibilisé au fait que, sauf exception particulière, toute communication ne demande pas de réponse immédiate, mais dans un délai raisonnable et que les communications reçues en dehors du temps de travail ne devaient évidemment pas être traitées avant la reprise du travail.
Par ailleurs, il est apparu évident que le retour dans les services allait nécessiter de la part des managers, la mise en œuvre d’actions visant à renforcer la cohésion d’équipe, la collaboration et l’adaptation vers une organisation de travail hybride.
Pour les soutenir dans ces démarches, les services RH ont proposé une série d’actions qui favorisent, via notamment l’expression de retours d’expériences, la construction d’un nouveau « vivre et travailler ensemble ».
Des fiches telles que « Accompagnement de votre équipe », « Organisez le travail dans votre équipe », « Améliorez le partage et la circulation de l’information entre les membres de votre équipe », « Préservez et renforcez les liens collaboratifs au sein de votre équipe », « Accompagnez votre équipe : guide d’animation d’atelier », ont été diffusées auprès des managers et des équipes.
À titre d’exemple, les travailleurs quant à eux ont eu accès à un guide d’auto-évaluation de leur bien-être en télétravail et de leur organisation en mode hybride. Celui-ci se veut avant tout être un outil autoréflexif. Cependant, il est loisible, à l’agent, sur base volontaire de solliciter un entretien avec son manager et de s’y préparer au moyen de ce questionnaire.
Afin d’assurer un retour d’expériences et de permettre aux équipes de construire leur nouvelle organisation du travail, trois types d’accompagnement ont été prévus et proposés aux équipes et aux managers.
Une équipe a été formée à la Direction du développement et de l’accompagnement du personnel au SPW support (DDAP) pour encadrer les différentes directions de l’administration afin de développer et de coconstruire ce nouveau mode de fonctionnement. Cette équipe travaille notamment avec les managers et leur équipe en vue de recréer de la cohésion d’équipe.
Parallèlement à ces différentes actions, et complémentairement aux groupes CODEV (codéveloppement) existants, des groupes d’Allo Codev® (Codéveloppement en visio) ont été mis sur pied pour réunir les membres du personnel d’encadrement souhaitant échanger sur la mise en œuvre du management hybride.
Enfin, il a semblé qu’il était également opportun de promouvoir une mobilité active grâce à la marche, le vélo et l’intermodalité !
Concrètement, dans ce cadre, voici des actions qui sont déjà, ou seront prochainement, mises en place :
- communication et sensibilisation sur les services et avantages mobilité au SPW ;
- prêt de vélo (électrique, pliable et standard) ;
- initiation et formation vélo ;
Afin d’aider chaque collaborateur, individuellement, à revenir sur le lieu de travail dans les meilleures conditions, selon ses difficultés propres, différents services ont été mis à disposition.
La ligne téléphonique « Orientez-moi » (0800 11 721) a été mise à disposition pour tous les agents qui souhaitent être orientés vers l’interlocuteur adéquat, en respectant l’anonymat et en garantissant la confidentialité.
En fonction des situations rencontrées, l’équipe « Orientez-moi » peut réorienter l’agent vers des services internes ou externes selon les problématiques (SICPPT, personnes de confiance, services administratifs, RH…).
Différents outils, fiches pratiques, guides ou vade-mecum relatifs à l’organisation du travail hybride ont été réalisés pour aider les agents à s’adapter à cette nouvelle façon de travailler. Les thématiques ainsi traitées sont : l’ergonomie sur son poste de travail, la gestion des plannings, l’organisation de la présence au bureau, le sens et intérêt du travail en présentiel…
Pour les agents en souffrance, un rappel des services existants mis à leur disposition leur a été rappelé via divers outils communicationnels.
En fonction de la situation rencontrée, les agents peuvent ainsi être redirigés vers des acteurs internes, comme les personnes de confiance, ou des services extérieurs spécialisés dans l’accompagnement psychosocial, comme COHEZIO, pour l’aider à surmonter leurs difficultés.
Pour le surplus, une direction générale a été créée fin 2021 au sein du SG : le SPW Digital. Elle regroupe tous les services dédiés à l’informatique et au digital au regard de l’importance stratégique de la transformation numérique et technologique. L’organisation interne du SPW Digital est en cours de construction pour permettre la meilleure digitalisation possible de l’administration wallonne.
La direction du Développement et de l’Accompagnement du personnel et l’École d’administration publique (EAP) dispensent des cours relatifs à l’apprentissage des outils collaboratifs.
L’utilisation du numérique et le besoin en formation font partie des questionnements du guide d’entretien référencé supra.