La préservation des archives publiques en Région wallonne
- Session : 2021-2022
- Année : 2022
- N° : 317 (2021-2022) 1
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Question écrite du 25/04/2022
- de HAZEE Stéphane
- à DE BUE Valérie, Ministre de la Fonction publique, de l'Informatique, de la Simplification administrative, en charge des allocations familiales, du Tourisme, du Patrimoine et de la Sécurité routière
La Wallonie a adopté en 2001, il y a plus de 20 ans, le décret du 6 décembre 2001 relatif aux archives publiques. Toutefois à ma connaissance, ce décret attend toujours ses arrêtés d'exécution.
Récemment, l'Association des archivistes francophones de Belgique s'est inquiétée, dans une carte blanche, du manque d'ambition en matière de préservation d'archives en Belgique francophone. Ainsi l'ASBL indique que : « Les entités fédérées comme la Fédération Wallonie-Bruxelles, la Région wallonne et la Région de Bruxelles-Capitale ne disposent pas de législations actualisées et adéquates au regard des enjeux de la préservation de l'information de leurs administrations et des organismes relevant de leurs compétences. ».
Quelle est la stratégie de la Wallonie en matière de préservation des archives publiques ? Le cas échéant, Madame la Ministre peut-elle nous détailler cette stratégie ?
Les arrêtés du Gouvernement devant permettre au décret de 2001 de s'appliquer au mieux sont-ils à l'étude ? A-t-elle un calendrier à nous communiquer à ce sujet ?
Dans l'attente de ces arrêtés, quelles sont les règles applicables actuellement au sein du SPW en matière de préservation des archives, en matière de tri, de traitement et de dépôt au Service des archives ?
Chaque direction générale définit-elle ses protocoles et méthodes ? Ou le secrétariat général a-t-il fixé des éléments communs applicables à l'ensemble des services ?
Les UAP sont-elles également concernées par ces éventuelles règles internes ?
Une réflexion particulière est-elle menée à propos des archives numériques ?
Réponse du 25/05/2022
- de DE BUE Valérie
Depuis sa création, le Service des Archives régionales accueille des archives intermédiaires produites par les directions du SPW, conservées temporairement pour des besoins administratifs ou juridiques. Une fois échue leur durée d'utilité administrative (DUA) ou juridique, les archives sont soit éliminées, soit considérées comme ayant une valeur historique, et donc conservées définitivement.
Cette gestion s’effectue grâce à des tableaux de tri dans lesquels sont recensés les dossiers produits dans chaque direction ou service du SPW, mais également les documents non opérationnels communs à l’ensemble des structures composant l’institution (courriers, notes au Gouvernement, notes vertes, questions parlementaires …). Ces tableaux sont élaborés par chaque producteur d’archives en collaboration avec les Archives régionales et la Direction de la Chancellerie et de l’Expertise juridique. Des conseils pour leur rédaction sont disponibles sur l’Intranet du SPW, mais également dans le n° 29 La durée de conservation des archives et l’archivage électronique de la collection Les Transversales, édité en 2021 à l’initiative du SPW Secrétariat général et distribué à tous les managers du SPW.
À l’aube des nombreux déménagements prévus au sein du SPW, à court et moyen termes, les archivistes accompagnent personnellement, depuis des mois, les directions concernées dans la gestion de leurs archives, notamment celles qui ne pourront les suivre dans leurs nouvelles implantations. Cela passe inévitablement par la rédaction ou la mise à jour de leur tableau de tri. Ainsi, un travail important est en cours avec le SPW Finances et le SPW Économie, Emploi, Recherche, visés par les premiers déménagements. Cet accompagnement se traduit par la participation à des groupes de travail réguliers, mais aussi à des actions de sensibilisation comme le tournage récent, avec l’aide du Département de la Communication du Secrétariat général, d’une vidéo diffusée sur l’Intranet du SPW expliquant les enjeux que représentent une bonne gestion des archives et le rôle essentiel que joue, en la matière, le Service des Archives régionales.
Outre les conseils prodigués aux producteurs d’archives, les archivistes sont amenés à conserver les archives historiques des institutions ou des particuliers cités dans le décret du 6 décembre 2001. Pour ce faire, la quasi-totalité du bâtiment B du Moulin de Beez (le bâtiment A est occupé par l’AWaP) est composée de magasins d’archives qui peuvent abriter un peu moins de 17 km linéaires de documents. À ce jour, 80 % sont déjà occupés par des archives tant historiques qu’intermédiaires alors qu’un afflux d’archives est annoncé dans les mois et les années à venir suite aux déménagements administratifs planifiés. Afin de les conserver dans des conditions optimales, une extension des surfaces d’archivage sur le site de Beez s’imposera, en concertation avec le Département de la Gestion immobilière du SPW Support.
S’il est primordial, pour des raisons démocratiques et scientifiques évidentes, de conserver des archives, il est tout aussi important d’en faire profiter le plus grand nombre. C’est pourquoi le Service des Archives régionales s’est doté, en 2021, d’un nouveau site Internet (archives.wallonie.be). Il ouvre le monde des archives régionales de Wallonie aux internautes, grâce à son moteur de recherche par mots-clés et à ses formulaires de recherche ciblée. Différentes recherches sont proposées : cartographique, parmi des titres de journaux anciens ou encore par village. Les résultats proposés permettent la consultation en ligne des inventaires d’archives et de nombreux documents numérisés. Le site Internet abrite également toutes les actualités des Archives régionales, leurs publications, leurs missions et des trésors d’archives qui rassemblent de petites pépites retrouvées dans les fonds conservés à Beez. Le nouveau site permet de contacter les Archives régionales et d’organiser sa visite en salle de lecture grâce au formulaire de réservation.
Par ailleurs, les Archives régionales ont poursuivi et amplifié leur politique éditoriale. La publication des traditionnels Inventaires d’archives se poursuit à un rythme soutenu. En 2019, le semestriel Archives+ a été lancé pour mettre en lumière certains documents, écrits ou iconographiques conservés à Beez. Les publications des Archives régionales qui connaissent un succès sans cesse croissant sont accessibles en version papier ou en téléchargement gratuit sur le site ediwall.wallonie.be.
Toutes ces initiatives visant à diffuser et à partager l’information portent leurs fruits. En 2021, un peu plus de 10 000 demandes de consultations d’archives ont été recensées, soit une augmentation de 49 % par rapport à l’année précédente.
Comme elles le font pour le SPW, les Archives régionales accompagnent les UAP, sur leur demande, dans la gestion de leurs archives, à différentes étapes, en fonction des besoins exprimés. Les archivistes les sensibilisent, conseillent, visitent leurs espaces d’archivage, les accompagnent dans l’élaboration des tableaux de tri et conservent leurs archives historiques. À titre d’exemple, une importante collaboration existe depuis quelques années avec l’archiviste de l’AViQ, entamée par la participation à la rédaction d’un tableau de tri et des discussions régulières relatives à l’archivage historique des nouvelles missions de l’AViQ. Citons les dossiers liés à la crise du Covid. Cette collaboration s’intensifie avec la participation du Service des Archives régionales au prochain CODI de l’AViQ, sans oublier la visite récente de leur entrepôt d’archives qui sera prochainement évacué. Celle-ci se poursuivra par l’accueil des archives historiques de l’AViQ à Beez. Initier et systématiser une telle collaboration à l’ensemble des UAP plaide également en faveur d’un renforcement de l’équipe d’archivistes ainsi qu’une augmentation substantielle des surfaces d’archivage.
Aujourd’hui, au SPW, de plus en plus de procédures sont nativement électroniques et un nombre croissant de documents sont numérisés. Le Service des Archives régionales se doit de s’équiper afin de conserver au mieux cette masse d’informations dématérialisées.
Enfin, depuis 2019, le Service des Archives régionales participe à la création d’un Centre d’excellence et de recherche en matière de gestion de l’information numérique qui aurait son siège au Moulin de Beez. Ce projet est piloté par l’Association des Archivistes francophones de Belgique.
Concernant les arrêtés d’exécution du décret du 6 décembre 2001 relatif aux archives publiques, j’ai demandé à l’Administration de me faire un état des lieux des nécessités à cet égard dans les trois mois.