Les procédures en matière de pièces comptables dans une commune
- Session : 2021-2022
- Année : 2022
- N° : 527 (2021-2022) 1
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Question écrite du 07/07/2022
- de EVRARD Yves
- à COLLIGNON Christophe, Ministre du Logement, des Pouvoirs locaux et de la Ville
Cette obligation a été supprimée depuis plusieurs années, les pièces comptables restant désormais sur place dans chaque commune.
De l'avis de certains directeurs financiers, cette procédure a rendu le contrôle moins strict, moins rigoureux que précédemment.
Monsieur le Ministre peut-il nous indiquer quelles ont été les raisons de cette modification de procédure ?
Estime-t-il que de ce fait, le contrôle des opérations financières communales s'en trouve déforcé ?
A-t-on aujourd'hui l'assurance que toutes les pièces sont correctement consignées au sein des communes ? Qui en porte la responsabilité ?
Réponse du 12/09/2022
- de COLLIGNON Christophe
Les réformes successives de la tutelle ont considérablement réduit les délais applicables aux comptes communaux, ramenés in fine à 40 jours, délai prorogeable de moitié. Ces réformes ont été accompagnées par la mise en œuvre de méthodes de contrôle spécifiques, c’est-à-dire ciblées.
Par ailleurs, l’accroissement des dispositions légales et réglementaires nous a conduits à accentuer la simplification administrative, par exemple quant au nombre d’annexes et de pièces justificatives sollicitées.
On soulignera aussi que l’informatisation et la digitalisation ont entrainé d’une part la transmission électronique des comptes communaux et de leurs annexes, notamment vers l’autorité de tutelle, et d’autre part le développement d’outils internes dédiés à la tutelle et au suivi comptable.
Voici ce qui explique qu’il n’y a plus aujourd’hui de déplacement massif de pièces justificatives concernant les comptes d’exercice des communes vers la tutelle régionale, ce dont chacun se félicite.
En ce qui concerne plus particulièrement la gestion interne des pièces comptables, le Règlement général de la comptabilité communale édicte, faut-il le préciser, un ensemble de règles strictes, en ses articles 34, 35, 79 et 80 qui prévoient, en synthèse que :
‒ le collège communal et, sous son autorité, le directeur financier sont chargés de la tenue de la comptabilité de la commune ;
‒ le collège communal met à la disposition du directeur financier les moyens matériels et en personnel nécessaires à l’exercice de ses attributions.
En outre, à l’issue de la clôture de chaque compte d’exercice, le grand livre des articles budgétaires de même que le grand livre des comptes généraux doivent être archivés et consultables. Le collège communal doit également veiller à la sauvegarde des données comptables sur un support informatique stocké à l’extérieur du bâtiment abritant le matériel informatique contenant les bases de données comptables.
Toute écriture doit être fondée sur des pièces justificatives. Les écritures comptables sont effectuées jour par jour, du 1er janvier au 31 décembre. La comptabilité est clôturée au moins une fois par mois. Lors de chaque clôture, le directeur financier dresse une situation de caisse établissant la concordance des écritures avec l’encaisse, et la communique pour information au collège.
Les livres et pièces justificatives sont conservés par le directeur financier jusqu'à l'arrêt définitif des comptes. Ils doivent être conservés pendant une durée minimale de dix ans par la commune. Les extraits bancaires sous forme numérique ne sont admis au titre de pièces justificatives que s’il y a une certification électronique.
Enfin, le directeur financier et les agents spéciaux en recettes sont responsables des actes, titres et documents qui leur sont confiés. Ils ne peuvent se dessaisir des livres et documents qui leur sont confiés ni en délivrer des copies ou extraits, excepté des rôles d'imposition, sans y être autorisés par le collège communal.
En conclusion, je ne considère pas, au regard des règles et procédures actuelles, que les différentes réformes synthétisées ci-avant auraient eu pour conséquence de déforcer le contrôle des opérations financières des communes. En outre, le fait que j’attache beaucoup d’importance au principe de confiance à l’égard des pouvoirs locaux renforce cette appréciation sur le terrain. Cela étant, il va sans dire que je reste, en tout état de cause, très attentif à cette question.