L’accès aux enregistrements des réunions d’organes d’administration d’intercommunale

• Session : 2022-2023
• Année : 2023
• N° : 338 (2022-2023) 1

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• Question écrite du 20/03/2023

  • de DISABATO Manu
  • à COLLIGNON Christophe, Ministre du Logement, des Pouvoirs locaux et de la Ville
  Certains organes d'administration d'intercommunale procèdent à l'enregistrement de leurs séances afin d'assurer l'exhaustivité des procès-verbaux desdites séances.
  
  Il peut néanmoins arriver que des désaccords aient lieu lors de l'approbation de ces procès-verbaux par la suite.
  
  Monsieur le Ministre peut-il nous exposer quelles sont les règles d'utilisation de ces enregistrements de séances en vue de la rédaction de procès-verbaux ?
  
  Quelles sont les possibilités d'accès des membres de l'organe d'administration à ces enregistrements, plus particulièrement quand il y a un désaccord sur le contenu d'un procès-verbal, en vue de vérifier les dires des membres ?
  
  Quelles sont les règles de conservation de ces enregistrements ?

• Réponse du 25/04/2023

  • de COLLIGNON Christophe
  La rédaction du procès-verbal des organes d’administration est une responsabilité qui incombe au secrétaire de séance, qui doit agir en toute indépendance et impartialité. S’il doit être le plus fidèle possible à la réalité, le rédacteur dispose néanmoins d’un pouvoir d’appréciation étendu quant à la manière dont il décide de retranscrire les propos qui ont été tenus en séance.
  
  L’enregistrement de la séance peut donc aider le rédacteur dans l’élaboration du procès-verbal. S’agissant d’un outil à usage essentiellement interne, ces enregistrements des séances ne doivent pas nécessairement être conservés par l’administration une fois le procès-verbal établi.
  
  Les membres de l’organe d’administration pourraient donc éventuellement avoir accès aux enregistrements tant que ceux-ci sont encore en possession du rédacteur du procès-verbal. Le cas échéant, il convient de se référer au règlement d’ordre intérieur.
  
  L'enregistrement ne peut toutefois se substituer au procès-verbal.
  
  En effet, seule la version écrite du procès-verbal dûment signé, constitue un acte authentique faisant pleine foi de son contenu, malgré les éventuelles affirmations contraires des membres qui ont assisté à la séance. Sa force probante ne peut être contredite que par la procédure de l’inscription en faux.