La préservation des archives publiques en Région wallonne
- Session : 2022-2023
- Année : 2023
- N° : 405 (2022-2023) 1
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Question écrite du 09/06/2023
- de HAZEE Stéphane
- à DE BUE Valérie, Ministre de la Fonction publique, de l'Informatique, de la Simplification administrative, en charge des allocations familiales, du Tourisme, du Patrimoine et de la Sécurité routière
La Wallonie a adopté en 2001 un décret relatif aux archives publiques. Toutefois, ce décret attend toujours ses arrêtés d'exécution.
J'avais interrogé Madame la Ministre il y a un peu plus d'un an. Dans sa réponse du 25 mai 2022, elle avait pu exposer la méthodologie appliquée au sein de l'administration, à partir de tableaux de tri et elle avait également relevé les efforts d'accessibilité au public.
Elle avait aussi insisté sur l'enjeu des déménagements prévus au sein du SPW.
Concernant les arrêtés d'exécution, elle avait indiqué avoir demandé à l'Administration de lui faire un état des lieux des nécessités à cet égard dans les trois mois.
Réinterrogée à ce sujet à l'automne, elle a indiqué en date du 24 novembre 2022 que la Direction de la Documentation, des Archives régionales et des Publications a pris contact avec la Direction de la Chancellerie et de l'Expertise juridique afin d'obtenir une aide dans la rédaction de projets d'arrêtés d'exécution du décret précité, et que la Direction de la Chancellerie et de l'Expertise juridique l'étudie afin de revenir vers le Service des Archives régionales avec des propositions concrètes.
Les arrêtés d'exécution du décret de 2001 sont-ils à présent en voie de finalisation ? A-t-elle un calendrier à nous communiquer à ce sujet ?
Dans l'intervalle, quelles sont les règles applicables aux cabinets des Ministres ? Comment assurer une application uniforme et large dans la définition des archives à conserver ?
Enfin, elle avait indiqué qu'au vu des flux d'archives liés aux déménagements prévus, une extension des surfaces d'archivage sur le site de Beez s'imposera. Qu'en est-il à cet égard?
Réponse du 06/07/2023
- de DE BUE Valérie
En revanche, il est vrai qu’un texte pourrait utilement clarifier la procédure à suivre afin de faciliter et d’améliorer le processus d’archivage, mais, à cet égard, la question du choix du véhicule juridique le plus approprié se pose. Pour ce faire, le Service des archives régionales est occupé à mettre par écrit ce qu’il souhaite voir appliquer et imposer aux cabinets, aux Organismes publics et au SPW pour pouvoir assumer un archivage correct.
À partir de là, la Direction de la Chancellerie et de l’Expertise juridique pourra envisager une modification de décret, l’adoption d’un arrêté d’exécution ou, plus simplement, la rédaction d’une circulaire contenant des instructions particulières. Aucun calendrier n’a été défini pour ces travaux.
Cela étant, les instructions actuelles applicables aux cabinets sont précises et communiquées en début de législature par l’intermédiaire du SePAC dans les termes suivants :
On entend par archives : l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits et reçus par tout producteur d'archives dans l'exercice de son activité. À ce titre, les ministres organisent le dépôt des archives des services composant leur administration et des Cabinets ministériels (décret du 6 décembre 2001 relatif aux archives publiques).
En ce qui concerne les archives qui présentent une utilité administrative ou juridique et/ou qui nécessitent un suivi (archives dites « intermédiaires »), celles-ci sont renvoyées par les Cabinets vers l’Administration ou le Service à même d’assurer la transmission et le suivi du dossier, nonobstant le changement de législature.
En ce qui concerne les archives stricto sensu, à savoir des dossiers définitivement clôturés, mais qui peuvent présenter un intérêt patrimonial ou historique (archives dites « historiques » ou « définitives »), chaque ministre désignera au sein de son cabinet, dès le début de la législature, une personne chargée d’assurer la gestion des archives et de prendre les contacts nécessaires avec le Service des Archives.
Instructions relatives au versement d’archives :
1. Préalablement à toute opération d’archivage, le cabinet demandera au Service des Archives ( archives@spw.wallonie.be ) un numéro de versement qui permettra d’identifier l’ensemble des archives versées par le cabinet.
2. Conditionnement des dossiers papier :
Les dossiers seront rangés, en bon état et en bon ordre, dans des boîtes d’archives en carton non acide dont les dimensions intérieures se situent entre 34 et 37 cm en longueur, 10 à 14 cm en largeur, 25 à 26 cm en hauteur.
Sur chaque boîte (sur le petit côté vertical comportant l’œillet de préhension), on apposera une étiquette autocollante (feuilles de 8 étiquettes 99 x 67 mm).
Sur l’étiquette, seront notés le nom du cabinet, le numéro de versement et le type de dossier. Exemple : Cabinet Jean DUPONT
N° 201407
Discours 2011-2012
Le transport des boîtes vers le Service des Archives sera assuré par le cabinet.
Afin d’éviter une remise en désordre, il conviendra de numéroter (à côté de l’étiquette d’identification) chacune des boîtes de 1 à n dans l’ordre de leur rangement au sein du versement global.
Le versement sera accompagné d’un bordereau de versement et d’un inventaire sommaire des dossiers faisant l’objet du versement.
Le dépôt des archives définitives s’opère en fin de législature, mais il est possible de déposer une partie de celles-ci en cours de législature.
3. Conditionnement des archives sur support électronique :
Les cabinets peuvent verser des archives électroniques (soit nativement électroniques soit résultant d’un travail de numérisation) par l’intermédiaire de supports tels que les disques durs, CD, DVD, … ou grâce à une synchronisation des espaces serveurs ou Teams, par exemple.
On indiquera, dans un document les accompagnant, leur contenu et le logiciel/format avec lequel ils ont été réalisés.
Types de dossiers pouvant faire l’objet d’un versement d’archives :
1. les documents qui sont publics dès leur création : les discours, les communiqués de presse, les fardes des conférences de presse, … ;
2. les documents qui, par leur nature, ont un caractère confidentiel, mais qui relèvent de la gestion des affaires publiques : les notes internes au Cabinet (les notes d’orientation générale de la politique du ministre, les comptes rendus des réunions de Cabinet et intercabinets, les procès-verbaux des réunions des chefs de Cabinet, les notes préparatoires aux réunions du Gouvernement, …), mais aussi les dossiers relatifs aux opérations lancées à l’initiative du Ministre ou/et pilotée par son cabinet, les études commandées par le cabinet, …
Les dossiers de la « cellule sociale » des Cabinets ne sont pas concernés.
En ce qui concerne les dossiers personnels des agents des Cabinets ministériels, ils sont transmis au SePAC.
Cette liste est donnée à titre d’exemple, elle n’est pas exhaustive et il est bien sûr loisible au ministre d’ajouter d’autres documents.
Protocole de remise d’archives
Pour les documents confidentiels, il appartient à chaque ministre de déterminer ceux qui sont conservés ainsi que la durée durant laquelle ceux-ci sont inaccessibles au public. Afin de garantir cette confidentialité, un protocole de remise d’archives est établi entre le Ministre et le Service des Archives. Par ce protocole, le dépositaire fixe le ou les délai(s) d’accessibilité de ses archives au public, suivant le type de documents, et conserve un droit d’accès permanent à celles-ci, droit d’accès qui peut être étendu à toute personne qu’il désigne.
Par ailleurs, les archives, une fois déposées au Service des Archives, ne sont accessibles (outre au dépositaire et son éventuel mandant) qu’au seul personnel de ce service qui est tenu au secret professionnel. Il est, de plus, loisible à chaque dépositaire de faire sceller les boîtes.
Ces instructions, ainsi que des modèles de bordereau de versement d’archives, d’inventaire et de protocole de remise d’archives, ont été renvoyées au SePAC le 5 juin 2023 afin qu’elles soient intégrées dans un document reprenant les formalités administratives à accomplir en fin de législature.
En ce qui concerne l’extension des surfaces d’archivage sur le site de Beez, des discussions ont été entamées entre le Service des Archives régionales et le Département de la Gestion immobilière. Ce projet nécessite des analyses préalables et devrait être mis à l’étude lors de la prochaine législature.
Dans l’immédiat, les archives historiques impactées par les déménagements viendront rejoindre le dépôt de Beez tandis que les archives intermédiaires seront abritées dans un vaste dépôt bientôt opérationnel à Floreffe et gérées par le Service des Archives régionales. Quant aux archives courantes, elles suivront les agents dans leurs futures implantations.