Le fonctionnement des cabinets ministériels
- Session : 2022-2023
- Année : 2023
- N° : 226 (2022-2023) 1
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Question écrite du 12/07/2023
- de BASTIN Christophe
- à DI RUPO Elio, Ministre-Président du Gouvernement wallon
- le règlement d'ordre intérieur ;
- la fiche signalétique.
Dans sa réponse à la question écrite d'un collègue intitulée « Les détachements et cumuls de professions au sein du cabinet de Monsieur le Ministre-Président et du Secrétariat du Gouvernement », Monsieur le Ministre-Président mentionnait également les documents suivants :
- fiche n° 1 (Conflits d'intérêts et incompatibilités) de la circulaire (procédures fonctionnement – 3 oct. 2019) ;
- circulaire (procédures fonctionnement – 3 oct. 2019).
Monsieur le Ministre-Président peut-il résumer le contenu du ROI et de la circulaire ?
Peut-il joindre les quatre documents cités dans cette question ?
Réponse du 18/07/2023 | Annexe [PDF]
- de DI RUPO Elio
Les références qu’il cite :
- ROI ;
- fiche n°1 (Conflits d’intérêts et incompatibilités) de la Circulaire (procédures de fonctionnement – 3 octobre 2019) ;
- circulaire (procédures de fonctionnement – 3 octobre 2019).
Comme je lui indiquais, les Cabinets et le SePAC procèdent à des contrôles relatifs au volet conflit d’intérêts, avant chaque détachement d’un Agent.
Ainsi, les contrôles en vigueur s’appuient sur trois niveaux :
1. Le Règlement d’ordre intérieur.
Le règlement d'ordre intérieur est un document interne au Cabinet qui établit les modalités de fonctionnement du Cabinet.
Le règlement d'ordre intérieur en vigueur au sein de mon Cabinet aborde notamment les chapitres suivants :
Une introduction, la définition d’un Cabinet ministériel, la structure du Cabinet, les répartitions des compétences, les départements fonctionnels, l’organisation en général, les moyens de communication et le chapitre lié au personnel.
Au chapitre 6 on y retrouve un paragraphe spécifique au personnel :
En voici un extrait :
6. LE PERSONNEL :
Avant tout engagement au sein du Cabinet, le candidat est informé de la nature des fonctions qu’il devra exercer et du devoir de discrétion auquel ses fonctions l’astreignent. Il est tenu à la plus haute confidentialité en ce qui concerne les informations reçues. Tout non-respect constituera une faute grave pouvant entraîner une rupture du lien de confiance.
Tout agent prend connaissance des dispositions du présent règlement et s’engage à les respecter.
Lors de son engagement au Cabinet, le futur agent est tenu de signer le formulaire d’engagement, de compléter, parapher chaque page et signer une fiche signalétique, de produire un Curriculum Vitae, un extrait du casier judiciaire, une composition de ménage, une copie de la carte d’identité (sous réserve de l’accord de l’agent), une copie du diplôme ou une attestation établissant de la qualification requise et de signaler tout autre emploi rémunéré ou tout autre cumul d’activité rémunérée ou non, toute implication dans un groupement ou une société, ASBL, et cetera.
…/…
Toute implication dans une société commerciale, ASBL, et cetera.
Sans ces documents, l’arrêté ministériel d’engagement ne pourra produire ses effets.
Pour les agents sous statut contractuels et détachés, il convient de s’en tenir au respect des règles fixées par l’Inspection des Lois sociales.
…/…
Obligations des Agents :
Ne pas faire valoir, ne pas abuser de sa position officielle ou des informations acquises dans le cadre de ses fonctions officielles pour favoriser ses relations privées, quelles qu’elles soient ;
À des fins exclusivement professionnelles, utiliser les outils (adresse mail, internet, matériel informatique et de reprographie, téléphones fixe et mobile) mis à sa disposition par le Cabinet, dans le cadre de ses fonctions exercées au Cabinet ;
Utiliser les moyens de communication mis à sa disposition et, en particulier, son adresse mail « …@gov.wallonie.be », à des fins exclusivement professionnelles. Leur utilisation, notamment à titre privé, politique, commercial, et cetera, sans rapport direct avec le travail réalisé au sein du Cabinet ministériel étant strictement interdite ;
Porter à la connaissance du Secrétaire de Cabinet l’existence d’un conflit d’intérêts personnel potentiel qu’il présumerait et pouvant porter sur une relation allant jusqu’au deuxième degré de parenté ou d’alliance ;
En complétant et signant la fiche signalétique qui conditionne l’entrée en fonction au sein du Cabinet, le futur agent s’engage et certifie que toutes les informations qui y sont mentionnées sont conformes à sa situation ;
Tout exercice d’une activité autre que celle d’agent d’un Cabinet ministériel doit faire l’objet d’une autorisation du Ministre-Président, à l’exception des mandats politiques ;
Ce paragraphe impose au candidat à déclarer tout emploi rémunéré, cumul d’activité rémunéré ou pas, toute implication de l’Agent dans un groupement, société, ASBL …
Le ROI lui impose aussi de porter à la connaissance du Secrétaire de cabinet de l’existence d’un conflit d’intérêts personnel… et pouvant porter sur une relation allant jusqu’au 2e degré de parenté ou d’alliance »
2. La fiche signalétique.
Au moment des formalités préalables au détachement ou à la désignation, le futur agent doit remplir une fiche signalétique incluant :
a. Une déclaration sur l’honneur ;
b. Tout mandat ou nouveau mandat ;
c. Une déclaration au Secrétaire de cabinet l’existence de tout conflit d’intérêts
Les pages 3, 4, 5, 7 et 8 se trouvent en annexe de ce document.
3. La circulaire relative au fonctionnement des cabinets
La circulaire du Gouvernement wallon fixant les procédures relatives au fonctionnement des cabinets ministériels, les acteurs de la gestion des cabinets ministériels, du secrétariat du Gouvernement et du SePAC est un document interne aux Cabinets.
Cette circulaire permet de détailler davantage d’un point de vue pratique les modalités des obligations reprises dans l’AGW. La circulaire est complétée par des fiches.
Il faut prendre connaissance de la fiche n°1 incluse à la circulaire.
Fiche n°1 – Conflits d’intérêts et incompatibilités
Le conflit d’intérêts peut être défini comme un conflit dans le chef d’un agent entre ses intérêts privés et professionnels, conflit qui est susceptible d’influencer la manière dont il exerce ses fonctions. En d’autres termes, le conflit d’intérêts peut remettre en cause la neutralité et l’impartialité avec lesquelles l’agent doit accomplir sa mission au sein du cabinet, du fait desdits intérêts.
Les différents intérêts peuvent prendre de nombreuses formes : pécuniaires, politiques … et peuvent concerner aussi bien l’agent que ses proches, à savoir une relation allant jusqu’au deuxième degré de parenté ou d’alliance inclus.
L’agent sera tenu de déclarer tout intérêt personnel dans les dossiers qu’il gère pour le compte du cabinet. À défaut, il s’expose à des sanctions pénales, telles que prévues par l’article 245 du Code pénal.
Dans le cadre de la législation sur les marchés publics, il y a lieu d’épingler l’article 6 de la loi du 17 juin 2016 qui interdit à tout fonctionnaire, officier public ou à toute personne liée à un pouvoir adjudicateur de quelque manière que ce soit, d’intervenir d’une façon quelconque, directement ou indirectement, dans la passation ou l’exécution d’un marché public dès qu’il pourrait se trouver, soit personnellement, soit par personne interposée, dans une situation de conflit d’intérêts avec un candidat ou un soumissionnaire.
…/…
Par ailleurs, dans le cadre des délégations octroyées, il est veillé à ce que l’agent qui constate la réalité des créances (le correspondant budgétaire au sein du cabinet) et qui procède à leur liquidation (trésorier décentralisé au SePAC) soit distinct de l’agent qualifié pour engager les dépenses sur avances de fonds, en conformité avec l’arrêté « cabinets ».
Un contrôle du SePAC.
Le SePAC émet également des avis à propos d’éventuels conflits d’intérêts dans le cadre de son analyse des dossiers des agents ayant sollicité le détachement ou des agents désignés.
Enfin, comme je l’indiquais dans ma réponse orale du 5 juin 2023, tout agent est tenu de déclarer à sa hiérarchie tout intérêt personnel dans les dossiers qu’il gère pour le compte du Cabinet. À défaut, il s’expose à des sanctions pénales.
Je rappelle que la procédure qui vaut pour les détachements vaut de la même façon pour les agents désignés.
Pour rappel, le SEPAC et les secrétaires de cabinets travaillent de concert pour établir des pistes d’amélioration.
Le Collège des secrétaires de cabinet avec l’appui du SePAC examine en effet un code de déontologie qui permettra d’encadrer davantage le fonctionnement des cabinets. Ce code intégrera un chapitre sur le statut des agents des cabinets ministériels.
Ce code de déontologie intermédiaire a vocation à répondre, dans un premier temps aux recommandations de la Cour des comptes.
Enfin, la législature se termine, je tiens encore une fois à rappeler tout le travail remarquable qui est réalisé par l’ensemble des membres de cabinets depuis la formation du Gouvernement.