Rédaction des procès-verbaux des réunions de conseils communaux.

• Session : 2006-2007
• Année : 2007
• N° : 248 (2006-2007) 1

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• Question écrite du 21/08/2007

  • de STOFFELS Edmund
  • à COURARD Philippe, Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique
  
  L’article L1132-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation (CDLD), définit que la rédaction et la transcription des procès-verbaux de conseils communaux incombe aux Secrétaires communaux.
  
  L’article L1132-2 du CDLD, définit le contenu du procès-verbal : « Le procès-verbal reprend, dans l’ordre chronologique, tous les objets mis en discussion ainsi que la suite réservée à tous les points pour lesquels le conseil n’a pas pris de décision. De même, il reproduit clairement toutes les décisions. »
  
  Au lendemain de la mise en place des nouveaux conseils communaux suite aux élections d’octobre 2006, un nouveau règlement d’ordre intérieur du conseil communal, en vue notamment d’y incorporer les règles de déontologie et d’éthique (réforme du 8 décembre 2005), doit être adopté.
  
  L’Union des villes et communes de Wallonie (UVCW) a, à cet effet et afin de faciliter la tâche aux communes, élaboré un modèle de règlement d’ordre intérieur du conseil communal. Je pense que l’on peut remercier l’UVCW pour ce travail préparatoire.
  
  De nombreuses municipalités ont, en s’inspirant de ce modèle, incorporé dans leur règlement, la disposition suivante : « Les commentaires préalables ou postérieurs aux décisions, ainsi que toute forme de commentaires extérieurs aux décisions ne seront consignés dans le procès-verbal que sur demande expresse du conseiller qui a émis la considération et qui la dépose sur support écrit, moyennant acceptation du conseil à la majorité absolue des suffrages. »
  
  Mes questions à ce sujet sont les suivantes :
  
  - n’est-ce pas restreindre le droit d’intervention du conseiller communal et celui de voir celle-ci reprise au procès-verbal, d’exiger de sa part le dépôt de son intervention sur support écrit ;
  
  - le droit de la minorité n’est-il pas lésé si, pour être consignée, l’intervention doit requérir la majorité absolue des suffrages; une majorité politique « malveillante » pourrait ainsi bloquer toute intervention de la minorité;
  
  - qu’en est-il de la formulation au procès-verbal des interventions des conseillers dans le cadre des interpellations, communications et questions orales aux membres du collège communal; ce point figure sur la plupart des ordres du jour des conseils communaux;
  
  - Monsieur le Ministre compte-t-il prendre des dispositions afin d’annuler, à travers son pouvoir de tutelle, de telles dispositions ?
  
  

• Réponse du 05/10/2007

  • de COURARD Philippe
  
  La question posée par l'Honorable Membre relative à la rédaction des procès-verbaux des réunions de conseils communaux a retenu ma meilleure attention.
  
  Conformément à l'article L 1132-2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le procès-verbal reprend dans l'ordre chronologique tous les objets mis en discussion ainsi que la suite réservée à tous les points pour lesquels le conseil n'a pas pris de décision. De même, il reproduit clairement toutes les décisions.
  
  Les lignes directrices à respecter dans le cadre de l'élaboration d'un procès-verbal du conseil sont ensuite exposées comme suit.
  
  Le procès-verbal doit refléter le déroulement de la séance du conseil communal et contenir nécessairement:
  
  - le texte complet, y compris leur motivation, de toutes les décisions intervenues;
  - la suite réservée à tous les points de l'ordre du jour n'ayant pas fait l'objet d'une décision;
  - la constatation que toutes les formalités légales ont été accomplies: nombre de présents. vote en séance publique ou à huis clos, vote au scrutin secret, résultat du vote, etc.).
  
  Au-delà du cadre défini par le législateur, il appartient donc au conseil communal d'en définir plus amplement les contours, et ce, conformément à l'article L 1122-18, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation qui prévoit que « le règlement d'ordre intérieur peut comprendre des mesures complémentaires relatives au fonctionnement du conseil. » .
  
  L'objet essentiel du procès-verbal est de constater les résolutions prises par le conseil et non pas d'en faire un compte-rendu analytique des discussions au conseil, sauf si bien sûr le conseil communal en décidait autrement.
  
  Le Secrétaire communal doit, dans la pratique, négliger toutes les discussions généralement quelconques,
  
  Les conseillers communaux ne peuvent pas exiger de leur propre chef que les motivations de leur vote ou de leur abstention soient mentionnées au procès-verbal. Il en va de même en ce qui concerne leurs interventions respectives.
  
  Toutefois, dans certains cas, il peut être utile de donner une description succincte des discussions menées ou encore de prendre acte de certaines considérations ou interventions importantes. Précisons que, dans ce cas, c'est au conseil communal de décider que mention en sera faite dans le procès-verbal.
  
  C'est pourquoi, l'Union des villes et communes de Wallonie a proposé dans son modèle de règlement d'ordre intérieur la disposition suivante: « les commentaires préalables ou postérieurs aux décisions, ainsi que toute forme de commentaires extérieurs aux décisions, ne seront consignés dans le procès-verbal que sur demande expresse du conseiller qui a émis la considération et qui la dépose sur support écrit, moyennant acceptation du Conseil à la majorité absolue des suffrages. ».
  
  Sur un plan de stricte légalité, cette disposition ne peut être mise en cause.
  
  Quant à l'exigence de l'écrit, la doctrine admet que le Code de la démocratie locale et de la décentralisation ne fait pas obstacle à ce que des membres du conseil communal soumettent à l'assemblée des propositions écrites,
  
  Le conseil communal peut décider d'adopter les interventions des conseillers ne varietur et ordonner qu'elles soient retranscrites telles quelles au procès-verbal de la séance.
  
  A cet égard, certains règlements d'ordre intérieur exigent uniquement le dépôt de l'intervention sur support écrit, d'autres exigent en plus un vote à la majorité absolue des suffrages. Cette exigence supplémentaire est fondée sur l'article L 1122-26, §1er, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation qui prévoit que « les résolutions sont prises à la majorité absolue des suffrages » et ressortit de l'autonomie communale.
  
  Cette exigence pourrait en effet poser quelques difficultés à la minorité si, d'aventure, la majorité du conseil communal devait faire preuve d'un excès de pouvoir, qu'il s'agisse de la rédaction du procès-verbal où des autres règles qui gouvernent le bon déroulement d'un conseil communal, la réglementation se doit d'être appliquée avec bon sens dans un souci de faire régner une saine et équilibrée démocratie au sein du conseil communal.
  
  Néanmoins, comme l'honorable Membre le sait, le but premier du procès-verbal est de constater les décisions, et non d'en faire un compte rendu détaillé de toutes les discussions, auxquelles donnent lieu les questions soumises aux délibérations de l'assemblée.
  
  Une fois le procès-verbal rédigé par le secrétaire communal, tout conseiller a le droit, en vertu de l'article L 1122-16 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, de faire des observations sur la rédaction du procès-verbal pendant la séance suivante du conseil communal. Ces observations seront alors mises au vote. Si elles sont adoptées, le secrétaire est chargé de présenter, séance tenante ou au plus tard à la séance suivante, un nouveau texte conforme à la décision du conseil.
  
  Les principes énoncés ci-avant sont également d'application pour la consignation au procès-verbal des interpellations, communications et questions orales.