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Transmission du courrier destiné aux membres du conseil communal.

  • Session : 2007-2008
  • Année : 2007
  • N° : 84 (2007-2008) 1

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  • Question écrite du 07/12/2007
    • de CHERON Marcel
    • à COURARD Philippe, Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique

    La transmission aux conseillers communaux des courriers qui leur sont envoyés via l'administration communale n'est pas précisément réglée dans le CDLD.

    Qu'il s'agisse d'invitations, de courriers d'associations reconnues ou de fait, ou encore de lettres d'habitant(s) concernant un sujet communal, le collège communal qui reçoit à l'administration des courriers adressés explicitement à l'attention des membres du conseil communal est-il tenu d'en faire parvenir une copie à l'ensemble des membres dudit conseil et, dans l'affirmative, selon quelles modalités ?
  • Réponse du 05/05/2008
    • de COURARD Philippe

    La question posée par l’honorable Membre relative à la transmission du courrier destiné aux membres du Conseil communal a retenu ma meilleure attention.

    Il n’y a aucune obligation de faire parvenir aux conseillers communaux une copie des courriers qui leur sont explicitement adressés à l’administration communale. Par contre, il y a bien une obligation de permettre aux Conseillers communaux de prendre connaissance de tels courriers dont ils sont les destinataires finaux.

    Plusieurs options me paraissent pouvoir être envisagées.

    Une première solution consiste à tenir un registre du courrier communal explicitement adressé aux Conseillers communaux à l’adresse de l’administration. Les modalités de consultation de ce registre seront arrêtées dans le règlement d’ordre intérieur du conseil. Cette consultation permettra d’éviter la multiplication de copies qui peuvent s’avérer parfois inutiles pour certains Conseillers et qui sont coûteuses pour les communes.

    Les communes pourraient aussi scanner les courriers adressés à l’ensemble des conseillers communaux pour les rendre accessibles aux seuls conseillers via un accès sécurisé au site Internet de la commune. De cette manière, les Conseillers disposent d’un accès continu à l’information et ont la faculté d’imprimer les documents qui les intéressent.

    Ces deux premières solutions peuvent évidemment aussi se combiner.

    Enfin, il est toujours possible, ainsi que vous le souligniez, que les communes fassent parvenir d’initiative aux conseillers communaux une copie des courriers qui leur sont adressés explicitement selon des modalités qui seront arrêtées dans le règlement d’ordre intérieur du Conseil. Celles-ci pourraient concerner, notamment, la fréquence des envois ou des dépôts dans les casiers que certaines communes mettent à disposition de leurs mandataires.