Utilisation de cartes Visa au niveau communal, provincial ou intercommunal.
- Session : 2008-2009
- Année : 2009
- N° : 136 (2008-2009) 1
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Question écrite du 03/03/2009
- de TILLIEUX Eliane
- à COURARD Philippe, Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique
Une carte Visa peut être utilisée comme simple moyen de paiement au même titre qu'un particulier utilise sa carte mister-cash pour payer des achats.
Les pouvoirs locaux n'échappent pas à la modernité.
L'achat de certains types de matériel très spécifique (par exemple: des logiciels informatiques, les noms de domaine ou la promotion de certains événements sur Google) n'est possible que via le net; le paiement n'est parfois possible qu'au moyen d'une carte Visa.
Quelle est la position de Monsieur le Ministre à l'égard de l'utilisation par les pouvoirs locaux d'une carte Visa en pareille occurrence, étant entendu que l'on est dans l'hypothèse où le paiement se fait après ordonnancement de la dépense: le prix de l'achat est payé au moyen d'une carte Visa en lieu et place d'une opération de virement ?
Ne pense-t-il pas qu'il serait utile qu'une instruction générale soit diffusée, au travers d'une circulaire, disposant de manière claire et précise ce qui est admis et ce qui ne l'est pas relativement à l'utilisation de cartes Visa par l'administration ?
Réponse du 19/05/2009
- de COURARD Philippe
La question écrite de l'honorable Membre a trait à l'achat de certains types de matériel très spécifique via le net, le paiement n'étant possible qu'au moyen d'une carte Visa.
Pour les Communes, les articles 52 à 65 du RGCC relevant du chapitre III des dépenses et des charges précisent bien que nulle dépense budgétaire ne peut être acquittée qu'après engagement, imputation et ordonnancement par le Collège.
Le paiement électronique fait partie des modes de paiement prévus par le règlement général de la comptabilité communale (articles 32,35,44,50).
Ainsi, sauf cas exceptionnels, le Receveur communal procède aux paiements par voie de virement bancaire, électronique, d'émission de chèques ou de documents bancaires assimilés.
Il n'y a donc pas d'utilité de prévoir une circulaire spécifique pour les paiements par voie électronique, voire pour l'utilisation de la carte Visa.
Par ailleurs, dans la pratique de la vie quotidienne, des provisions pour menues dépenses s'avèrent nécessaires dans le cadre d'activités spécifiques nécessitant de devoir effectuer des dépenses au comptant sans pouvoir respecter le processus habituel d'engagement et d'ordonnancement (ce qui est par exemple le cas de menus achats de dépannage urgent, ...). Aussi, l'article 31 §2 du RGCC prévoit une disposition précise dans ce cadre et édicte de façon restrictive les conditions de son utilisation et les modalités de contrôle.
La circulaire budgétaire pour l'exercice 2009 du 11 septembre 2009 rappelle que l'article 31 §2 du Règlement général de la comptabilité communal organise cette procédure dérogatoire et que l'octroi de provisions pour menues dépenses à des mandataires communaux n'est autorisé en aucun cas.
La circulaire du 14 février 2008, qui interdit l'utilisation de cartes de crédit, précise encore un peu plus l'interprétation de l'article 31 du RGCC et de la circulaire budgétaire. Elle élimine d'emblée la notion d'une formule qui dans sa configuration normale mettrait l'autorité communale devant le fait accompli.
En effet, utilisée dans son cadre normal, la carte de crédit offre un produit qui sort du champ des provisions pour menues dépenses puisque, dans ces conditions, le Receveur serait amené à constater des dépenses (les imputations) qui sont déjà effectuées hors du cadre défini par l'article 31 §2 et précisé par les circulaires précitées. L'utilisation d'une carte de crédit ne peut être admise que si le Conseil communal a décidé d'octroyer une provision de trésorerie à hauteur d'un montant maximum strictement justifié par la nature des opérations à un agent de la commune nommément désigné à cet effet et que si l'utilisation de la carte bancaire rentre dans le cadre défini par le Conseil communal.
Pour les provinces, l'article L2232-3 du Code de la démocratie locale et de la Décentralisation stipule qu'il ne peut être disposé des fonds de la province qu'au moyen de mandats délivrés par le collège provincial mais que des dérogations à ces dispositions existent concernant :
- toutes les dépenses de personnel, quel qu'en soit le montant, ainsi que les dépenses de fonctionnement et les dépenses d'investissement du service extraordinaire ne dépassant pas 50.000 euros, peuvent être payées sur des crédits ouverts conformément à l'article 15, alinéa 1er, 1°, de la loi du 29 octobre 1846 organique de la Cour des comptes ;
- toutes les rémunérations payables de la main à la main, quel qu'en soit le montant, ainsi que les dépenses pour travaux, fournitures et transports qui ne dépassent pas 2.500 euros, peuvent être payées sur avances de fonds délivrées conformément à l'article 15, alinéa 1er, 2°, de la même loi. Ces avances ne peuvent excéder 37.485 euros par comptable. Toutefois, cette limite peut être dépassée jusqu'à concurrence du montant nécessaire pour assurer le paiement des rémunérations de la main à la main.
Cependant, les pièces justificatives des dépenses à régler sur ouverture de crédit ou sur avance de fonds sont, avant le paiement, revêtues de l'approbation du collège provincial ou des autorités et fonctionnaires délégués à ces fins par celui-ci. Aucun mandat ne peut être payé que dans les limites des crédits budgétaires ouverts.
Pour les intercommunales, on relèvera l'article L5311-5 § 2 du Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation qui stipule qu' « Aucun mandataire ne peut être titulaire ou faire usage d'une carte de crédit émanant de la personne morale dans laquelle il exerce un mandat dérivé».
L'usage d'une carte visa de l'intercommunale par des membres de son personnel constitue une des modalités de paiement de frais incombant à l'employeur à côté des avances faites par l'employé(e) puis remboursées par l'employeur et à côté de la provision constituée par l'employeur. Les dépenses du personnel effectuées avec la carte visa de l'intercommunale doivent être justifiées par celui-ci, quant à leur montant et leur objet. Des contrôles internes doivent donc être mis en place au sein de l'intercommunale pour ce faire. De plus, la carte visa de l'intercommunale doit se voir fixer une limite quant au montant maximum qui peut être dépensé.