Contrôle de l'emploi des subventions communales par les associations sans but lucratif.

• Session : 2008-2009
• Année : 2009
• N° : 191 (2008-2009) 1

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• Question écrite du 23/03/2009

  • de FOURNY Dimitri
  • à COURARD Philippe, Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique
  
  Les asbl communales fonctionnent comme toute autre asbl, conformément à la loi du 27 juin 1921. Aucun contrôle de tutelle n'est donc imposé.
  
  Les communes y exercent parfois un contrôle interne via les membres du Conseil d'administration et les administrateurs ou un contrôle externe par le biais d'une tutelle volontaire d'approbation des budgets et des comptes.
  
  La loi du 14 novembre 1983 relative au contrôle de l'octroi et de l'emploi de certaines subventions permet un contrôle supplémentaire dans le chef de la commune.
  
  Ainsi, les personnes morales ou physiques subventionnées directement ou indirectement par une commune doivent utiliser cette subvention aux fins pour lesquelles elle a été octroyée et doit être en mesure de justifier cet emploi.
  
  De même, la personne morale qui a bénéficié d'une subvention supérieure à 1. 250 euros doit, chaque année, transmettre à la commune ses bilans et comptes ainsi qu'un rapport de gestion et de situation financière.
  
  Un règlement transactionnel d'un conflit judiciaire peut-il être considéré comme un subside ? Qu'en est-il de la mise à disposition de personnel par la commune à une asbl ?
  
  Quels sont, précisément, les documents qui doivent être communiqués à la commune ?
  
  Une commune peut-elle, dans ce cadre, demander ces documents pour une période durant laquelle elle n'avait pas de représentant au sein du Conseil d'administration de asbl ?
  
  Les documents doivent être transmis chaque année. Cependant, peuvent-ils être demandés avec effet rétroactif ? Si oui, lorsque la commune s'est abstenue de tout contrôle pendant plus de 5 ans, l'éventuel effet rétroactif peut-il encore jouer ?
  
  Les documents qui doivent être transmis à la commune doivent-ils être transmis d'office ? Il arrive fréquemment que la commune demande elle-même la communication de ce type de documents. Dans ce cas, le point ne doit-il pas être mis à l'ordre du jour du Conseil communal ?

• Réponse du 28/04/2009

  • de COURARD Philippe
  
  La question écrite de l'honorable Membre a retenu ma meilleure attention.
  
  D'abord, j'informe l'honorable Membre que la loi du 14 novembre 1983 relative à l'octroi et au contrôle de certaines subventions est à présent reprise aux articles L3331-1 à L3331-9 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
  
  Je précise, en outre, qu'un règlement transactionnel d'un conflit judiciaire ne constitue pas une subvention au sens de l'article L3331-2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
  
  Une subvention est par définition, octroyée en vue de promouvoir des activités utiles à l'intérêt général. La finalité d'intérêt général est de l'essence même de la notion de subvention. On ne peut, en effet, concevoir qu'une subvention soit allouée par une personne morale de droit public à des fins d'intérêt strictement privé.
  
  Or, dans l'hypothèse d'une transaction judiciaire, le montant est accordé à la partie adverse par la Commune dans le seul intérêt de cette dernière afin de clore le litige, autrement dit, en dehors de toute finalité d'intérêt général.
  
  Concernant la mise à disposition de personnel communal à une association sans but lucratif, il est à noter que le champ d'application ratione materiae des dispositions décrétales est très large, puisqu'il s'étend à toute subvention, quelles qu'en soient la forme ou la dénomination. Ainsi sont aussi bien visées les subventions en espèces - ou subventions directes - que les subventions en nature - ou subventions indirectes, telle la mise à disposition de personnel.
  
  Les documents que les bénéficiaires de subvention doivent communiquer à la commune peuvent se subdiviser en deux catégories.
  
  La première regroupe les documents qui sont expressément énumérés à l'article L3331-5 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Il s'agit des bilans, comptes, rapport de gestion et de la situation financière de l'association. Néanmoins, le bénéficiaire est exonéré de produire pareils documents lorsque la subvention est obligatoirement mise à charge du budget de la Commune par une disposition légale (article 3331-5, § 3). Cette exception vise les dotations aux CPAS, zones de police, services incendies et aux fabriques d'églises. Il en est de même pour les subventions d'un montant inférieur à 1.239, 47 euros, sauf si le Conseil communal en décide autrement, ainsi que pour les subventions dont le montant se situe entre 1.239, 47 euros et 24.789, 35 euros, à condition que le Conseil communal décide d'en dispenser leurs bénéficiaires en tout ou en partie.
  
  La seconde catégorie concerne les pièces justificatives qui sont discrétionnairement déterminées par l'autorité locale et qui doivent expressément figurer dans la délibération d'octroi de la subvention. A ce propos, on peut songer aux statuts de l'association qui permettent de renseigner la commune sur l'objet social de celle-là, à ses budgets, aux factures et notes de frais justifiant les dépenses supportées par l'association. Certaines communes exigent également du demandeur qu'il remplisse un formulaire de demande préétabli.
  
  Une commune est tout à fait en droit de demander ces documents pour une période durant laquelle elle n'avait pas de représentant au sein du conseil d'administration de l'association. Dans ce cas, il ne s'agit pas d'une asbl « communale ». La réglementation relative aux subventions trouve à s'appliquer sans qu'il ne fasse opérer de distinguo entre les asbl « communales» et les autres asbl.
  
  Concernant la demande de documents avec effet rétroactif, il faut noter que celle-ci est inutile, si la réglementation est correctement appliquée. En effet, la réglementation prévoit un contrôle à la demande de la subvention et un contrôle annuel sur la base des documents comptables et financiers, ainsi qu'un contrôle par le biais des autres pièces justificatives exigées du bénéficiaire. Si ces documents sont bien transmis par le bénéficiaire et si la Commune en effectue un contrôle annuel, il n'est nullement besoin pour celle-ci d'adresser une demande rétroactive au bénéficiaire.
  
  Toutefois, l'effet rétroactif peut jouer dans l'hypothèse où le bénéficiaire de la subvention reste en défaut de fournir les justifications (documents comptables et financiers et autres pièces justificatives).
  
  Comme l'article L3331-8 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation interdit l'octroi d'autres subventions dès lors que le bénéficiaire ne produit pas les justifications exigées pour des subventions reçues précédemment, l'autorité locale qui souhaite octroyer une nouvelle subvention pourra exiger avec effet rétroactif lesdites justifications et ce quel que soit le délai qui se soit écoulé.
  
  La commune a l'obligation de formaliser l'octroi de subvention dans une délibération du Conseil communal qui en précise, notamment, les justifications exigées du bénéficiaire et les délais dans lesquels ces justifications doivent être produites. Par conséquent, sur la base de cette délibération, l'association bénéficiaire doit les transmettre d'office selon le délai qui lui est imparti. Lorsque l'administration communale demande elle-même la communication de type de documents, elle se borne à exécuter la délibération déjà adoptée par le Conseil. Aussi le point ne doit-il plus être mis à l'ordre du jour du Conseil communal.