Refus de communication d'un procès-verbal de collège à un conseiller communal.
- Session : 2008-2009
- Année : 2009
- N° : 215 (2008-2009) 1
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Question écrite du 27/04/2009
- de FOURNY Dimitri
- à COURARD Philippe, Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique
Selon l'article L 1122-10 du Code de la démocratie locale, aucun acte, aucune pièce concernant l'administration de la commune ne peut être soustrait à l'examen des membres du conseil. Il s'agit là du droit de regard du conseiller communal sur les documents de la gestion communale. Le conseiller a ainsi le droit et le devoir de s'informer sur toutes les affaires communales.
Une circulaire du 19 janvier 1990 définit la portée de ce droit de regard. Les conseillers ont accès aux actes et pièces d'intérêt communal ou mixte mais ne peuvent avoir accès aux actes ou pièces d'intérêt général.
Le Code précise également que les procès-verbaux du Collège reprennent les objets mis en discussion ainsi que la suite réservée à tous les points pour lesquels le collège n'a pas pris de décision. Enfin, il reproduit clairement toutes les décisions.
Il revient au secrétaire communal de rédiger les procès-verbaux du Collège et d'assurer leur transcription.
En réponse à une question écrite que je lui adressais en février 2007, Monsieur le Ministre affirmait qu'il est de jurisprudence constante que les règles fixées pour l'approbation du procès-verbal du conseil communal valent également pour l'approbation du procès-verbal du Collège.
Ainsi, tout membre du Collège reçoit le procès-verbal avant le jour de la séance. II a la possibilité, en séance, de faire des observations sur la rédaction du procès-verbal. Si ces observations sont adoptées, le secrétaire est chargé de présenter au plus tard à la séance suivante un nouveau texte conforme à la décision du Conseil.
Si la séance s'écoule sans observation, le procès-verbal est considéré comme adopté. Dès ce moment, il peut donc être transcrit ;signé par le Bourgmestre et le secrétaire communal et ensuite communiqué aux conseillers communaux.
Le registre du collège doit pouvoir être consulté par les conseillers tant de la majorité que de l'opposition. Lorsque ce registre comprend à la fois les délibérations du Collège d'intérêt communal et d'intérêt général, les conseillers ont le droit de prendre connaissance des premières mais non des secondes. Le Collège doit alors prendre les mesures nécessaires pour cacher les passages d'intérêt général.
Monsieur le Ministre peut-il nous apporter des précisions quant au moment où les procès-verbaux doivent être considérés comme finalisés et donc pouvant être remis à un conseiller?
Les Collèges sont-ils en droit de reporter ad vitam aeternam l'approbation d'un procès-verbal.
L'approbation peut-elle sans cesse être reportée de collège en collège?
La transcription des procès-verbaux dans les registres communaux est-elle réglementée? De combien de temps dispose Ie secrétaire communal pour transcrire les procès-verbaux adoptés et signés par le Bourgmestre?
A Saint-Hubert, en date du 26 mars 2009, les registres n'avaient plus été mis à jours depuis le 16 octobre 2008 ! Les conseillers communaux étant dès lors privés d'un outil essentiel à leur rôle de contrôle de l'action du collège. La majorité de Saint-Hubert est-elle en ordre? Que peut faire Monsieur le Ministre pour aider cette commune à remédier à cette lacune?
Dans cette même commune, un conseiller s'est vu refuser la communication d'un procès-verbal approuvé en date du 5 mars au motif qu'il n'était pas signé par le secrétaire, ni par le Bourgmestre.
De combien de temps disposent-ils pour cosigner le procès-verbal approuvé ? Peuvent-ils délibérément faire traîner les choses?
De même, à Saint-Hubert toujours, en séance du 12 mars 2009, suite à une plainte d'une conseillère de l'opposition, le collège à confirmé que la communication des procès-verbaux du collège ne sont communicables aux conseillers qu'après qu'ils aient été signés par le bourgmestre et le secrétaire communal. Cependant, dans la même délibération, il considère que même si un procès-verbal a fait l'objet d'une approbation par le collège, notamment quant à la justesse de ce qui y est rapporté, mais moyennant des corrections, il peut encore devoir subir certaines rectifications et/ou un toilettage de forme.
N'y a-t-il pas là erreur? Soit le texte n'appelle pas de commentaire et est de ce fait considéré comme adopté soit il fait l'objet de corrections et doit alors être corrigé sur le champ ou être représenté lors du prochain conseil avant d'être adopté.
Une fois que les membres du collège ont donné leur accord sur le projet de procès-verbal, des corrections sont-elles encore possible? Le bourgmestre ne doit-il pas signer et permettre aux conseillers de jouer leur mission à fond et d'ainsi respecter les principes démocratiques de base?
Réponse du 26/06/2009
- de COURARD Philippe
La question posée par l'honorable Membre relative au refus de communication d'un procès-verbal du Collège à un Conseiller communal a retenu ma meilleure attention.
La question principale est de savoir à partir de quel moment un procès-verbal du Collège peut être transmis à un Conseiller qui le demande.
La procédure relative aux procès-verbaux est la suivante. Suite aux décisions prises par le Collège, le Secrétaire établit un projet de procès-verbal. Celui-ci est soumis à approbation par le Collège. Il est signé par le bourgmestre le secrétaire communal. Une fois signé, le procès-verbal est transcrit dans un registre ad hoc. Le Conseiller peut avoir accès aux décisions à partir du moment où elles peuvent être mises à exécution.
Il est à noter que le caractère exécutoire des décisions contenues dans les procès-verbaux du Collège ne dépend pas de leur approbation.
Approuver un procès-verbal n'implique pas que l'on donne son accord sur le contenu et la portée de ce qui s'y trouve rapporté, mais uniquement que l'on reconnaît que le procès-verbal correspond à la réalité.
Les délibérations du Collège ont pleine valeur juridique dès le moment où elles sont prises. Elles sont donc immédiatement exécutoires sans que l'on doive attendre l'approbation du procès-verbal.
En conclusion, le secrétaire communal ne peut refuser la communication d'un procès verbal de Collège au seul motif que celui-ci n'est pas approuvé ou signé.
Le Code de la démocratie locale et de la décentralisation ne fixe aucun délai pour la rédaction des procès verbaux du Collège par le secrétaire.
Interpellé en 1992, le Ministre de l'Intérieur indiquait que les règles prescrites par la loi communale au sujet du procès-verbal du Conseil communal pouvaient être appliquées par analogie aux procès-verbaux des séances.
Il y a donc lieu de considérer que le projet de procès-verbal doit être rédigé pour la séance qui suit celle de la prise des décisions. autant que faire se peut.
La validité des décisions qui y figurent n'est pas remise en cause, mais la preuve contraire peut, quant au contenu du procès-verbal, être administrée par tout moyen de droit.
Le Code de la démocratie locale et de la décentralisation est muet quant au délai pour l'approbation du procès-verbal des réunions du collège communal. Il est néanmoins généralement admis que les règles fixées pour l'approbation du procès-verbal du Conseil communal (CDLD, article L 1122-16) peuvent être appliquées mutatis mutandis pour l'approbation du procès-verbal des réunions du Collège.
Le projet de procès-verbal du Collège sera donc approuvé lors de la séance suivante du Collège communal.
Pendant le déroulement de cette séance, tout membre a le droit d'émettre des observations sur la rédaction du projet de procès-verbal. Ces observations sont mises au vote: si elles sont adoptées, le Secrétaire communal est chargé de présenter un nouveau texte conforme à la décision du Collège communal, si elles sont rejetées, le procès-verbal est considéré comme adopté et le projet de procès-verbal devient la minute du procès-verbal.
Une fois que les membres du Collège ont donné ·leur accord sur le projet de procès-verbal, des corrections ne sont donc plus possibles.
Lorsque ce dernier est considéré comme adopté, le procès-verbal est signé par le Bourgmestre et le Secrétaire communal, conformément à l'article L 1132-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
Le Code de la démocratie locale et de la décentralisation ne prévoit aucun délai pour la signature du procès-verbal du Collège communal. Il y a lieu de considérer que le délai de signature est ramené à la date de la séance qui suit celle de l'approbation du procès-verbal.
Le procès-verbal signé constitue un acte authentique qui fait pleine foi de son contenu. Il ne peut être mis en cause que par une procédure spécifique, appelée "procédure en inscription de faux".
Le Code de la démocratie locale et de la décentralisation ne prévoit pas non plus de délai pour la transcription sur le registre ad hoc des procès-verbaux du Collège communal. Il est cependant évident que le secrétaire communal est tenu de ne pas tarder inutilement à faire cette transcription lorsque les procès-verbaux sont approuvés (notamment afin d'éviter toute perte ou falsification).