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Les projets spécifiques à destination des entreprises

  • Session : 2009-2010
  • Année : 2010
  • N° : 113 (2009-2010) 1

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  • Question écrite du 06/08/2010
    • de BORSUS Willy
    • à DEMOTTE Rudy, Ministre-Président du Gouvernement wallon

    Le 1er juillet dernier, le Gouvernement adoptait le plan de simplification administrative et d’e-Gouvernement 2010-2014.

    Dans ce contexte, un certain nombre de projets spécifiques à destination des entreprises ont été retenus. Quels sont-ils ? Ces projets sont-ils aujourd’hui aboutis quant à leur définition ? Quelles sont les modalités de mise en œuvre de ceux-ci ?

    Quelles sont les échéances fixées pour l’exécution de ces projets spécifiques ?

    Y en aura-t-il une évaluation ? Si oui, celle-ci sera-t-elle externalisée ?
  • Réponse du 27/08/2010
    • de DEMOTTE Rudy

    L'Honorable membre voudra bien trouver les éléments de réponse suivants.

    EEn février 2010, les Gouvernements wallon et de la Communauté française ont initié un commun plan de grande ampleur le Plan «Ensemble, simplifions» 2010-2014, décliné en six objectifs qui correspondent à la chaîne de simplification:

    - simplifier et améliorer la réglementation;
    - simplifier et harmoniser les processus;
    - dématérialiser les processus;
    - gérer électroniquement les documents administratifs;
    - simplifier et dématérialiser la collecte et le partage de données;
    - améliorer l'information et la communication aux usagers.

    En leur séance du 1er juillet, les Gouvernements, à l'instar de la méthodologie du Plan Marshall 2. vert qui a prouvé toute son efficacité, ont approuvé la méthodologie de mise en oeuvre de chacun des objectifs ainsi que la mise en œuvre pour les projets spécifiques «entreprises», «citoyens», «pouvoirs locaux» et « fonctionnaires ».

    L'ensemble de ces projets seront réalisés d'ici à 2014.

    Ils visent à améliorer, dans la continuité des actions entreprises sous la précédente législature, la vie des citoyens, des entreprises, des pouvoirs locaux, du secteur non marchand et des fonctionnaires eux-mêmes.

    Les entreprises constituent un des principaux publics-cibles visés par le Plan « Ensemble Simplifions ». Il est en effet capital de ne pas les noyer sous les formalités et administratives et de les laisser se concentrer sur leur tâche principale: la création d'activités et d'emploi. A cet égard, une des dynamiques transversales du Plan Marshall 2.Vert est spécifiquement dédiée à la simplification administrative. Plusieurs actions prévues dans le Plan Marshall 2.Vert en termes de simplification administrative sont également reprises dans les projets spécifiques « Ensemble Simplifions» consacrés aux entreprises.

    Les projets de taille à la destination des entreprises sont les suivants.

    1. Simplification des permis unique et d'environnement

    Le permis d'environnement est une des rares procédures wallonnes quasi obligatoires pour un grand nombre d'entreprises.

    Sa simplification est une des demandes criantes des entreprises. En effet, le processus d'obtention de ces permis représente une charge administrative lourde : processus complexe, nombreux intervenants, délais souvent longs, formulaire complexe et pas totalement informatisé ...

    Les entreprises doivent pouvoir consacrer l'essentiel de leur temps à leur activité principale - la production de richesses - et non au remplissage de paperasseries administratives.

    Il s'agit donc de mettre tout en œuvre pour simplifier la réglementation et pour développer une nouvelle procédure qui répond aux exigences suivantes:

    - réduire d'au moins 25% de la charge administrative qu'engendre l'obtention du permis;
    - faciliter la création, le suivi et la gestion d'une demande de permis unique d'environnement;
    - simplifier les prestations internes et les opérations transversales au sein de l'Administration;
    - réduire au minimum les formulaires et les rendre interactifs;
    - partager entre administrations les données déjà transmises par l'entreprise;
    - ...

    L'échéance finale du projet est prévue pour mi-2013.

    2. Simplification des permis d'urbanisme et assimilés

    Les démarches relatives au permis d'urbanisme sont des démarches qui représentent un « temps fort» dans la vie d'un usager (construction, rénovation d'un bien) ou d'une entreprise (création d'une entreprise).

    A ce titre, elles peuvent être perçues comme complexes eu égard aux formalités et au circuit à respecter pour disposer du permis d'urbanisme. En effet, il ressort notamment de l'enquête « Ensemble Simplifions» que les démarches relatives au permis d'urbanisme sont perçues comme « complexes et prioritaires» par les entreprises et par les citoyens. Quant aux acteurs « intermédiaires» (dont les architectes, géomètres, .... ) qui interviennent pour le compte d'un usager dans sa relation avec l'Administration, les démarches relatives à l'aménagement de territoire sont perçues comme facteur de complexité et font partie des démarches à prendre en compte de manière prioritaire à simplifier.

    Par ailleurs, la simplification des démarches liées au permis d'urbanisme doit aussi prendre en compte les aspects complexes liés au circuit et au processus dus à différents acteurs administratifs qui doivent intervenir à différents niveaux de pouvoirs (Wallonie, communes, ... ) et à différents avis à requérir à ce sujet. La complexité de ces aspects présente des contraintes qui ne facilitent parfois pas le travail des acteurs de l'Administration en vue de pouvoir assurer une simplification des démarches des usagers.

    Ce projet s'inscrit pleinement dans le contexte de la Déclaration de Politique Régionale : «Simplifier et rendre plus lisibles et praticables les procédures en matière d'urbanisme, notamment lors de l'évaluation du CWATUPE. Organiser une évaluation du CWATUPE en début de législature pour satisfaire cet objectif ».

    Il s'agira de :

    - permettre aux usagers (entreprises, citoyens, architectes, .... ) de déposer un permis d'urbanisme plus facilement car les procédures et les circuits sont optimisés et parce qu'ils disposent d'une information claire;
    - permettre à ces usagers de suivre l'état du traitement relatif au suivi de leur permis;
    - permettre aux fonctionnaires régionaux et communaux d'accroître l'efficacité et le traitement des permis grâce à une optimisation et à une simplification des démarches à leur niveau.

    L'échéance finale du projet est prévue pour 2014.

    3. Améliorer l'information aux entreprises

    Dans le cadre de la transposition de la Directive « Service» et du positionnement des guichets d'entreprises comme guichets uniques, c'est-à-dire le point de contact privilégié pour les entreprises dans leurs relations avec les pouvoirs publics, il est vite apparu que la mise à disposition par les pouvoirs publics d'une information centralisée, précise et à jour à destination des entreprises devenait un enjeu dans les relations futures à construire entre les entreprises, les guichets uniques et l'administration.

    Une première réalisation consistera à rassembler au départ du portail des entreprises, dont le marché vient d'être publié et dont l'attribution du marché est normalement prévue dans le dernier trimestre 2010, les informations relatives aux obligations auxquelles les entreprises sont soumises en Wallonie, ainsi que les éléments essentiels relatifs aux incitants disponibles.

    Parachever la mise à disposition de l'information la plus large possible aux entreprises, (Actualisation simultanée de l'ensemble des sites et portails à destination des entreprises (portail entreprises, site Plan Marshall, portail des marchés publics, etc.» est en soi le résultat idéal en matière de relations entreprises - pouvoirs publics.

    Le but étant que l'information disponible pour les entreprises soit claire, lisible, exhaustive et adaptée aux différents types d'entreprise. L'information est gérée de manière professionnelle, partagée entre les services au contact des entreprises et diffusée de manière optimisée et cohérente via différents canaux (téléphone, web, brochure papier, guichet physique).

    4. Cadastre des subsides aux entreprises

    Le projet vise à ce que les entreprises disposent d'un outil Web simple et ergonomique qui leur offre une vue exhaustive des subventions offertes par la Wallonie. Elles peuvent facilement connaître les types d'aides qu'elles peuvent obtenir en fonction de leurs besoins. Ces aides sont présentées par thème, ce qui permet aux entreprises d'avoir une vue plus harmonieuse des subventions qu'elles peuvent obtenir. Outre le fait de disposer de la liste des subventions proposées par la Région wallonne, les entreprises disposent aussi des renseignements utiles et des critères à remplir pour en bénéficier ainsi qu'une présentation claire et cohérente de la manière d'y souscrire.

    5. Harmonisation des processus et dématérialisation

    Les entreprises accèdent via le portail des marchés publics à l'ensemble des informations et documents liés aux marchés publics et peuvent soumettre électroniquement leurs offres. Elles peuvent aussi suivre l'état d'avancement de celles-ci.

    Les administrations suivent un processus harmonisé et optimisé pour la gestion interne des marchés publics. Elles disposent d'outils informatiques qui leur permettent notamment de générer les documents requis aux divers stades du processus (cahier des charges, avis de marché, rapport d'attribution, décision motivée ... ), de gérer électroniquement le processus et de transmettre électroniquement les documents aux acteurs concernés.

    Comme énoncé ci-dessus, il s'agit d'une part, d'harmoniser et de dématérialiser les démarches relatives aux marchés publics en interne à l'Administration, et d'autre part, d'offrir aux entreprises la possibilité de réaliser des démarches simplifiées, de disposer d'une information claire et cohérente. Ceci passe notamment par:

    - toutes les entités du SPW doivent utiliser d'une manière standardisée l'ensemble des outils informatiques existant (rédaction CSC, avis de marchés, publication, réception des offres, sélection et attribution, notification, exécution, ... ) ;
    la totalité du processus marché public doit être est analysée, décrite et informatisée;
    - l'ensemble des applications existantes ou qui seront implémentées au SPW doivent être d'un accès aisé et coordonné. Chacune doit apparaitre comme une partie d'un tout (conditions d'accès unique, pas d'encodages navigation fluide, ... ) ;
    - une standardisation de l'ensemble des documents relatifs aux marchés publics est opérée dans la perspective d'harmonisation.

    L'administration est ainsi outillée pour répondre à ses missions et les entreprises disposent de toute l'information utile pour pouvoir soumissionner; elles gèrent leurs offres et peuvent disposer d'un suivi de leur marché via une espace personnel. Elles accèdent informatiquement aux informations les concernant issues des applications.

    6. Réalisation d'un facturier d'entrée

    Le « Facturier », étape particulière du flux des dossiers comptables, permet:

    - par l'introduction des factures et créances dès leur réception dans les services de la Région, d'anticiper l'enregistrement de certaines données constitutives d'une pré-demande de paiement et de suivre l'évolution d'un dossier de paiement, depuis l'introduction de la facture y relative dans le « Facturier », jusqu'à son exécution par l'Organisme Financier;
    - d'assurer le suivi global des factures et créances et d'établir des statistiques de délais de traitement des créances/factures à la phase de leur réception, soit bien en amont de leur mise en liquidation.

    Grâce à cet outil, les administrations peuvent suivre l'état du traitement des factures qui les concernent, au sein de leur service, ou comme déjà maintenant au sein des services comptables, et identifier les éventuels points de blocage ou d'optimisation du processus en interne. Elles peuvent en conséquence également mieux renseigner les bénéficiaires-fournisseurs quant au traitement de leurs factures (délais, paiement, acceptation, ... ).

    Comme évoqué ci-dessus, l'objectif poursuivi est double.

    - d'une part, les administrations, grâce à l'outil Facturier, peuvent suivre l'état du traitement des factures qui les concernent, au sein de leur service ou comme déjà maintenant au sein des services comptables, et identifier les éventuels points de blocage ou d'optimisation du processus en interne. Elles peuvent en conséquence mieux renseigner les bénéficiaires et fournisseurs quant au traitement de leurs factures (délais, paiement, acceptation, ... );

    - d'autre part, les statistiques de délais de traitement des créances/factures peuvent être établies à la phase de leur réception, soit bien en amont de leur mise en liquidation.

    A ce titre, le « Facturier» peut être considéré comme un outil d'information et de gestion basé sur l'enregistrement dans la comptabilité de données jusqu'ici statistiquement inaccessibles, comme par exemple: la date d'émission de la facture, la date de réception de la facture à l'administration, le(s) Iien(s) entre une ou plusieurs facture(s) et un ou plusieurs dossier(s) comptable(s), ...

    Par ailleurs, un historique sera enregistré en base de données afin de permettre aux utilisateurs autorisés de visionner, à tout moment, l'état initial d'une facture introduite dans le « Facturier», de même que son état avant toute modification qui y aurait été apportée. Il est donc possible, d'une part, de pouvoir reconstituer la facture d'origine, telle qu'elle a été introduite dans le « Facturier», et d'autre part de pouvoir retrouver toutes les adaptations qui ont eu lieu, avec, pour chacune d'entre elles, la date de la modification ainsi que le nom de l'utilisateur qui a enregistré cette modification.

    Echéance finale pour fin 2011.

    7. Traitement intégré des incitants financiers

    Le traitement intégré des incitants financiers à l'exportation est un des volets du programme d'intégration informatique géré au sein de l'AWEx.

    Les incitants financiers constituent le type de services le plus important de l'AWEx, en termes de nombre de dossiers, lequel est en croissance quasi ininterrompue depuis plus de 10 ans. Les différents mécanismes accessibles au titre de ces incitants couvrent la totalité de la démarche exportatrice. Ils sont donc des stimulants essentiels pour les entreprises, aguerries ou non à l'exportation. La modernisation de leur mode de traitement, qui doit être plus simple, plus rapide et plus transparent, est donc un enjeu de taille pour l'AWEx, en termes d'efficacité et de visibilité à l'égard de ses clients, que sont les entreprises.

    Ce projet implique une simplification importante des démarches à l'égard des entreprises engagées dans le domaine de l'exportation. C'est à ce titre que le projet s'inscrit pleinement au sein du plan « Ensemble Simplifions ».

    Il s'agit de :

    - de faciliter la compréhension des entreprises par l'uniformisation des processus divers (propres à chaque incitant) en un processus unique (simplification administrative);
    - de réduire la charge administrative interne (en termes de temps comme de volume) et améliorer la centralisation des données par la création d'un outil de traitement informatisé susceptible de gérer les demandes dès leur arrivée par formulaire électronique au sein de l'AWEx, jusqu'à leur liquidation financière, ce qui suppose une intégration totale avec la base de données d'entreprises centrale (stade d'éligibilité) et partielle avec le système comptable (stade de la recevabilité et de la liquidation);
    - dans cette même logique, le système prévoit une génération automatique ou semi-automatique de modèles documentaires, activables à chaque stade du processus de gestion;
    - améliorer la traçabilité interne par un principe de gestion en workflow, partielle dans un premier temps, mais ouvert sur l'avenir;
    - autoriser la transparence au profit de l'usager (entreprises) sur l'état d'avancement de ses dossiers (accès au dernier stade de traitement en cours et à la pièce administrative afférente);
    - disposer d'un suivi précis, complet et en temps réel par la génération de différents types de reportings préprogrammés.

    Echéance finale mi 2010.

    8. Interface physique de type « helpdesk» entre l'administration et les entreprises

    Dans le cadre de la transposition de la Directive «Service», et du positionnement des guichets d'entreprises comme guichets uniques, c'est-à-dire le point de contact privilégié pour les entreprises dans leurs relations avec les pouvoirs publics, il est vite apparu que la mise à disposition par les pouvoirs publics d'une information centralisée, précise et à jour à destination des entreprises devenait un enjeu dans les relations futures à construire entre les entreprises, les guichets uniques et l'administration.

    Dans les relations à définir avec les administrations, un protocole d'accord à la discussion prévoyait l'organisation d'un helpdesk pour soutenir les guichets uniques. Plutôt que de développer une interface physique au seul profit des guichets d'entreprises (guichets unique), il y a beaucoup plus de sens à développer un guichet physique pour valoriser le rôle d'information des services publics au bénéfice des entreprises.

    Ce projet propose de déterminer dans les administrations en relations avec les entreprises le rôle d'un fonctionnaire d'information qui serait référence sur le site portail des entreprises et répondrait aux sollicitations des entreprises, des guichets uniques et des administrations.

    Via le portail des entreprises, les entreprises peuvent donc contacter un helpdesk susceptible de leur donner une aide de première ligne dans des domaines très spécifiques (aménagement du territoire, environnement, recherche, aides à l'expansion économique).

    Parallèlement, cet interface est aussi le point de contact des guichets d'entreprise dans le cadre de la directive services pour faciliter les démarches entre les guichets et l'administration wallonne.

    9. Prise en compte de la dimension Simplification administrative dans l'Alliance Emploi-Environnement

    L'objectif est que l'Alliance Emploi-Environnement, qui vise un bénéfice économique et environnemental, prenne en compte les principes de simplification administrative dans l'ensemble de ses composantes et ne génère pas de charges administratives supplémentaires pour les entreprises. Dans le plan pluriannuel, la simplification administrative est prise en compte chaque fois et partout où c'est pertinent.

    10. Harmonisation des comptabilités agricoles

    Il existe en Wallonie une trentaine de sociétés publiques ou privées qui établissent des comptabilités de gestion pour les agriculteurs. A l'inverse des comptabilités fiscales, il n'y a pas de canevas légal pour les comptabilités de gestion. Chaque centre de gestion a développé des méthodes d'analyses et des définitions de termes qui lui sont propres.

    Pour analyser la rentabilité des exploitations agricoles du point de vue technicoéconomique, l'administration, ainsi que d'autres acteurs sont ralentis dans leurs travaux car ils doivent à chaque fois s'adapter au vocabulaire de chaque centre de gestion.

    De plus, les agriculteurs lorsqu'ils assistent à des séances d'informations sont souvent désorientés, les résultats présentés sont souvent construits sur des bases différentes de celles de leur centre de gestion.

    Les comptabilités de gestion en agriculture servent aussi à analyser l'impact des politiques agricoles et environnementales actuelles ou futures sur le revenu des agriculteurs ou d'un secteur.

    Le projet vise à ce que les systèmes comptables propres au secteur agricole soient harmonisés pour permettre des comparaisons entre eux et des analyses ciblées. Le traitement des dossiers par les services de l'administration s'effectue d'une manière simplifiée et lisible, notamment pour ce qui concerne les éléments spécifiques aux éléments comptables et à l'expression des résultats.

    Il vise également la création d'une banque de données reprenant un nombre suffisamment représentatif de comptabilités de gestion afin d'optimiser la couverture actuelle des données technico-économiques du secteur agricole.

    Il s'agit donc :

    - d'établir des définitions communes de concepts comptables permettant à tous les acteurs en la matière de se comprendre sans ambiguïté;
    - d'établir progressivement des règles de comptabilisation commune à tous les centres de gestion ;
    - de créer une base de données contenant des données technico-économiques agrégées en quantité et en qualité identique, pour améliorer l'efficacité de l'existant et permettre de mener à bien les missions de l'administration.

    Échéance finale pour juin 2011.

    Une évaluation complète et globale du plan (objectifs un à six et projets spécifiques) sera effectuée au terme de la législature avec la collaboration de l'IWEPS en vue de mesurer les résultats obtenus. L'IWEPS fera une proposition méthodologique en conséquence que je soumettrai au Gouvernement wallon pour courant du mois de septembre 2010.