L'expérience pilote en matière d'archives communales

• Session : 2010-2011
• Année : 2011
• N° : 505 (2010-2011) 1

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• Question écrite du 14/06/2011

  • de BERTOUILLE Chantal
  • à FURLAN Paul, Ministre des Pouvoirs locaux et de la Ville
  
  Tout comme Monsieur le Ministre, nous sommes tous convaincus de l’importance de pouvoir conserver une trace des archives communales. Hélas, comme le sait également Monsieur le Ministre, la conservation de ces archives ne constitue pas nécessairement l’une des priorités de financement des communes.
  
  C’est pourquoi une expérience pilote a vu le jour à Arlon, en collaboration avec 16 communes, en vue de permettre la mise en place d’un système de conservation desdites archives.
  
  Ce projet pilote a été lancé au mois d’avril 2010. Après un an de fonctionnement, quel bilan Monsieur le Ministre peut-il tirer de cette expérience pilote ? Le résultat est-il positif ou nécessitera-t-il certains ajustements ?
  
  Monsieur le Ministre envisage-t-il de pérenniser cette expérience pilote, voire de l’étendre à d’autres communes ?
  
  D’autres pistes ont-elles été envisagées dans le cadre de la mise en place de moyens en vue de permettre aux communes la conservation optimale de leurs archives ?

• Réponse du 15/07/2011

  • de FURLAN Paul
  
  Le projet pilote actuellement en cours dans le Luxembourg est une initiative et un projet des Archives de l'Etat ( Etablissement scientifique fédéral ), à la demande expresse de mandataires locaux et de secrétaires communaux.
  
  Conscient de l'importance que revêt le patrimoine communal archivistique, j'ai tenu à soutenir ce projet pilote en octroyant une subvention destinée à couvrir les frais liés à son financement par la prise en charge d'une partie des frais en personnel.
  
  J'en viens ainsi aux interrogations.
  
  Quel est le bilan de cette expérience ?
  Bien que toujours en cours, les résultats peuvent déjà être considérés comme positifs à de nombreux égards :
  - les passifs en matière d'archives ont pu être résorbés (ou sont sur le point de l'être) dans neuf communes et le travail sera poursuivi dans les autres communes;
  - certaines communes ont choisi de confier, par contrat de dépôt, une partie de leurs archives antérieures à 1976 aux Archives de l'Etat à Arlon, ce qui représente un important gain de place;
  - en outre, de cette manière, les collèges communaux se libèrent d'une partie de leurs obligations mais surtout permettent la sauvegarde et la valorisation de leur patrimoine archivistique (consultation par exemple desdites archives par des départements universitaires);
  - le projet permet de créer des synergies entre institutions complémentaires telles que les Archives de l'Etat, les communes, les provinces et les CPAS ;
  - le pari de la qualification porte ses fruits: les archivistes «volants» qualifiés sont généralement bien accueillis et aidés dans les administrations communales;
  - la manipulation des archives, qui peut s'avérer confidentielle, reste ainsi exercée par des fonctionnaires publics;
  - la sensibilisation du personnel communal, sa formation et la diffusion des bonnes pratiques par les archivistes volants est une priorité dont l'objectif est de parvenir à une gestion plus dynamique des flux documentaires et à responsabiliser l'ensemble des intervenants.
  
  Le projet est autonome financièrement parlant.
  
  En effet, le prix coûtant des archivistes volants est pris en charge par les administrations locales bénéficiaires.
  
  Cette prise en charge permettant par ailleurs de responsabiliser les communes en la matière.
  
  Face à cette réussite, eu égard à la demande de la part des communes luxembourgeoises et au soutien de l'administration provinciale du Luxembourg, les Archives de l'Etat vont maintenir ce projet au Luxembourg.
  
  En revanche, la pérennisation du projet ou l'extension à d'autres communes ne pourrait se réaliser qu'après un examen encore plus approfondi de l'expérience pilote et nécessiterait plus que certainement des ajustements.
  
  Concernant les autres pistes possibles en matière de conservation des archives, les Archives de l'Etat ont établi un premier contact avec le Conseil régional de formation en vue d'intégrer un module relatif à la gestion des flux documentaires au sein du programme en sciences administratives à destination des employés administratifs des communes et provinces.
  
  Une collaboration devrait être établie entre la DGO5 et les Archives de l'Etat concernant les marchés publics relatifs à la gestion des flux documentaires passés par les communes (avec, par exemple, l'établissement de modèles de cahiers des charges).
  
  Les Archives de l'Etat sont également en contact avec l'Union des Villes et Communes de Wallonie.
  
  Enfin, le projet eTutelle pourra, à terme, jouer un rôle dans la problématique de la conservation des archives.