Mandataires locaux - Utilisation de la correspondance dans le cadre des affaires d’intérêt général.
- Session : 2002-2003
- Année : 2003
- N° : 21 (2002-2003) 1
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Question écrite du 24/01/2003
- de BERTOUILLE Chantal
- à MICHEL Charles, Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique
Il est fréquent que les mandataires locaux (conseillers, échevins, bourgmestre) s'adressent directement aux Ministres lorsqu'ils sont confrontés à un problème.
Ces courriers sont de trois types:
- comme tout citoyen, le mandataire s'adresse au Ministre dans le cadre d'une affaire personnelle et à titre strictement privé;
- confronté à un problème spécifique lié à l'exercice de son mandat, il écrit et demande une réponse en sa qualité de mandataire public;
- quelquefois, un bourgmestre ou un échevin peut également interpeller le Ministre au nom de la commune.
La correspondance entretenue dans le cadre de l'exercice de son mandat ou au nom de la commune est parfois distribuée à chacun des membres du conseil et/ou du collège. Elle pourra ainsi servir à alimenter le débat.
Qu'en est-il de la correspondance privée ? Il n'est pas toujours aisé de faire la distinction entre les affaires publiques et le privé dans une lettre.
Un élu peut-il utiliser du courrier à caractère privé échangé avec une autorité et un Ministre pour justifier une décision ? De la sorte, cette correspondance perdra-t-elle son caractère privé et secret pour devenir publique ? Le mandataire qui a reçu ce courrier a-t-il l'obligation d'en divulguer le contenu ? En cas de refus, les autres mandataires peuvent-ils exiger de recevoir un exemplaire de ce courrier ?
Réponse du 17/02/2003
- de MICHEL Charles
La question posée par l'honorable Membre a retenu ma meilleure attention.
Je tiens tout d'abord à rappeler qu'aux termes de l'article 109 de la Nouvelle loi communale, la correspondance de la commune est signée par le bourgmestre et contresignée par le secrétaire communal.
Les échevins n'ont donc aucune qualité pour signer une pièce communale, hormis le cas où ils remplacent le bourgmestre. L'article 110 de la Nouvelle loi communale permet en effet au bourgmestre de déléguer par écrit la signature de certains documents à un ou plusieurs membres du collège des bourgmestre et échevins. La mention de la délégation doit précéder la signature, le nom et la qualité de l'échevin titulaire de la délégation.
De la même façon, l'article 111 de la Nouvelle loi communale prévoit que le collège des bourgmestre et échevins peut autoriser le secrétaire communal à déléguer le contreseing de certains documents à un ou plusieurs fonctionnaires communaux.
Toute correspondance adressée par la commune dans ce contexte constitue, à l'évidence, une pièce concernant l'administration au sens de l'article 84 de la Nouvelle loi communale. Il en va évidemment de même de la réponse qui est donnée par son destinataire, sauf les exceptions établies par des législations spécifiques, à l'instar des lois et décrets sur l'accès aux documents administratifs.
Par contre, lorsqu'un élu s'adresse, à titre personnel, c'est-à-dire sans engager l'autorité communale, à une autorité ou à un Ministre, l'échange de correspondance relève du secret des lettres et de la vie privée.
Le fait qu'un élu fasse part d'un courrier lui adressé par une autorité ou un Ministre dans ce cadre privé, ne suffit pas à contraindre l'élu à le diffuser, encore aurait-il trait à une décision communale passée ou à venir.