La pérennisation et l'extension du projet luxembourgeois quant à la conservation des archives communales
- Session : 2011-2012
- Année : 2011
- N° : 80 (2011-2012) 1
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Question écrite du 18/11/2011
- de BERTOUILLE Chantal
- à FURLAN Paul, Ministre des Pouvoirs locaux et de la Ville
En collaboration avec les Archives de l’Etat, plusieurs communes wallonnes de la province de Luxembourg ont mené une expérience pilote en matière de conservation et de préservation des archives communales. Ce projet pilote avait été soutenu financièrement, par la prise en charge d’une partie des frais de personnel, par la Région wallonne.
Le bilan de cette expérience pilote s’est avéré extrêmement positif.
Au mois de juillet, Monsieur le Ministre me confirmait tout son intérêt à tenter de pérenniser cette expérience et d’étendre celle-ci à d’autres communes. Un examen en profondeur de l’expérience pilote devait donc être réalisé. L’analyse de cette expérience pilote a-t-elle été réalisée ? Quels sont les ajustements qui sont proposés ? Quand une extension de cette expérience est-elle prévue ? Quelles seront les communes concernées ?
Des contacts ont également été pris par les Archives de l’Etat avec le Conseil régional de formation en vue d’intégrer un module de gestion des flux documentaires au sein du programme des sciences administratives à destination des employés administratifs des communes et des provinces. Que ressort-il de ces contacts ? Une formation spécifique relative à la gestion des archives a-t-elle été intégrée au programme de formation ?
Des contacts ont-ils été pris entre la DGO5 et les Archives de l’Etat concernant les marchés publics relatifs à la gestion des flux documentaires passés par les communes ?
Enfin, quelle est la position de l’Union des villes et communes en la matière ? Quelles sont ses demandes ?
Réponse du 19/01/2012
- de FURLAN Paul
En juillet dernier, l'honorable membre m'interrogeait déjà sur la problématique de la conservation des archives communales et plus particulièrement sur l’expérience pilote dans le Luxembourg.
En tant que municipaliste, je sais les problèmes auxquels les administrations locales sont confrontées pour gérer une masse toujours plus importante de dossiers, dossiers dont la complexité (et donc le volume) s’accroît.
Je suis donc conscient de l’importance que revêt le patrimoine communal archivistique, j'avais d’ailleurs fait savoir que j’avais tenu à soutenir ce projet pilote en octroyant une subvention destinée à couvrir les frais liés à son financement par la prise en charge d’une partie des frais en personnel.
Pour nombre de sous-questions posées par l'honorable membre, je ne peux que renvoyer à ma réponse écrite du 15 juillet dernier. En effet, vu la complexité du dossier et la multiplicité des interlocuteurs (niveaux fédéral, régional et communal), le dossier est en cours d’examen.
Pour ce qui est de l’expérience-pilote aux Archives de l’Etat à Arlon, elle répond manifestement à une réelle demande des communes puisque celles-ci prennent en charge les coûts des salaires des archivistes « itinérants » mis à leur disposition. C’est donc que le service répond directement à leurs besoins. En outre, par sa décision du 30 septembre dernier, le Collège provincial s’est joint à la dynamique en décidant, pour les communes luxembourgeoises intéressées (respect de l’autonomie communale), d’intervenir financièrement, dans les frais liés à l’intervention des archivistes « itinérants » engagés et encadrés par les archives de l’Etat. L’ensemble des communes du Luxembourg peuvent désormais faire appel à ce service. Pour ce qui est de l’aspect de valorisation du patrimoine archivistique des administrations locales luxembourgeoises, les premiers inventaires d’archives ont été publiés et sont en cours de publication par les soins des Archives de l’Etat. Ces inventaires permettront aux passionnés d’histoire locale et autres chercheurs universitaires d’accéder aux documents, que ce soit aux Archives de l’Etat à Arlon (à ce jour, pour les communes de Neufchâteau, Saint-Léger, Virton, Messancy, Tintigny, Habay, Florenville, Paliseul et Herbeumont), ou au sein même des communes (comme à Bastogne et Attert). Dans la perspective des commémorations à venir de la Première Guerre Mondiale, cet aspect me semble primordial.
Qu’en est-il de l’extension du projet-pilote dans les autres provinces en Wallonie ? Ne pourrait-on imaginer que des communes, confrontées à la problématique de la gestion de leurs flux documentaires, s’assemblent en vue de bénéficier provisoirement d’un archiviste par exemple chargé de former le personnel communal et de mettre en place des solutions structurelles ? Dans un tel cadre, l’intervention de la Wallonie ne serait d’ailleurs pas nécessaire. Ici, la difficulté se pose dans les moyens humains des Archives de l’Etat. Pour rappel, la mission légale de cet établissement scientifique fédéral consiste à surveiller et à conseiller les administrations locales (missions d’appui) et, le cas échéant, d’accueillir en dépôt leurs archives (à condition que le dépôt s’accompagne d’un inventaire des documents). Les Archives de l’Etat à Mons, Tournai (couvrant la province du Hainaut), Liège, Namur et Louvain-la-Neuve ne peuvent dégager les moyens humains nécessaires pour superviser et faire vivre de tels projets.
Les archives de l’Etat sont demandeurs de collaborations avec les services de la Wallonie compétents en matière de tutelle sur les marchés publics (pour les clauses administratives des cahiers spéciaux des charges dans le cadre de futurs marchés publics relatifs à la gestion des flux documentaires), en matière de simplification administrative, de dématérialisation des documents, de définition de délais d’utilité administrative et/ou juridique (en vue de la rédaction d’un tableau de tri pour les communes, sur le modèle de ce qui a déjà été réalisé pour les CPAS), etc. Une étroite collaboration entre niveaux de pouvoirs est donc indispensable sur ces questions.
En ce qui concerne les contacts entre les archives de l’Etat et le Conseil régional de la formation, des propositions ont été faites par les archives de l’Etat devant la commission ad hoc pour intégrer un module relatif à la gestion des flux documentaires dans la formation en Sciences administratives. Aucune décision en la matière n’a encore été prise par ladite commission, dont les travaux actuels visent à refondre le programme de formation en sciences administratives. Mais bien entendu, au-delà de la réflexion en cours au Conseil régional de la formation, rien n’empêche les administrations locales intéressées de faire remonter leurs besoins à leur Institut provincial de formation, qui sans attendre peut mettre en place une formation spécifique.
J’ignore la position de l’Union des Villes et Communes en la matière, que j'invite l'honorable membre à solliciter.