Les communes sous "e tutelle"
- Session : 2011-2012
- Année : 2011
- N° : 92 (2011-2012) 1
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Question écrite du 23/11/2011
- de CRUCKE Jean-Luc
- à FURLAN Paul, Ministre des Pouvoirs locaux et de la Ville
La phase de test de cette e-tutelle (16 communes volontaires) est terminée.
Quelles sont les conclusions de cette phase de tes t? Les autres communes peuvent-elles utiliser ce procédé ? Comment devront-elles s'y prendre? A partir de quand ? Un logiciel spécifique doit-il être installé ? Si oui, comment et quel en est le coût ?
Concrètement, quels sont les avantages et les inconvénients d'un tel système ?
Les autres pouvoirs locaux pourront-ils en bénéficier également ? Quand?
Réponse du 29/02/2012
- de FURLAN Paul
e-tutelle concerne les actes de tutelle administrative à transmission obligatoire pour la tutelle spéciale d’approbation et la tutelle générale d’annulation et ce, indifféremment pour toutes les matières : tutelle financière, marchés publics, législation organique ou encore fonction publique.
Quels sont les avantages d’e-tutelle ?
« e-tutelle » va permettre aux pouvoirs locaux :
- de transmettre leurs délibérations via le web en s’identifiant au moyen d’une carte d’identité électronique, mais aussi
- d’accéder facilement et rapidement à des informations sur les procédures de tutelle et à des modèles de pièces justificatives.
-Mais au-delà de ça, n’oublions la traçabilité électronique, c’est-à-dire, la capacité, pour les communes, de suivre en direct, pas à pas, l’avancement de leur dossier ainsi que le timing de la décision de la tutelle.
Cette démarche s’intègre parfaitement dans le souhait de la Wallonie et de son gouvernement de simplifier l’ensemble des processus administratifs.
Pour que l'honorable membre puisse se faire une petite idée du contexte dans lequel s’inscrit ce besoin de simplification, je me baserai sur 1 ou 2 chiffres révélateurs :
Si l’on prend en compte à la fois les communes, les provinces et les intercommunales, ce sont près de 14 000 actes qui sont soumis à la tutelle administrative obligatoire, soit un coût de quelques 2 millions d’euros pour les pouvoirs locaux.
En plus d’alléger la charge administrative actuelle, l’utilisation « d’e-tutelle » permettrait :
- de revoir ce coût à la baisse d’environ 50 % pour les communes, mais aussi
- de réaliser un gain de temps énorme, que ce soit en matière de décision ou de transmission. (Ou en limitant les allers retours de dossiers incomplets).
La phase de test du dispositif est à présent terminée.
1° Quels en sont les principaux constats :
- la plate-forme de transmission électronique fonctionne correctement (création des accès, transmission des actes à l’aide de la carte d’identité électronique,…);
- l’appropriation de l’outil par les communes est facilitée par un accès simple et intuitif mais aussi par la possibilité de retrouver facilement un acte en cours d’édition ou transmis;
- l’organisation interne à mettre en œuvre pour passer d’une transmission papier à une transmission électronique nécessite une réflexion interne à la commune ; Nous avons pu tirer des enseignements sur la façon d’accompagner par étapes les communes dans la mise en œuvre fonctionnelle nécessaire à une utilisation optimale du dispositif ;
- le projet doit être porté par une équipe au sein de la commune ; comme il ne s’agit pas simplement d’un projet informatique, les différentes composantes de l’administration doivent être impliquées pour que le projet soit une réussite, nous sensibiliserons les communes à cette dimension ;
2° Qui peut utiliser e-tutelle :
Toutes les communes qui le souhaitent pourront entrer dans le dispositif e-tutelle dès l’entrée en vigueur de l’arrêté du Gouvernement wallon qui institue la transmission des actes de tutelle administrative par la voie électronique, c’est-à-dire, dès le premier janvier 2012.
Les communes seront invitées à des séances d’information dans chacune des provinces wallonnes dès le début de l’année 2012.
L’année 2012 sera consacrée à une ouverture progressive aux communes, sur base volontaire avec un accompagnement renforcé pour que, d’ici 2014, une commune sur deux ait intégré e-tutelle à son processus de travail.
3°Comment utiliser e-tutelle :
Aucun logiciel spécifique ne doit être installé dans la commune pour pouvoir utiliser e-tutelle. La plate-forme de transmission électronique e-tutelle est accessible sur internet, de partout. Il nécessite seulement l’installation d’un scanner pour numériser les délibérations et un lecteur de carte d’identité électronique pour authentifier la transmission des dossiers à l’autorité de tutelle.
Pour entrer dans le dispositif, la commune signe un formulaire d’adhésion, et une charte d’engagement mutuel au travers de laquelle elle s’engage à transmettre par e-tutelle l’ensemble de ces actes de tutelle
Au démarrage d’e-tutelle, les communes sont tenues de répartir les rôles des différents agents qui utiliseront e-tutelle. En effet, e-tutelle a été pensé pour préserver l'autonomie organisationnelle des communes.
Il est donc possible de recréer dans e-tutelle différents rôles-type alignés sur les responsabilités que l’on rencontre dans la vie communale :
- le rôle de secrétaire communal ;
- le rôle de gestionnaire local de sécurité ;
- le rôle d’agent traitant communal.
Le projet e-tutelle ne se résume pas un projet informatique, il s’agit d’un projet porteur de conduite de changement, tant du côté des pouvoirs locaux que du côté de l’autorité de tutelle et de son administration. L’implication de chacun est donc une clé de la réussite du projet.
4° L’ouverture du procédé aux autres pouvoirs locaux :
Il est d’ores et déjà prévu d’élargir l’utilisation du dispositif aux provinces et intercommunales (d’ici septembre 2012). Aux régies communales et provinciales, CPAS et associations de projet (vers 2013, 2014).
Et qui sait, à plus long terme, associer un caractère obligatoire à la transmission électronique des actes qui relèvent de la tutelle obligatoire. Ce cas de figure permettrait d’optimaliser l’investissement et les efforts fournis, autant par les communes que par l’administration et par là, d’atteindre parfaitement l’objectif premier à l’origine de la mise en place d’e-tutelle : simplification et harmonisation.