Le développement d'un outil de gestion de documents par l'intercommunale IMIO
- Session : 2012-2013
- Année : 2013
- N° : 230 (2012-2013) 1
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Question écrite du 02/05/2013
- de JEHOLET Pierre-Yves
- à FURLAN Paul, Ministre des Pouvoirs locaux et de la Ville
En novembre dernier, j'avais interrogé Monsieur le Ministre sur le développement des activités de l’intercommunale IMIO et l’éventuel risque de concurrence avec des services déjà proposés par des opérateurs privés, notamment dans le domaine des solutions de gestion de courriers.
Rappelons qu’IMIO a pour mission principale de piloter la mutualisation informatique à destination des pouvoirs publics.
J'avais à cet égard alerté Monsieur le Ministre sur le développement d’un outil de gestion de courrier, via l’achat d’une solution étrangère et, dans ce cadre, d’une concurrence réelle faite à un secteur d’activité et en quelque sorte déloyale en raison du poids de l’intercommunale et du portefeuille d’utilisateurs dont elle a « hérité », mais aussi du financement public dont elle dispose.
Monsieur le Ministre indiquait dans sa réponse que l’AG et le CA de l’intercommunale veillaient à éviter toute concurrence avec des solutions éprouvées. Il indiquait aussi que pour la gestion de documents, aucun projet n’était encore prévu.
Or, dans la publicité faite par l’intercommunale, celle-ci propose bien parmi ses services de la gestion de documents
La solution proposée par l’intercommunale serait également financièrement plus onéreuse que d’autres formules provenant d’opérateurs privés.
Quelle est la réaction de Monsieur le Ministre à ce sujet ?
Qu’en est-il du recours à un marché public si IMIO agit en tant que fournisseur d’application plutôt que de centrale d’achat ?
Réponse du 11/06/2013
- de FURLAN Paul
Pour rappel, les objectifs visés lors de la constitution d’IMIO sont les suivants :
* la mutualisation d’un patrimoine public de solutions métiers « libres » intégrées, interopérables, sécurisées et en définitive moins onéreuses au global pour les pouvoirs locaux ;
* l’acquisition de solutions propriétaires en centrale d’achat pour permettre aux pouvoirs locaux de bénéficier d’un effet de volume ;
* le partage de bonnes pratiques et l’accompagnement organisationnel des pouvoirs locaux.
La finalité sous-tendue est la mise en œuvre d’une politique d’e-gouvernement visant la simplification administrative pour les pouvoirs locaux.
Depuis 2005, la gestion documentaire (GED) est intégrée dans les solutions d’IMIO et celle-ci va bien au-delà de la simple gestion de courriers qui n’a jamais été un focus particulier. Suivant le principe de « qui peut le plus peut le moins » et répondant à leur demande, des pouvoirs locaux partenaires ainsi que des pouvoirs publics régionaux ont financé des modules complémentaires tels que la gestion de courriers et la dématérialisation des flux de factures. Ces modules sont des logiciels libres sous licence GPL conçus par plusieurs pouvoirs publics belges et proposés à la mutualisation.
Lors de sa séance du 21 novembre 2012, l’Assemblée générale d’IMIO a approuvé le plan stratégique dans lequel la question de l’extension de la gestion documentaire comme plateforme d’e-gouvernement, pièce fondamentale pour la simplification administrative des pouvoirs locaux, est clairement évoquée comme le prouve l’extrait suivant :
« Nous avons décidé vu les demandes croissantes de nos adhérents (une trentaine de demandes à ce jour) de compléter notre offre de service avec une suite de gestion documentaire intégrée aux outils Plone incluant notamment comme nouvelle solution IMIO, une solution de dématérialisation du flux de courriers entrant et sortant et une solution de dématérialisation du flux de factures.
Cette solution totalement financée par plusieurs pouvoirs locaux et en phase pilote sera proposée à l’ensemble des pouvoirs locaux à partir du second trimestre 2013.
Outil stratégique pour les pouvoirs locaux, la GED doit permettre de généraliser la dématérialisation de tous les documents du pouvoir local, du simple courrier émanant du citoyen à la délibération prise par le Collège, en passant par les factures, cahiers des charges, etc ... Il s'agit donc d'un lieu de stockage central qui devra être utilisé par la plupart des applications « métier » telles que la gestion des délibérations, du courrier, de l'urbanisme, ... »
Les logiciels libres déployés par IMIO sont développés dans le but premier d'être mutualisés et donc pensés pour être génériques et ouverts. Les administrations qui s'impliquent dans ce projet aident à mettre en place une stratégie informatique efficiente et transparente. L'intégration avec d'autres logiciels régionaux, fédéraux et privés ainsi que le support des standards ouverts sont ainsi facilités.
Ces logiciels sont conçus pour répondre à des besoins communs, mais en s'adaptant aux spécificités de chaque administration, qui peut dès lors se les approprier et les adapter à son contexte unique. Cette condition technique indispensable à la mutualisation fait en outre l'objet de collaborations avec d'autres acteurs privés ou des universités.
Les coûts de développement ne sont payés qu'une seule fois. L'investissement d'une administration devient mutualisable : les logiciels IMIO sont mis à disposition sous licence libre gratuitement à l'intention de n'importe quel acteur public ou privé qui peut ensuite décider de se les approprier, les améliorer et se rémunérer sur le service fourni sur ces logiciels (pas de commercialisation de licence possible).
La démarche collaborative associée au partage d'un patrimoine commun permet l'amélioration des compétences des partenaires et garantit aussi la pérennité du projet, car il repose sur un grand nombre de concepteurs et d'utilisateurs.
IMIO s'inscrit par ailleurs pleinement dans la Déclaration de politique régionale : « Les standards ouverts et les logiciels libres sont des outils indispensables pour assurer l’accessibilité de tous aux technologies de l’information tout en garantissant la liberté de chaque utilisateur. Ils ont ainsi une influence sur la position compétitive de nos entreprises, particulièrement celle des petites et moyennes entreprises, et sur l’innovation technologique ».
Quant au fait de savoir si la solution proposée par IMIO est plus onéreuse que d’autres formules provenant d’opérateurs privés, il est difficile de répondre à cette question sans savoir ce qui a été comparé aux services proposés par l’intercommunale. Les services délivrés par IMIO, sans être exhaustifs, couvrent la fourniture des solutions métiers, l’hébergement, l’accompagnement organisationnel, l’encadrement – formations et ateliers, …
Pour sa part, IMIO ne compare pas les prix et n’a pas une approche commerciale de bénéfice. L’intercommunale s'engage à donner une juste valeur aux services proposés dans le cadre de sa mission de mutualisation et de la Déclaration de politique régionale relative à l’utilisation de solutions dites « libres ».
En sa qualité d’intercommunale, IMIO à l’obligation du respect de la législation sur les marchés publics.
Pour rappel, le développement en interne par IMIO des solutions fait partie intégrante de sa mission statutaire :
« L'intercommunale a pour but …. De proposer une offre cohérente d’outils informatiques mutualisés et interopérables avec la Wallonie ……par le développement, en interne, d’applications informatiques génériques et paramétrables, créées en mutualisation sous licence libre. Dans ce cadre, la structure gérera un patrimoine de logiciels libres cohérents et robustes, appartenant aux pouvoirs publics, dont elle garantira la maîtrise technique en interne, l’évolution, la pérennité et la diffusion dans le respect de la licence libre. »
S’il est vrai qu’IMIO réalise une partie des développements in situ, elle fait aussi régulièrement appel à des sous-traitants via des marchés publics. La volonté d’IMIO n’a jamais été de tout développer seul en interne, mais bien d’assurer une maitrise et une pérennité du patrimoine des pouvoirs locaux par les pouvoirs locaux.
Une dizaine de PME wallonnes travaillent régulièrement avec IMIO et certaines sont nées et se développent grâce aux retombées des solutions IMIO.
De plus les solutions proposées par IMIO se veulent par nature totalement ouvertes et IMIO travaille donc aussi avec le secteur privé pour permettre l’interopérabilité de ses solutions avec celles du marché. Les discussions ont d’ailleurs déjà commencé avec des firmes telles que Stésud, Inforius, 3P et débuteront d’ici peu avec Adéhis.