La modernisation de la SWL
- Session : 2012-2013
- Année : 2013
- N° : 682 (2012-2013) 1
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Question écrite du 18/07/2013
- de CRUCKE Jean-Luc
- à NOLLET Jean-Marc, Ministre du Développement durable et de la Fonction publique
Suite à un rapport de la Cour des comptes, le 14 janvier 2013 Monsieur le Ministre invitait, une fois de plus, le CA de la SWL à prendre ses responsabilités, à mettre fin à un certain nombre d'irrégularités et à réformer en profondeur l'institution.
Qu'en est-il ? Quel est le suivi de l'injonction donnée par Monsieur le Ministre ? Quelles sont les mesures prises et celles qui restent à prendre ? Un échéancier précis peut-il être communiqué ? Quel est-il ?
Où en est la procédure de recrutement du Directeur général adjoint ? Quelles sont les candidatures en lice ? Quand et comment s'opérera le choix ? Quelle sera la mission précise de l'intéressé ?
L'octroi de prêts relatifs à l'achat d'un véhicule pour les membres du personnel a-t-il été supprimé ? Combien de personnes étaient impliquées dans ce type d'avantage ? A quel organisme financier ces prêts ont-ils été cédés ? Quand l'opération est-elle intervenue et dans quelles conditions ?
La SWL a-t-elle adhéré au Service social des services du Gouvernement wallon ? Quand l'affiliation a-t-elle été réalisée et dans quelles conditions s'est-elle faite ?
Monsieur le Ministre confirme-t-il que plus aucune ouverture de crédit permanente n'a été octroyée au personnel depuis le 1er mars 2013 ? Des ouvertures provisoires sont-elles encore permises ? Dans quelles conditions ? Quel est l'organisme financier auquel la cession des crédits en cours est intervenue ? Quand l'opération fut-elle concrétisée et sous quelles conditions ?
En ce qui concerne les assurances groupe conclues en dehors du cadre réglementaire, une négociation a-t-elle été entamée avec les membres du personnel concernés et a-t-elle abouti ? Quel en est le résultat ?
Quelles sont les actions entreprises en matière de contrôle et d'audit internes ? Les statuts du Comité de gestion financière ont-ils été revus ? De quelle manière ?
Des backups ont-ils été installés pour les fonctions clefs ? Lesquels et quand l'opération est-elle intervenue ?
Des procédures de rapportage pour les situations problématiques ont-elles été créées ? Lesquelles ?
Quelle est la nouvelle procédure d'évaluation des personnes à responsabilité ? A-t-elle déjà été utilisée ? Quand ?
Réponse du 07/08/2013
- de NOLLET Jean-Marc
Le ministre et les organisations syndicales ont signé un protocole contenant les conclusions de la négociation qui a eu lieu les 20 mars, 12 et 26 avril et 3 mai 2013 au sein du Comité de secteur XVI concernant les mesures prises dans le cadre du suivi apporté au rapport de la Cour des comptes portant sur les avantages divers du personnel de la SWL. Le Conseil d’administration de la SWL a pris acte de ce protocole marquant l’accord sur les éléments suivants :
1° la valorisation des services prestés dans le secteur privé ainsi qu’à titre d’indépendant se fera conformément aux règles fixées par le Code de la fonction publique ;
2° la cessation immédiate de l’octroi de tout nouveau crédit aux membres du personnel, la suspension immédiate des ouvertures de crédit en cours et la cession des contrats de crédit en cours à une institution financière, après un marché public ;
3° le maintien du service social de la SWL, dont la dotation est fixée à 145.000 euros au 1er janvier 2014.
4° la suppression progressive de l’octroi d’une indemnité de frais de déplacement domicile-lieu de travail, non prévue par le Code de la fonction publique, aux membres du personnel de la SWL de la manière suivante : réduction du montant de l’indemnité à concurrence de 50 % lors de la première indexation, de 25 % à l’occasion de la seconde indexation et du solde lors de la troisième indexation. Toutefois, la réduction de l’indemnité ne pourra jamais être supérieure au montant net de l’indexation du traitement lors des deux premières réductions.
Concernant l'octroi de prêts relatifs à l’achat d’un véhicule pour les membres du personnel, il a bien été supprimé. Au 31 décembre 2012, il restait 12 prêts voiture et une étude de faisabilité est en cours pour la cession de ces prêts.
Plus aucune ouverture de crédit permanente n'a été octroyée au personnel depuis le 1er mars 2013 et des ouvertures provisoires ne sont pas permises. Une étude de faisabilité est en cours pour la cession des crédits en cours.
En ce qui concerne les assurances groupe conclues en dehors du cadre réglementaire, une négociation est en cours et n’a pas encore abouti.
En matière de contrôle et d’audits internes, voici une liste des principales actions entreprises par les services concernés à la suite de la mission d’audit interne réalisée en novembre 2011:
- parc automobile : définition des tâches en ce qui concerne la sélection, les assurances, les entretiens, le déclassement, l’utilisation, le suivi des consommations. De plus, chaque bénéficiaire d’un véhicule a signé un exemplaire du « CAR POLICY » ;
- GSM : établissement d’un inventaire complet, mise à jour de la procédure d’utilisation (après accord avec le fisc) ;
- marchés publics : (passés par la SWL) – réalisation d’un inventaire complet des marchés passés et à passer et établissement d’un calendrier de passation ;
- délégations de signature : le document de délégation de signature a été clarifié, une note a été envoyée à l’ensemble des agents de la SWL précisant le principe de double signature ;
- masse d’habillement : une procédure formelle a été établie quant aux articles achetés et à leurs justifications.
D’autres risques de nature moins élevée ont également fait l’objet d’un traitement approprié. Citons :
- la gestion de la cuisine : accès restreint au stock, suivi des boissons livrées ;
- la gestion de la caisse : caisse limitée dans un seul coffre avec contrôle systématique et numérotation de chaque pièce ;
- la gestion des fournitures : accès limité au stock de fournitures et suivi des commandes réalisé informatiquement ;
- la gestion de la réservation des voyages : un marché a été passé et approuvé.
Chaque action reprise ci-dessus a fait l’objet du développement d’une procédure de contrôle interne adaptée. Chaque responsable est tenu de respecter les procédures mises en place.
La société Ernst & Young a réalisé en juillet 2012 une cartographie des risques de l’ensemble des services de la SWL. Ce travail a servi de base à la définition d’un plan d’audit qui a été validé par le comité d’audit de la SWL du 10 décembre 2012. Ce plan d’audit sera intégré au planning des audits des SLSP dès que les auditeurs auront suivi une formation spéciale en « audit opérationnel » en
septembre 2013.
Le 24 juin, lors de l’assemblée générale extraordinaire, les statuts de la SWL ont été modifiés en apportant notamment des modifications quant à la composition du Comité de gestion financière intégrant dorénavant la présence de deux représentants issus de l’Inspection des finances, mais également d’experts du Comité d’Audit, d’un représentant de la Cour des comptes, des réviseurs, des commissaires du Gouvernement et de deux experts en matière budgétaire et financière représentant les provinces.
Par ailleurs, la fréquence des réunions a elle aussi été revue. Le Comité de gestion financière se réunira dorénavant au minimum chaque trimestre.
Concernant le rapportage de situations problématiques, il est rappelé que la SWL a mis en place en 2006 et tient toujours à jour actuellement un système de management par la qualité certifié ISO 9001. Le management par la qualité implique également la détection des risques et des décisions fortes pour que les risques ne se transforment pas en problèmes. Il a été demandé à chaque membre du personnel qui détecte un risque ou qui rencontre un problème dans l’exercice de sa fonction, de faire remonter cette information via les outils de la qualité. Une solution est alors recherchée en concertation avec les personnes concernées.
Concernant l’évaluation des hautes fonctions, il ne s’agit pas de mettre en place une nouvelle procédure d’évaluation dans la mesure où le Code de la fonction publique en dispose largement
Concrètement, le Comité de direction fixe les objectifs des agents de rang A4 lors d'un entretien de planification, de manière spécifique, mesurable et en étant axés sur le résultat et inscrits dans le temps. Tous les deux ans, le Comité de Direction évalue les agents de rang A4 sur la base de ces objectifs.
L’entretien de planification a pour buts que chaque intervenant sache ce qu'il est en droit d'attendre de l'autre ; de permettre un échange franc, direct et serein ; de créer un espace d'écoute, un climat de bonne collaboration et d'éliminer tous malentendus ; de définir des objectifs précis, concrets et déterminables dans le temps ; de connaître et d'analyser les difficultés que pourraient rencontrer les directeurs dans la réalisation de ces objectifs ; de forger un esprit d'équipe entre le Comité de Direction et ses directeurs pour tendre vers un objectif commun, à savoir la meilleure gestion possible de la SWL et de ses missions.
Le délai de deux ans entre l’entretien de planification et l’évaluation permet de faire des entretiens de fonctionnement au cours desquels un « état des lieux » des prestations de l’agent, en fonction des objectifs qui lui ont été assignés lors de l’entretien de planification, est réalisé.
La première étape qui consiste en un premier entretien entre l'Inspecteur général et chaque directeur de son département a débuté et est toujours en cours actuellement.
La deuxième étape, à savoir, l’approbation de l'entretien de planification par le Comité de direction et le Directeur concerné reste à planifier.
Quant au recrutement de l’adjoint au Directeur général, un appel public a été lancé par diffusion d’une annonce du 9 au 28 avril 2013. Un test de compétences a été organisé le lundi 27 mai 2013 au SELOR pour les 20 candidat(e)s ayant répondu aux critères objectifs de diplôme (niveau universitaire) et d’expérience professionnelle (6 ans). Les 10 meilleurs classés ont été invités à présenter l’épreuve orale devant le jury de sélection le 25 juin 2013.
La personne engagée sera chargée de concevoir une politique de gestion des risques : identification, analyse et quantification au quotidien des dangers que peut générer l’activité de la société notamment ayant des répercussions sur le plan financier ; de mettre à disposition des outils performants de gestion de projets ; d’accompagner la Direction générale dans la mise en œuvre, la formation du personnel et l’encadrement auxdits outils ; de mettre en place une politique d’efficience ; d’élaborer une Stratégie globale de changement et de l’accompagnement de la Direction générale dans sa mise en œuvre ; d’améliorer les processus de communication interne et externe, particulièrement lors de gestion de crises ; de transmettre, loyalement, au ministre fonctionnel, d'initiative ou à la demande, des avis ou des propositions constructifs relatifs au contenu des missions, à l'organisation des services et aux moyens les plus adéquats pour exercer les missions.
Par ailleurs, l’Expert, adjoint au Directeur général participera aux instances collégiales telles que les Comités et Conseils de direction, les Commissions mixtes, etc. ; assistera également au Conseil d’administration et à ses commissions ; contribuera aux travaux préparatoires à l'élaboration du budget en ce qu’ils concernent l’organisation générale de l’organisme ; assistera aux réunions de concertation prévues par la loi du 19 décembre 1974, ainsi qu’aux réunions de négociation prévues par cette même loi.