Les dossiers administratifs perdus

• Session : 2012-2013
• Année : 2013
• N° : 777 (2012-2013) 1

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• Question écrite du 01/08/2013

  • de STOFFELS Edmund
  • à NOLLET Jean-Marc, Ministre du Développement durable et de la Fonction publique
  
  Ayant régulièrement des contacts citoyens, je suis informé du fait que l’administration réclame parfois au particulier de compléter les dossiers introduits alors que les informations demandées ont déjà été rentrées une fois et parfois à deux ou trois reprises.
  
  S’agit-il de dossiers perdus en route vers l’administration ? S’agit-il de dossiers égarés dans l’administration ?
  
  Difficile à savoir, mais l’existence de preuves (envois recommandés) illustre que des pertes de dossiers ou d’éléments de dossier ne traduisent pas toujours un dossier incomplet.
  
  Parfois, après avoir rentré à nouveau les documents demandés, on reçoit l’information selon laquelle le dossier ou les pièces manquantes ont pu être retrouvés. Ce qui illustre que la difficulté ne se pose pas exclusivement au niveau de la transmission des dossiers par voie postale.
  
  Monsieur le Ministre est-il au courant de cette situation ?
  
  Qu’est-ce qui explique que cela arrive (même si ce n’est pas de façon quotidienne – fort heureusement) ?
  
  Comment Monsieur le Ministre envisage-t-il de remédier à cela ?

• Réponse du 03/09/2013

  • de NOLLET Jean-Marc
  
  Après avoir interrogé mon administration, je ne peux que m’étonner de l'affirmation de l'honorable membre relativement à des dossiers soi-disant perdus.
  
  Il est effectivement possible qu'une demande ou un complément aient été perdus par l’administration, mais cela devient rare, car tous les documents reçus sont à présent scannés. Dès lors, si le document « papier » a disparu, il est possible de le retrouver dans la base de données en version « électronique ».
  
  De plus, en ce qui concerne les demandes de compléments, l’administration tâche d'éviter de demander aux citoyens des documents auxquels elle peut accéder en interne. Par exemple, l’administration ne demande plus les rapports d'audits et parallèlement elle travaille sur un projet d'accès aux sources authentiques afin de ne plus demander aux usagers leurs avertissements extraits de rôles et compositions de ménages.
  
  Si toutefois, pour des raisons indépendantes de sa volonté, le dossier n'a pas été réceptionné par l’administration, il existe la possibilité d'introduire une demande de recours. Les arguments du demandeur seront alors examinés.