Les modalités de convocation du conseil communal et les convocations électroniques

• Session : 2012-2013
• Année : 2013
• N° : 473 (2012-2013) 1

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• Question écrite du 16/09/2013

  • de EERDEKENS Claude
  • à FURLAN Paul, Ministre des Pouvoirs locaux et de la Ville
  
  L'article L 1122-13 § 1er alinéas 3 et 4 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation règle la matière de la convocation électronique des membres du conseil communal; elle prévoit que les convocations « ... peuvent être transmises par voie électronique si le mandataire... dispose d'une adresse électronique en vertu du présent paragraphe», étant précisé que «le collège communal met à la disposition de chaque membre du conseil communal une adresse de courrier électronique personnelle».
  
  À la lecture de ces dispositions seule semble être admise l'utilisation d'une adresse électronique, c'est-à-dire un envoi traditionnel par mail.
  
  Monsieur le Ministre voudrait-il préciser si, en lieu et place d'un envoi électronique par mail traditionnel, l'utilisation d'un extra net est envisageable ?
  
  L'une des solutions serait, pourvu que cela soit admis, la mise à disposition sur une plate-forme déterminée des documents, avec un droit d'accès à cette plate-forme par les membres du conseil communal.
  
  Pareille solution permettrait d'éviter la gestion d'une multitude d'adresses électroniques, sans courir le risque que les boîtes à messages individuelles de chacun des membres du conseil communal, liées aux adresses électroniques mises à leur disposition par la commune, ne soient complètement saturées par un seul envoi, compte tenu des volumes à transmettre.

• Réponse du 10/10/2013

  • de FURLAN Paul
  
  L’article L1122-13 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation est très clair : seul l’envoi de la convocation par courriel est autorisé.
  
  Quant à la « gestion d’une multitude d’adresses électroniques », je rappelle à l'honorable membre que ce n’est pas obligatoire. Les conseillers doivent en faire demande écrite.
  
  Au maximum, cela représente une adresse électronique par conseiller communal, soit un nombre total d’adresses à gérer qui, selon la population de la commune, varie de sept (population < à 1 000 hab.) à cinquante-cinq (population > à 300 000 hab.).
  
  Cependant, je concède à l'honorable membre que joindre tous les fichiers à tous les courriels risque d’aboutir aux problèmes de saturation de boîtes mail et de serveurs qu'il évoque. Dans certains cas, il également possible que les tailles des pièces jointes soient totalement incompatibles avec les tailles maximales techniquement admissibles par les systèmes de gestion de courriels.
  
  Mais, il est possible, en lieu et place de joindre tous les fichiers aux courriels, d’inclure dans les courriels des hyperliens menant aux documents nécessaires, disponibles sur un extranet, un espace serveur sécurisé, auquel seuls les Conseillers communaux auraient accès moyennant, par exemple un login et un mot de passe.
  
  Cela permet de limiter la taille des courriels à quelques KiloOctet tout en garantissant transmission des documents comme le prévoit le Code de la démocratie locale et de la décentralisation. En effet, l’article L1122-13 prévoit la transmission électronique, mais sans imposer de modalité technique. Il va évidemment de soi qu’il convient d’utiliser des formats (pdf ou autres) qui soient facilement lisibles par tout un chacun sans nécessiter l’achat de programmes coûteux.
  
  Ensuite, libre au conseiller d’imprimer ou de sauvegarder les documents transmis électroniquement.
  
  Il est évidemment possible que certains documents ne soient pas disponibles dans un format numérique. Le cas échéant, il convient d’informer les conseillers de cet état de fait et que, pour des raisons techniques, ces documents sont uniquement mis à disposition à l’administration pour consultation.