Les démarches entreprises afin d'assurer l'archivage des activités du cabinet de la Ministre Tillieux pendant cette législature
- Session : 2013-2014
- Année : 2014
- N° : 161 (2013-2014) 1
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Question écrite du 26/05/2014
- de HAZEE Stéphane
- à TILLIEUX Eliane, Ministre de la Santé, de l'Action sociale et de l'Egalité des Chances
Il ne faut pas exposer ici les enjeux d'un archivage le plus large possible des activités des cabinets des ministres de notre Région. Il s'agit autant d'un enjeu pour la recherche et pour la mémoire que d'une problématique qui nous renvoie au fonctionnement de la démocratie, à l'État de droit, à la transparence des processus décisionnels.
Le décret du 6 décembre 2001 relatif aux archives publiques a d'ailleurs établi l'obligation pour le Gouvernement d'assurer la conservation et d'organiser le dépôt, notamment des archives des cabinets ministériels.
Dans le prolongement de ce décret, le Gouvernement a adopté une note en mars 2013. Le secrétaire général du SPW a du reste renvoyé une note circulaire à ce sujet en octobre 2013.
Une table ronde a été organisée sur cet enjeu par l'Association des archivistes francophones de Belgique en date du 9 mai dernier.
Ainsi, il apparaît que Madame la Ministre n'aurait pas encore pris les dispositions requises pour assurer le versement des archives de son cabinet à la fin de la législature, non seulement des documents publics qui témoignent de son action ministérielle, mais aussi, dans le cadre des clauses de confidentialité prévues par la législation, des documents internes qui permettent de retracer le processus décisionnel au sein du Gouvernement.
Il convient notamment de déterminer les documents à déposer au service des archives et d'informer le service des archives régionales de l'identité de la personne en charge de la gestion des archives au sein de son cabinet.
Je souhaite donc demander quelles sont les initiatives que Madame la Ministre a prises, dans le cadre de l'application du décret et de la circulaire du Gouvernement, afin d'assurer l'archivage le plus large des activités de son cabinet.
Réponse du 10/06/2014
- de DEMOTTE Rudy
Pour ce qui concerne la Wallonie et comme évoqué dans la question cette matière est régie par le décret wallon du 6 décembre 2001.
Aucun texte équivalent n’existe pour la Fédération Wallonie-Bruxelles. Cependant, suite à différents contacts entre le cabinet du Ministre-Président, le Secrétariat pour l’Aide à la gestion et au Contrôle internes des Cabinets (SePAC) et le responsable des Archives de la Fédération Wallonie-Bruxelles, il a été convenu d’une procédure en attendant la proposition d’un décret régissant cette matière.
Dès lors, pour les deux entités, l’organisation de cet archivage a été intégrée dans les circulaires de fonctionnement des cabinets ministériels.
Il existe différents types d’archives :
1) Les décisions du Gouvernement soumises au Parlement :
Les décisions du Gouvernement sont transmises au Parlement afin d’être ratifiées. Ces textes sont ensuite publiés au Moniteur belge.
2) Les travaux du Gouvernement :
Il existe une interface dénommée « E-GOV » qui rassemble, pour chaque point du Gouvernement, les notes, les avis de l’Inspection des Finances, du Ministre du Budget et du Ministre de la Fonction publique, ainsi que les avant-projets et projets de décrets ou d’arrêtés.
Ce logiciel dispose d’un serveur reprenant toutes les archives depuis la mise en place du programme.
3) Les « archives des cabinets » (hors archives des dossiers du personnel) peuvent se répartir en deux groupes en fonction de leur degré de confidentialité :
* Les documents qui sont publics dès leur création (discours, communiqués de presse, dossiers de presse, etc.). Ces archives seront transmises au Service des Archives en fin de législature.
* Les documents qui, par leur nature, ont un caractère confidentiel (notes internes au cabinet, notes d’orientation générale de la politique du ministre, comptes rendus des réunions, notes préparatoires aux réunions du Gouvernement, etc.). Pour ce deuxième type de documents, il appartient à chaque ministre de déterminer ceux qui présentent un intérêt à être conservés ainsi que la durée durant laquelle ceux-ci sont inaccessibles au public. Afin de garantir cette confidentialité, un protocole de remise d’archives est établi. Par ce protocole, le dépositaire fixe le ou les délai(s) d’accessibilité de ses archives au public, suivant le type de documents, et conserve un droit d’accès permanent à celles-ci (droit d’accès qui peut être étendu à toute personne qu’il désigne).
4) Les dossiers du personnel :
En ce qui concerne ces documents, ils sont transmis au Secrétariat pour l’Aide à la gestion et au Contrôle internes des Cabinets (SePAC) qui en assurent l’archivage.
Je puis donc rassurer l’honorable membre sur le fait que le Gouvernement s’est soucié de l’implémentation des procédures. L’archivage est bel et bien organisé. Il y est procédé automatiquement pour la majorité des documents au cours de la législature. Pour le reste, il aura lieu au plus tard à la fin de la mission du ministre.
Les détails pratiques de mise en œuvre des procédures (comme la définition de l’identité précise des personnes de contact au sein des Services d’archivage des Administrations respectives, le gabarit des caisses de dépôt, …) ont été explicités à plusieurs reprises et ont été communiqués à tous les cabinets ministériels.
Enfin, pour les dossiers qu’il convient de poursuivre soit la majorité, les cabinets les transmettent auprès de leurs administrations afin qu’elles les complètent et procèdent elles-mêmes à l’archivage, une fois clôturés et en temps opportun.
Pour toute autre demande d’éclaircissement sur le décret régissant les archives publiques, je suggère à l’honorable membre de transmettre ses demandes auprès du ministre responsable de cette matière.