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Les résultats engendrés par la faculté pour les conseillers communaux de disposer d'une adresse électronique

  • Session : 2014-2015
  • Année : 2014
  • N° : 54 (2014-2015) 1

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  • Question écrite du 15/10/2014
    • de KNAEPEN Philippe
    • à FURLAN Paul, Ministre des Pouvoirs locaux, de la Ville, du Logement et de l'Energie

    Sous la précédente législature, l’article L1122-13 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation a été modifié pour mettre à la disposition de chaque élu une adresse électronique de manière à, si le mandataire l’autorise, permettre à la commune d’également lui adresser la convocation et les pièces relatives aux points fixés à l’ordre du jour par courrier électronique. Par cette disposition, la transmission électronique ne remplace donc pas la transmission papier qui reste obligatoire.

À l’époque, mon groupe politique avait estimé que, partant d’une bonne initiative, celle de favoriser l’échange de documents et d’épargner ainsi un travail fastidieux et coûteux d’impression et d’envoi par voie postale, l’objectif n’était nullement atteint, car l’envoi électronique ne remplaçait nullement l’envoi postal, mais le dupliquait.
     
    J’ajouterais aussi qu’il le complique dans la mesure où certains dossiers, trop volumineux ou difficiles à scanner, ne pourront être transmis électroniquement qu’après de lourdes manipulations informatiques. Pour certains dossiers (cartographies par exemple, plans, etc.), cette opération s’avère même impossible.
     
    De plus, pour transmettre des informations par courriel, le conseiller doit en faire la demande expresse. Ceci engendre une gestion à deux niveaux de ce type d’envoi et dès lors, me semble-t-il, une surcharge de travail et une complication administrative pour les services de la commune. Il convient également de préciser que si la création d’une adresse électronique est relativement simple, la gestion de la sécurisation et des difficultés inhérentes à cette adresse s’avère plus compliquée et nécessite la mise à disposition d’un personnel formé et disponible.
     
    À l’heure où les communes sont face à des budgets difficiles à boucler et/ou toutes les économies dans les frais de fonctionnement sont bonnes à prendre, Monsieur le Ministre pourrait-il me faire le bilan de la disposition modifiée et voir s’il ne faudrait pas poursuivre la démarche dans une optique de réduction des coûts papier et d’envoi ? Combien de communes ont attribué une adresse électronique à leurs conseillers communaux ? Combien en ont explicitement fait la demande ? L'administration a-t-elle eu connaissance de difficultés dans l’application de cette disposition ? D’autres formes d’échanges ne pourraient-elles pas être envisagées ? Une réflexion est-elle menée en ce sens ?
  • Réponse du 27/11/2014
    • de FURLAN Paul

    Je tiens tout d’abord à préciser qu’effectivement l’article L1122-13 consacre le principe de l’envoi papier de la convocation au conseil et de ses annexes. Ce n’est que sur demande écrite du conseiller que ces documents lui sont envoyés par voie électronique.

    Cependant, la disposition n’interdit pas, lorsqu’un conseiller demande la transmission électronique des documents, que la commune supprime l’envoi papier à ce conseiller. Cela relève de l’autonomie communale si cela est prévu par le conseil dans son règlement d’ordre intérieur. Cela a été accepté lors de l’examen en tutelle des ROI.

    De manière à ne pas freiner le passage de certains à l’envoi électronique, celui-ci ne coûtant rien, je conseille de ne pas prévoir la suppression automatique de l’envoi papier, mais de conditionner cette suppression à la demande du mandataire convaincu après avoir essayé la version électronique.

    En ce qui concerne la lourdeur informatique ou l’impossibilité de numériser certains documents, la problématique est la même lors de leur reproduction en format papier. Le bon sens ne doit pas être qu’un slogan, celui-ci veut, dans ce cas, de mentionner que pour des raisons techniques ces documents sont consultables soit, via un lien hypertexte, sur un espace serveur sécurisé par login et mot de passe soit, si la numérisation est impossible que les documents sont consultables à l’administration communale.

    En ce qui concerne la complication de la gestion des mailling lists, il suffit d’une adresse de groupe reprenant les conseillers communaux ayant fait la demande de l’envoi électronique et d’un fichier base de données reprenant les adresses des conseillers n’ayant pas fait la demande de suppression de l’envoi papier, il n’y a aucune difficulté à gérer au maximum une cinquantaine d’adresses avec les outils de bureautiques standards.

    De plus, l'honorable membre ne peut à la fois demander de généraliser l’envoi électronique et se plaindre du fait que cela demande un minimum de personnel formé à cela. Il n’est pas possible de vouloir le beurre et l’argent du beurre.

    Pour le reste des sous-questions, tout cela relève de l’autonomie communale et je ne dispose pas de ce genre de statistique. Il n’y a eu que très peu de plaintes concernant l’envoi électronique des convocations et c’était lorsque la commune continuait à procéder à l’envoi papier

    Comme je l’ai dit plus haut, l’insertion dans le courriel de convocation de liens hypertextes conduisant vers un espace serveur sécurisé par login et mot de passe où se trouvent les documents est une alternative acceptable.