L'absence de justification de paiement par carte de crédit à l'IWEPS

• Session : 2014-2015
• Année : 2015
• N° : 78 (2014-2015) 1

2 élément(s) trouvé(s).

• Question écrite du 30/03/2015

  • de DAELE Matthieu
  • à MAGNETTE Paul, Ministre-Président du Gouvernement wallon
  
  Dans le 26e Cahier d'observations adressé au Parlement wallon, la Cour des comptes relève en page 89 qu' "à partir du mois d’août 2011, l'IWEPS a effectué des paiements par carte de crédit. Leur montant, du 16 août au 5 janvier 2013, s'élève à 20.825 euros".
  
  Plus loin, la Cour des comptes indique que toute dépense payée par carte de crédit doit être justifiée au moyen de pièces justificatives originales. Or, la Cour des comptes a remarqué que celles-ci faisaient parfois défaut ou que le caractère professionnel des dépenses n’était pas suffisamment motivé, notamment en matière de frais de représentation.
  
  Le lundi 23 mars 2015, la Commission des affaires générales du Parlement wallon a examiné ce 26e Cahier d'observations et vous nous avez indiqué que l’administrateur général a rédigé, le 14 mai 2014, une note à l’intention du personnel fixant les conditions d’utilisation de la carte de crédit.
  
  Si le problème semble réglé pour l'avenir, il reste des questions en ce qui concerne le passé, et plus précisément les 20.825 euros payés par carte de crédit pour lesquels la Cour des comptes indique que les procédures n’ont pas été systématiquement respectées.
  
  Monsieur le Ministre-Président peut-il m'indiquer la part de ces 20.825 euros payés par carte de crédit pour laquelle la procédure n'a effectivement pas été respectée ?
  
  Quelles ont été les suites données à ces constats d’irrégularité ?

• Réponse du 22/04/2015 | Annexe [PDF]

  • de MAGNETTE Paul
  
  La Cour des comptes a, effectivement, communiqué récemment au Parlement wallon son 26e cahier d’observations. Celui-ci contient notamment une section consacrée à l’IWEPS (pages 61 et suivantes). Le 23 mars dernier, la Commission des Affaires générales de l’Assemblée a examiné, en présence du représentant de la Cour, les constats et les questions soulevées par le travail d’audit ainsi que les propositions de modifications pouvant être apportées à la gestion budgétaire et comptable de l’Institut pour les années comptables 2011 et 2012.
  
  Compte tenu de cela, les questions soulevées par l’honorable membre ont déjà trouvé réponse dans le cadre des échanges nourris en Commission et retranscrits dans son compte rendu avancé. La présente réponse se centrera, dès lors, sur les éléments additionnels.
  
  
  * Concernant le marché de services relatif à l’évaluation du plan de cohésion sociale, il convient tout d’abord de rappeler que celui-ci a été ouvert à la concurrence puisque, s’agissant d’un marché passé par procédure négociée avec publicité, un avis de marché a été publié au Bulletin des adjudications permettant dès lors à toute personne intéressée de remettre offre. Il importe également de souligner qu’une seule offre a été déposée dans le cadre de ce marché, à savoir l’offre de l’Université de Liège qui, pour ce faire, a réuni trois de ses unités de recherche, dont le centre « SPIRAL ».
  
  Comme le souligne la Cour, Monsieur Brunet, actuellement Administrateur général de l’IWEPS, a précédemment occupé des fonctions de direction au sein de ce centre de recherche. La Cour constate cette situation et fait seulement remarquer qu’elle n’est pas en mesure de s’assurer qu’il n’existait pas de conflits d’intérêts au moment de l’attribution du marché.
  
  Sur ce point, comme mentionné en séance, l’honorable membre peut être pleinement rassuré sur l’absence de conflits d’intérêts lors de l’attribution de marchés publics au sein de l’IWEPS. En effet, l’Administrateur général n’intervient jamais dans l’analyse des offres. Celle-ci est toujours effectuée par le(s) chef(s) de projet de l’Institut (éventuellement assisté(s) d’experts externes) sous le contrôle de la Directrice du service d’appui (pour les aspects administratifs et budgétaires).
  
  En l’occurrence, l’unique offre reçue a été analysée par une commission de sélection composée de quatre personnes : deux chefs de projets de l’IWEPS, un membre de la cellule « marchés publics » et un expert externe du SPW. Malheureusement, cette information n’a pas été consignée dans le rapport d’analyse des offres. Toutefois, nous pouvons confirmer que Monsieur Brunet n’a pas participé à l’analyse de cette offre, tout comme il n’a pas participé à la réunion de négociation qui a suivi et pour laquelle, un procès-verbal reprenant la liste des participants a été dressée et peut être communiqué.
  
  À l’issue de l’examen de l’offre par la commission de sélection, le rapport d’analyse des offres a été signé par le chef de projets chargé du suivi du marché. Jusqu’à présent, Monsieur Brunet a toujours contresigné en fin de processus les rapports d’analyse des offres, et ce, pour des raisons d’organisation du contrôle interne. Cette étape n’avait donc qu’une simple portée administrative. À l’avenir, j’ai néanmoins proposé à Monsieur Brunet de ne plus contresigner lesdits rapports afin d’éviter tout malentendu quant à une éventuelle participation de sa part à l’analyse des offres.
  
  
  * Concernant le marché de services relatif à l’accompagnement de la Wallonie dans la mise en œuvre de la dynamique « Horizon 2022 », les justifications quant au choix de la procédure ont été clairement débattues dans le cadre des échanges oraux.
  
  Au sujet des modalités suivant lesquelles le montant du marché pour les services complémentaires a été déterminé, il a été fait preuve de pragmatisme. En effet, l’activation du montant pour les prestations complémentaires dépassait le budget. En conséquence de quoi le soumissionnaire a accepté de réduire le montant de son offre pour le complément de prestations de manière à rentrer dans ce qui était autorisé par la législation des marchés publics, à savoir un budget complémentaire de maximum 50 % du montant initial du marché.
  
  Par ailleurs, il importe de préciser que, dès la fin 2013, l’IWEPS a perçu que, compte tenu de la complexité de la législation sur les marchés publics, il était nécessaire de renforcer sa cellule chargée de leur gestion. C’est pourquoi, dès janvier 2014, l’Institut a décidé de procéder à l’engagement d’un juriste spécialisé en la matière. Cette personne a intégré l’Institut au début de septembre 2014 et est désormais chargée du suivi de toutes les procédures de marchés publics, en collaboration avec les chefs de projets. L’IWEPS n’a donc pas attendu le rapport de la Cour des comptes pour prendre des mesures destinées à améliorer sa gestion des marchés.
  
  
  * Concernant les modalités de fonctionnement et de justification de l’utilisation de la carte de crédit, la Cour constate qu’entre le 16 août 2011 et le 5 janvier 2013, les paiements par carte de crédit se sont élevés à 20 825 euros. Comme le mentionne l’honorable membre, la Cour rappelle que toute dépense payée de cette manière doit être justifiée au moyen de pièces originales. Or, la Cour a également constaté que ces dernières faisaient parfois défaut. La Cour suggère, dès lors, d’adopter un dispositif définissant précisément les modalités d’utilisation de la carte de crédit, ce qui a été fait par l’IWEPS, suite à l’audit de la Cour. La question portant sur l’identification de la « part » des factures qui ne respecterait pas cette règle est donc non pertinente dès lors que la Cour demande une modification de l’ensemble du dispositif réglementant l’utilisation de la carte. En revanche, je partage le souhait de l’honorable membre d’être rassuré sur l’absence d’abus dans l’utilisation de cette carte de crédit. Ainsi, ai-je demandé à l’Institut de considérer l’ensemble des montants de la période de référence et de classifier les dépenses. Il apparaît de cette analyse que, sur cette période, les dépenses se ventilent comme suit : voir tableau en annexe.
  
  
  
  - La colonne « carburant » réfère à l’achat de carburant pour la voiture de fonction de l’administrateur, ce qui correspond à une consommation moyenne pour un nombre de km parcourus d’environ 55 000 km/an.
  
  - La colonne « restaurant » réfère à des frais de restaurant dans le cadre de réunions professionnelles.
  
  - La colonne « entretien voiture de fonction » réfère à des frais d’entretien de la voiture de fonction de l’administrateur.
  
  - La colonne « électro/GSM » réfère à des frais d’achats de matériel électrique pour l’Institut (matériel de bricolage pour effectuer de menues réparations du bâtiment occupé par l’IWEPS, petit électroménager pour équiper le coin-cuisine …) ainsi que de téléphone portable de fonction pour certains membres du personnel.
  
  - La colonne « parking » réfère à des frais de parking exposés par l’Administrateur lors de déplacements professionnels.
  
  - La colonne « transports et hôtels » réfère à des frais de transport (train, TGV, avion) et d’hôtels, soit pour des missions professionnelles effectuées en Belgique ou à l’étranger par certains membres du personnel de l’IWEPS, soit pour des conférenciers invités dans le cadre de colloques ou de conférences organisés par l’Institut.
  
  - La colonne « divers » reprend une série de dépenses diverses en lien avec l’Institut (achat de livres sur internet pour l’Institut, paiement du compte Google mail de l’Institut, organisation d’événements internes pour fêter le départ d’un membre du personnel ou la fin d’un projet…).
  
  - La colonne « retrait » reprend les retraits effectués pour les menues dépenses via la caisse.
  
  L’honorable membre peut donc apprécier l’imputation de ces montants qui ne relèvent d’aucun abus de quelque manière que cela soit et sont tous explicitement liés aux activités de l’institution.