La durée de conservation des documents comptables des communes et CPAS

• Session : 2015-2016
• Année : 2015
• N° : 176 (2015-2016) 1

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• Question écrite du 02/12/2015

  • de HAZEE Stéphane
  • à FURLAN Paul, Ministre des Pouvoirs locaux, de la Ville, du Logement et de l'Energie
  
  L'arrêté du Gouvernement du 5 juillet 2007 portant le règlement général sur la comptabilité communale prévoit la conservation des documents comptables (livres et pièces justificatives) par la commune pendant trente ans.
  
  Or cette durée apparaît excessive par rapport à l'usage et par rapport à l'intérêt de ces documents.
  
  Du reste, la masse est telle que la gestion de l'ensemble de ces documents pendant une si longue période et dans des conditions de conservation satisfaisantes peut générer des difficultés en termes d'espace disponible pour une série de communes et CPAS.
  
  Une réflexion a été développée en ce sens dans la livraison du Mouvement communal de juin/juillet 2015 et l'Association des archivistes francophones de Belgique a également écrit à Monsieur le Ministre dans le même sens, afin de porter ce délai réglementaire à dix ans.
  
  Monsieur le Ministre a-t-il pu analyser la problématique ? Quelle est la conclusion de ses services ?

• Réponse du 11/12/2015

  • de FURLAN Paul
  
  Je confirme que l’article 35, paragraphe 7, du Règlement général de la comptabilité communale prévoit effectivement que le Directeur financier est chargé de conserver les livres et pièces justificatives jusqu'à l'arrêt définitif des comptes. Ils sont conservés pendant trente ans dans la Commune.
  
  L’article 35 de l’ancien Règlement général de la comptabilité communale du 2 août 1990 prévoyait que les comptes annuels étaient conservés indéfiniment. Cette précision a été supprimée dans le nouveau Règlement général de la comptabilité communale (Arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007).
  
  Le paragraphe 9 de l’article 35 précité précise en outre que les extraits bancaires sous forme numérique sont admis au titre de pièces justificatives moyennant leur certification électronique.
  
  Le texte de l’article 35 précité doit être lu en parallèle avec l’article 88 du même Règlement, qui précise que les comptes annuels et les comptes de fin de gestion ne peuvent plus être modifiés lorsque ces comptes ont été arrêtés définitivement. Toutefois, en cas d’erreur, omission, faux ou double emploi, le Directeur financier ou le Conseil communal peuvent, au cours des trente ans qui suivent l’arrêt définitif de ces comptes, demander leur révision à l’autorité habilitée à les arrêter définitivement.
  
  Le délai de conservation de trente ans est dès lors intimement lié au délai de révision des comptes annuels et des comptes de fin de gestion, ainsi qu’au délai commun de prescription.
  Il n’est pas dans mes intentions actuelles de revoir ce délai, mais une réflexion sur une éventuelle diminution du délai de conservation pourrait s’effectuer dans le cadre d’une réflexion plus globale sur le développement et l’amélioration du système e-tutelle.