La mise à disposition et l'utilisation de cartes bancaires au sein des organismes d'intérêt public relevant de la compétence du Ministre
- Session : 2015-2016
- Année : 2016
- N° : 420 (2015-2016) 1
2 élément(s) trouvé(s).
Question écrite du 16/03/2016
- de JEHOLET Pierre-Yves
- à FURLAN Paul, Ministre des Pouvoirs locaux, de la Ville, du Logement et de l'Energie
Monsieur le Ministre pourrait-il m’indiquer, pour les organismes d’intérêt public (OIP) et autres entités dérivées de l’autorité publique sur lesquelles il exerce la tutelle, quelles sont les règles pour la mise à disposition permanente ou provisoire d’une carte bancaire (carte de paiement et carte de crédit) ?
Plus particulièrement, qui peut en bénéficier et qui les octroie ? Ces cartes sont-elles limitées à des montants maxima ? Comment leur usage est-il encadré ? Quelle instance exerce le contrôle dans leur attribution et dans leur utilisation ?
Réponse du 18/04/2016
- de FURLAN Paul
1° s’agissant du Centre Régional d’Aide aux Communes, les procédures sont les suivantes.
Le Centre dispose d’une carte de paiement et d’une carte de crédit prépayée au nom de la Directrice générale.
* La carte de paiement :
La carte de paiement est liée à un compte financier spécifique.
Cette carte est conservée dans un coffre dans le bureau du comptable.
Lorsqu’un achat doit être effectué conformément à une instruction de la Direction des Ressources Humaines et Logistique, la carte est remise à la personne mandatée pour effectuer cet achat, après qu’elle ait complété et signé un document dans lequel elle déclare avoir reçu ladite carte pour effectuer l’achat concerné. Ensuite, elle restitue la carte au comptable et lui remet le ticket de caisse justifiant l’achat.
Lesdits achats relèvent de la gestion quotidienne et concernent des montants peu élevés.
La comptable comptabilise ces opérations dans un journal financier spécifique et vérifie la concordance entre les montants repris sur les tickets de caisse et ceux débités sur le compte.
L’adjoint à la Direction des Ressources Humaines et Logistique vérifie également la concordance entre les dépenses effectuées et les extraits de comptes.
*La carte de crédit prépayée :
Par ailleurs, le Centre dispose également d’une carte de crédit prépayée pour effectuer des paiements en ligne ou des achats.
Cette carte est chargée au fur et à mesure des besoins avec un maximum de 2000 euros.
Un compte spécifique est utilisé pour la charger et la décharger.
Un journal enregistre les dépenses effectuées avec cette carte sur base du relevé Mastercard mensuel.
En ce qui concerne l’encadrement de l’usage et le contrôle de l’utilisation de ladite carte, les procédures sont identiques à celles reprises ci-dessus pour la carte de paiement.
2° au sein de la SWL, seules deux cartes bancaires sont mises à disposition.
Il s’agit de deux cartes « visa » mises à disposition respectivement du Directeur général et de l’Inspectrice générale du département du financement et du support dont le plafond d’utilisation est limité à 12.500 euros par carte.
Ces cartes font l’objet d’une procédure interne d’encadrement de leur utilisation :
En ce qui concerne la carte visa mise à la disposition du Directeur général, il en a l’exclusivité d’usage. Les décomptes accompagnés des pièces justificatives font l’objet d’un contrôle a posteriori par le titulaire de la carte et par le Président du Conseil d’Administration de la SWL.
En ce qui concerne la carte visa mise à la disposition de l’Inspectrice générale du département du financement et du support, l’accord du Directeur général et de la titulaire de la carte est requis préalablement à toute utilisation. Toutes les pièces justificatives doivent par ailleurs impérativement être annexées à la demande d’utilisation.
Les décomptes accompagnés des pièces justificatives font l’objet d’un contrôle a posteriori par la titulaire de la carte et par le Directeur général.
Le Contrôleur de gestion est également amené à apposer son visa sur les dépenses réalisées au moyen de ces cartes de crédit.
Outre ces contrôles, à l’instar de toutes les dépenses de la SWL, ces dépenses sont soumises au contrôle a posteriori du Collège des Commissaires composé d’un représentant de la Cour des Comptes et du réviseur d’entreprises.
Aucune déficience de contrôle interne n’a par ailleurs été mise en évidence lors des différents audits réalisés tant par l’Inspection des finances, que par Ernst Young, ou encore par la Cellule d’audit du SPW.
3° La SWCS dispose d’une carte de paiement et d’une carte de crédit.
* La carte de paiement ne peut être utilisée que par la cellule trésorerie de la Direction financière et par la Directrice financière pour approvisionner la caisse qui permet les petits achats (principalement pour les menues réparations au bâtiment).
Cette carte de débit est limitée à 500euros de retraits en espèces par jour et à 2000euros de paiements et retraits par semaine.
Un suivi de la caisse en temps réel est réalisé, en lien avec les prélèvements réalisés avec la carte.
* En ce qui concerne la carte de crédit, la SWCS a opté récemment pour une carte « prepaid », évidemment limitée au montant chargé sur celle-ci.
La carte ne sort pas du bâtiment, elle sert pour effectuer différents paiements en ligne (achat de logiciels, réservation de train pour une mission, …).
C’est à nouveau la cellule trésorerie de la Direction financière et la Directrice financière qui peuvent charger et utiliser cette carte.
Le chargement est validé par le Directeur général. L’utilisation se fait à la demande des autres services.
L’instance qui exerce le contrôle dans l’attribution des cartes est le Directeur général.
4° Le FLFNW (pour rappel ce dernier ne constitue pas un organisme d’intérêt public au sens strict, même si ses missions sont reconnues d’utilité publique. Il n’est donc pas directement concerné par la question).
À toutes fins utiles, sachant néanmoins que le FLFNW ne possède aucune carte de paiement. Il possède en revanche une carte de crédit dont l’usage est limité aux dépenses professionnelles. Le montant du crédit est plafonné et la carte est sous la responsabilité du délégué à la gestion journalière.
Le département financier assure la gestion administrative de cette carte ainsi que son suivi. Le relevé mensuel des dépenses lui est adressé.
Toute dépense doit faire l’objet d’une pièce justificative transmise au département financier qui en vérifie l’exactitude, l’existence et le bien-fondé.