Le logiciel de gestion des cours de l'IFAPME

• Session : 2015-2016
• Année : 2016
• N° : 186 (2015-2016) 1

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• Question écrite du 16/03/2016

  • de HENQUET Laurent
  • à TILLIEUX Eliane, Ministre de l'Emploi et de la Formation
  
  Dans son 27e Cahier d’observations adressé au Parlement wallon, la Cour des comptes s’est penchée sur les comptes 2013 et 2014 de l’IFAPME.
  
  Concernant le logiciel de gestion des cours, la Cour des comptes a examiné la nouvelle procédure de contrôle des informations encodées par les centres dans le logiciel Walter, qui répertorie les heures de cours prestées par les formateurs et les présences des apprenants. Ces données déterminent notamment les rémunérations des formateurs et le montant des subventions octroyées aux centres de formation. D’où l’importance fondamentale de s’assurer la fiabilité des données encodées.
  
  Il apparaît que « dans le courant de l’année scolaire 2014-2015, l’IFAPME a procédé à 416 contrôles auprès de 14 centres de formation. Les vérifications opérées concernent une heure de cours dans une classe. Au cours de ces contrôles, l’IFAPME a constaté 126 anomalies relatives à 111 classes, ce qui correspond à la présence d’anomalies dans 30 % des contrôles. Elles concernent l’absence de contrôle des présences (15 % des contrôles), l’existence d’une différence entre la liste des présences relevées par le vérificateur lors de son contrôle et les informations encodées dans le logiciel (10 %), l’utilisation de codes erronés dans le logiciel (4 %) et le caractère incomplet des listes d’élèves (1 %). ».
  
  Certes, comme le signale la Cour, le taux élevé d’anomalies constatées démontre l’importance de ce contrôle. Néanmoins, on est en droit de s’inquiéter par rapport à ce nombre important d’erreurs.
  
  Par ailleurs, il semble que l’IFAPME a opté pour un nouveau logiciel de gestion des cours centré sur le parcours pédagogique de l’apprenant. Celui-ci devrait être utilisé à partir de la prochaine rentrée scolaire, car il nécessite encore certains développements.
  
  Comment Madame la Ministre explique-t-elle ces 30 % d’anomalies dans les contrôles ?
  
  Quelle sera sa stratégie future ? Un renforcement des contrôles ? Une plus grande sensibilisation des agents ?
  
  Quelles étaient les lacunes du logiciel Walter pour qu’il faille le changer ?
  
  Quel est le coût budgétaire de ce nouveau logiciel ?

• Réponse du 13/04/2016

  • de TILLIEUX Eliane
  
  Depuis septembre 2014, sur la recommandation de la Cour des comptes, l’IFAPME a renforcé sa procédure de contrôle des présences dans les centres de formation du réseau, mais aussi de la conformité des encodages de prestations effectuées dans le logiciel de gestion « WALTER ». Un collaborateur « contrôleur » a été spécifiquement dédicacé à ce processus de contrôle.
  
  Un bilan d’activité a été établi à l’issue d’une première année d’exercice, amenant les conclusions suivantes :
  - Un total de 416 contrôles ont été effectués dans les 14 implantations du réseau des Centres IFAPME.
  - Dans 15 % des contrôles, un constat a été établi sur le moment de la prise des présences par les formateurs. La procédure initiale prévoyait que cette prise des présences devait être effectuée dès le début du cours, ce qui s’est avéré peu praticable dans bon nombre de situations. A l’analyse de cette difficulté, en concertation avec les Directions des centres, la procédure a été adaptée pour mieux calibrer la durée de la période de prise des présences en début de cours, de façon à intégrer les inévitables arrivées tardives des apprenants, s’agissant dans la majorité des cas, de formations données en soirée et ciblant notamment des travailleurs.
  - Dans 10 % des contrôles, une erreur matérielle de retranscription des présences actées sur la liste « papier » dans le logiciel a été identifiée. Dans la plupart des cas, il s’agit d’une simple inversion entre deux lignes d’encodage. Ces constats ont confirmé la nécessité de disposer d’un logiciel plus ergonomique et d’ouvrir une réflexion sur la mise en place à l’avenir d’une prise de présence plus automatisée et numérisée.
  - Dans 4 % des contrôles, la codification de la formation dans le logiciel était inadéquate. Ce constat ne porte donc pas sur les présences elles-mêmes, mais sur l’identification correcte dans le logiciel de la formation concernée. Ces constats renvoient également à l’ergonomie du logiciel utilisé et du système de codification des formations.
  - Dans 1 % des contrôles, un constat plus problématique a été établi sur le caractère incomplet de la liste des apprenants.
  
  Hormis pour ces quelques rares derniers cas de contrôle, ces constats ont permis de conclure à une assurance suffisante quant à la conformité du calcul des subventions octroyées aux centres (essentiellement la prise en charge des frais de rémunération du formateur).
  
  La Cour des comptes elle-même, dans son rapport, a conclu à l’efficacité de cette procédure, mise en place pour la vérification de la présence des apprenants dans les centres et qui permet d’améliorer la fiabilité des données nécessaires au calcul des subventions octroyées aux centres.
  
  Cette procédure est évidemment poursuivie d’une manière continue en 2015-2016 comme elle continuera de l’être à l’avenir. Elle fait l’objet d’une planification prenant en compte une évaluation des risques, pour s’assurer, par exemple, qu’un constat effectué dans un centre, ou auprès d’un formateur en particulier, ne se reproduit pas d’une manière récurrente. La régularité des contrôles contribue, en soi, à une amélioration continue des pratiques tant de prises de présence par les formateurs (qui sont en majorité des professionnels en activité), que du traitement des listes réalisé par le personnel administratif.
  En ce qui concerne l’interrogation sur le changement de logiciel, cela renvoie aux difficultés rencontrées dans l’utilisation des deux logiciels existants (l’un destiné aux Services de l’IFAPME en charge de l’accompagnement des apprenants en entreprise et l’autre destiné aux Centres de formation, en charge de l’organisation des cours) construits sur des standards de programmation dépassés. Ces deux logiciels distincts permettent par exemple très difficilement la production d’informations statistiques sur des parcours d’apprentissage.
  
  Compte tenu de la nécessaire interactivité et complémentarité à trouver entre les Services et les Centres de formation, il s’est avéré nécessaire de doter l’ensemble du réseau IFAPME d’un seul logiciel intégré de gestion des activités de formation, partagé par tous les acteurs concernés. Ce nouveau logiciel s’inscrit dans une logique du suivi longitudinal des parcours de formation des apprenants. Il permet ainsi de prendre en compte les récentes orientations pédagogiques mettant l’apprenant au cœur des préoccupations.
  
  Les dispositifs de formation tout au long de la vie permettent désormais aux apprenants de se construire progressivement des compétences certifiées. Ce système, qui se poursuit bien au-delà de la formation initiale, oblige à disposer d’un outil de suivi transversal et continu des parcours de chacun.
  
  Le nouveau logiciel de gestion répondant à ces objectifs sera mis en production le 1er septembre 2016.
  
  La notification de l’attribution du marché au terme d’une procédure de marché public a été envoyée au prestataire le 15 septembre 2014 pour un montant de 469.996 euros HTVA.