L'Agence wallonne du numérique
- Session : 2015-2016
- Année : 2016
- N° : 331 (2015-2016) 1
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Question écrite du 25/04/2016
- de STOFFELS Edmund
- à MARCOURT Jean-Claude, Ministre de l'Economie, de l'Industrie, de l'Innovation et du Numérique
L’Agence wallonne des télécommunications a pour but d’encourager l’accès universel aux technologies de l’information, de la communication, et d’inciter à leur utilisation généralisée, dans l’optique de favoriser le développement économique en Région wallonne.
C’est une société anonyme de droit public (créée en janvier 2015), appelée « Agence du numérique » qui poursuit les missions assurées auparavant par l’AWT.
- Imputation et paiement des factures d’achat.
Concernant les enveloppes de paiements en dessous de 12.500 euros, la Cour des comptes a constaté que c’était une seule et même personne qui réalisait l’encodage des factures, la confection et la validation des fichiers de paiement.
Cette absence de séparation des fonctions d’enregistrement des opérations et de paiement présente des risques en termes de contrôle interne. L’Agence s’est donc engagée à corriger ce risque et à organiser le plus rapidement possible la séparation des fonctions pour les montants inférieurs à 12.500 euros et a décidé, en plus, d’instaurer un système de double signature.
Est-ce fait ?
- Comptabilité économique
Dès 2013, les capitaux propres deviennent négatifs à la suite de la perte économique de 359.597,45 euros enregistrée au cours de l’exercice.
De quelle perte s’agit-il ?
- Dépassements de crédit
La Cour des comptes a relevé des dépassements de crédit non autorisés sur plusieurs articles de base des comptes d’exécution 2011 à 2014.
Comment Monsieur le Ministre explique-t-il cela ?
Réponse du 22/06/2016
- de MARCOURT Jean-Claude
Le rapport de la Cour des comptes qui souligne les risques de contrôle interne porte sur l’activité de l’Agence wallonne des Télécommunications, période 2011 à 2014. Depuis 2015, l’Agence du Numérique (AdN), filiale de l’Agence pour l’Entreprise et l’Innovation (AEI) poursuit les missions de l’AWT.
Une Charte d’Audit a été approuvée par les membres du Conseil d’administration de l’Agence du Numérique lors de sa réunion du 8 janvier 2015.
Selon cette Charte, le comité d’audit a pour principale mission l’assistance du Conseil d’administration dans sa fonction de surveillance et, plus particulièrement, sur le plan :
- de l’information financière destinée aussi bien au Conseil, qu’aux membres, qu’aux tiers ;
- du système de contrôle interne conçu par la direction et par le Conseil d’administration et, plus particulièrement, au niveau de la gestion du risque;
- du processus de contrôle externe et de l’examen et suivi de l’indépendance du contrôleur externe ;
- de l’audit interne ;
- du respect des obligations légales.
Selon la Charte d’Audit visée au point précédent, « l’audit interne est la fonction de contrôle exercée par un département ou une personne, au sein du Groupe AEI. Compte tenu de sa taille, il n’apparaît pas opportun que le Groupe AEI dispose d’un auditeur interne permanent, mais confie cette tâche à un prestataire extérieur. »
Le 24 mars 2015, le Comité de rémunération et d’audit décidait de « demander à l’AEI d’établir un manuel des procédures (achats, payroll, bourses innovation, GSM, ordinateur etc.) sur base du manuel existant dans d’autres institutions. Ce manuel devra faire l’objet d’une validation par un expert extérieur à l’AEI. Cet expert et le responsable AEI désigné présenteront au comité d’audit le manuel des procédures, l’état de l’existant par rapport à ces procédures et ce qui sera mis en œuvre pour se conformer aux règles définies. Il sera aussi présenté la façon dont le contrôle sera effectué. L’expert extérieur effectuera ensuite régulièrement un certain nombre de contrôles, en prêtant une attention particulière sur les procédures à risques pour l’AEI. Un calendrier de présentation des différentes procédures au comité d’audit sera également transmis au comité ainsi que le résultat des contrôles. »
Suite à cette décision, un groupe de travail commun AEI/AdN a élaboré courant 2015 une première série de procédures internes relatives aux ressources humaines, à l’administratif, à la Gouvernance et à la gestion financière.
A. Procédures liées aux ressources humaines, à l’administratif et à la Gouvernance :
- Procédure d’engagement
- Procédure de départ
- Procédure d’utilisation des ordinateurs
- Procédure d’utilisation des téléphones
- Procédure des chèques repas/chèques cadeaux
- Procédure des émoluments et jetons de présence.
B. Procédures liées à la gestion financière :
- Procédure d’achats
- Procédure de trésorerie
- Procédure des notes de frais AEI – Déclarations de créance AdN
- Procédure d’inventaire
- Procédure de clôture comptable et de consolidation
Ces premières procédures ont été validées par le Comité de rémunération et d’audit le 11 septembre 2015. Les procédures suivantes qui font échos aux remarques de la Cour des comptes :
- Procédure d’achats
- Procédure de trésorerie
- Déclarations de créance AdN
Selon ces procédures :
- les factures sont validées par deux personnes différentes ;
- les fonctions d’enregistrement des opérations sont séparées des fonctions de paiement ;
- tous les paiements, quels que soient les montants, sont signés par deux personnes différentes. Il y a une vérification (par échantillon) des paiements encodés par rapport aux factures à payer.
Ces procédures sont, depuis le 1er janvier 2016, strictement appliquées au sein de l’AdN.
Par rapport aux remarques formulées par la Cour des comptes en ce qui concerne l’Agence wallonne des Télécommunications, les mesures prises par l’AdN viennent a posteriori corriger les problèmes soulevés dans le cadre du contrôle.
Suite à l’approbation des procédures d’audit interne par le Comité de rémunération et d’audit, un marché public conjoint AEI/AdN portant sur la désignation d’un prestataire chargé de l’audit interne et de l’accompagnement comptable de l’Agence pour l’Entreprise et l’Innovation et l’Agence du Numérique a été lancé. Le prestataire externe désigné à l’issue du marché – KPMG - réalisera semestriellement et annuellement un rapport d’audit des procédures internes qu’il transmettra à l’AdN.
La perte économique de l’AWT pour l’année 2014, qui se chiffrait à 193.000,00 euros, a été reprise par l’Agence du Numérique. Une augmentation de capital de l’ADN a été approuvée par le Gouvernement wallon en mai 2016 afin d’absorber cette perte reportée au passif de l’ADN.
En outre, dans le cadre de « La Statégie numérique pour la Wallonie », l’Agence du Numérique se voit dotée de moyens supplémentaires en 2016.
Les dépassements de crédit évoqués ont été constatés au sein de l’AWT.
En ce qui concerne l’AdN, une attention particulière est apportée au respect des prescriptions de l’arrêté du 6 mai 1999 et plus particulièrement aux demandes d’autorisation de dépassements de crédit adressées au ministre de tutelle.
Une clôture trimestrielle de la comptabilité économique réalisée par KPMG permet désormais un monitoring précis pour éviter les dépassements.
Enfin, KPMG réalisera semestriellement et annuellement un rapport d’audit des procédures internes qu’il transmettra au Comité d’audit et au CA de l’AdN.