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Les marchés publics de Wallonie-Bruxelles International (WBI) conclus par les délégations à l'étranger

  • Session : 2015-2016
  • Année : 2016
  • N° : 112 (2015-2016) 1

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  • Question écrite du 28/04/2016
    • de HENQUET Laurent
    • à MAGNETTE Paul, Ministre-Président du Gouvernement wallon

    Comme Monsieur le Ministre-Président le sait, en tant qu’instrument de la politique internationale menée par la Région wallonne, la Communauté française et la Commission communautaire française de la Région de Bruxelles-Capitale, WBI exerce également son action à travers un large réseau composé de 17 délégations, 5 bureaux, un centre à Paris ayant un statut diplomatique et d’accords avec 31 pays partenaires.

    Il est, dès lors, compréhensible que La Cour des comptes ait voulu analyser la régularité des procédures liées à ces marchés. En effet, les montants concernés sont importants.

    Les dépenses liées aux marchés publics des délégations représentent 1.538.006,91 euros hors TVA en 2011 et 2.285.397,28 euros hors TVA en 2012. Quant aux dépenses composant l’échantillon (111 dépenses sélectionnées aléatoirement) retenu pour l’analyse, elles représentent 17 % de ces montants, soit 649.978,71 euros hors TVA.

    Les conclusions de l'audit révèlent, tout d'abord, un contexte assez défavorable. Si les procédures "marchés publics" sont identiques pour l’ensemble de WBI, les dépenses réalisées au sein des délégations représentent, en effet, un risque plus élevé en matière de contrôle interne en raison de plusieurs facteurs dont notamment l’éloignement des services par rapport aux organes de contrôle du siège.

    Force est également de constater que la taille réduite de l'effectif administratif des délégations est également un problème puisqu'elle accroît le risque de méconnaissance du principe de séparation des fonctions. En outre, les procédures établies pour l'administration centrale ne signalent pas, assez étrangement, si elles sont également applicables aux délégations à l'étranger!

    Outre les éléments décrits ci-avant, se pose également le problème d'un flou certain quant à la répartition précise des compétences entre les délégations d'une part, et les services de l'administration centrale, d'autre part.

    Dans ce contexte, face à des pièces lacunaires ou en l'absence de pièces probantes disponibles, il s'est avéré pour le moins difficile à la Cour d'attester la régularité des procédures.

    Citons en exemple la problématique des paiements : certaines dépenses sont approuvées a posteriori via un logiciel distinct de celui du siège. L'absence de contrôle préalable des dépenses (hormis les dépenses patrimoniales) est également pointée du doigt. Toujours dans le même domaine, certaines factures ne comportent pas de trace d'indicatage, ni de réception qualitative et quantitative des travaux. Dans deux cas, les documents envoyés à la comptabilité en guise de factures étaient des devis. Dans un cas, seule une copie de facture a été expédiée, sans mention attestant que les mesures ont été prises pour éviter un double paiement. En bref, d'importants dysfonctionnements, peu propices à la réalisation d'un contrôle interne de qualité !

    Ces lacunes sont d'autant plus interpellantes que les délégations font l'objet d'inspections, en principe une fois sur la durée du mandat du délégué. Des inspections ont effectivement bien eu lieu en 2011 (aucune en 2012), mais il est malheureusement peu surprenant qu'aucune ne fournisse d'indication sur le contrôle des marchés publics éventuellement opéré. En effet, la note méthodologique décrivant les modalités d'inspection n'envisage pas spécifiquement la problématique des marchés publics. Pareille lacune semble difficilement justifiable!

    Je souhaiterais donc poser les différentes questions suivantes.

    Quelles mesures Monsieur le Ministre-Président peut-il prendre (a-t-il prises) afin d'assurer une réelle séparation des fonctions au niveau des délégations à l'étranger, et ce malgré une taille réduite des effectifs?

    Peut-il dorénavant garantir que les procédures d'application pour le siège le sont également pour les délégations?

    Une répartition claire des compétences entre le siège et les délégations a-t-elle été établie?

    Quelles sont les mesures précises prises afin que toutes les pièces relatives aux marchés conclus par les délégations soient transmises, examinées précisément quant à leur régularité, et archivées?

    Est-il dans les projets de Monsieur le Ministre-Président de faire modifier la note méthodologique d'inspection afin de faire en sorte que celle-ci envisage spécifiquement la problématique des marchés publics ?
  • Réponse du 26/05/2016
    • de MAGNETTE Paul

    Conformément aux recommandations de la Cour des comptes, Wallonie-Bruxelles International met en œuvre plusieurs mesures qui contribuent au renforcement du contrôle interne et externe des postes à l’étranger.

    1) Des audits comptables externes des représentations à l’étranger ont été entamés en 2013 et sont à présent systématisés. Une mission du réviseur de WBI a eu lieu au Centre Wallonie-Bruxelles de Paris en octobre 2015. Deux autres audits comptables externes sont prévus en 2016. La problématique des marchés publics est examinée dans ce cadre.

    2) WBI a mis au point un vade-mecum comptable qui recense les dispositions budgétaires et comptables spécifiques qui sont applicables aux délégations, centres et bureaux à l’étranger. Ce vade-mecum détaille les règles que les postes à l’étranger doivent respecter, notamment celles qui ont été mises en exergue par la Cour des comptes. Il a été diffusé auprès des postes et il a fait l’objet d’une séance de travail dans le cadre des « journées diplomatiques » de fin avril 2016.

    Ce document inclut notamment le rappel des règles et procédures applicables par les postes à l’étranger en matière de marchés publics.

    Par ailleurs, ce même document de référence rappelle les exigences de séparation des fonctions entre les tâches opérationnelles, les tâches comptables et la gestion de la trésorerie. Il convient toutefois de souligner que l’application de cette règle se heurte parfois à des difficultés objectives, compte tenu des effectifs locaux et du fait que chaque poste ne dispose pas nécessairement de personnel spécialisé en comptabilité.

    3) Une inspection de chaque poste à l’étranger est organisée au moins une fois par mandat diplomatique. Désormais, les inspections de poste intégreront, le cas échéant et selon les nécessités constatées au travers de l’analyse de la comptabilité mensuelle transmise à l’Administration centrale, un agent de la comptabilité de WBI.

    Concernant le référentiel d’inspection, il est clairement établi dans sa méthodologie que la mission d’inspection contrôle le bon respect des lois et règlements, des orientations politiques générales, des plans et procédures internes, ce qui englobe notamment les règles des marchés publics.
    Ces règles sont reprises dans le vade-mecum général à destination des délégations et une sensibilisation à leur respect est effectuée lors de chaque mission d’inspection.

    Le Service des délégations de WBI a intégré cet aspect des recommandations de la Cour des comptes dans ses annexes à la méthodologie d’inspection de postes.