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Le contrôle interne comptable et financier au sein des représentations de Wallonie-Bruxelles International (WBI) à l'étranger

  • Session : 2015-2016
  • Année : 2016
  • N° : 114 (2015-2016) 1

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  • Question écrite du 28/04/2016
    • de HENQUET Laurent
    • à MAGNETTE Paul, Ministre-Président du Gouvernement wallon

    La distance ne peut évidemment pas justifier une démarche moins rigoureuse. Les délégations de WBI à l'étranger doivent donc faire l'objet d'une gestion stricte, semblable à celle qui doit s'opérer à l'administration centrale.

    Divers problèmes ont toutefois été énoncés par la Cour des comptes dans son 27e cahier.

    Parmi ceux-ci, mentionnons la définition des responsabilités et des pouvoirs de signature associés aux différentes étapes du cycle d'achat, l'évaluation de la tenue correcte de la comptabilité, la régularité des indemnités pour réceptions, les conditions d'octroi des prêts aux délégués en vue de l'acquisition d'un véhicule, l'établissement des fiches 281.50.

    Sur base de ces constats, je souhaite donc poser les questions suivantes à Monsieur le Ministre Président.

    Concernant le cycle des achats et les procédures comptables, le manuel reprenant l'ensemble des procédures applicables aux délégations est-il déjà rédigé, voire diffusé auprès des délégations ?

    Des inspections sont-elles planifiées afin de prévenir les risques de fraude ?

    Le contrôle de la comptabilité des délégations représente bien sûr une charge de travail importante pour la comptabilité centrale de WBI. L'organisme a-t-il dès lors réexaminé les besoins en personnel pour cette tâche, compte tenu du volume de travail ?

    Dans le cadre budgétaire actuel, quels moyens peuvent être dégagés pour renforcer les effectifs ?

    Les mesures que WBI se propose de mettre en place pour assurer un meilleur contrôle en ce qui concerne les indemnités pour réceptions (suspension du paiement de certaines indemnités dès le deuxième rappel de pièces justificatives - liste des forfaits établie par poste et ce, dans les 3 mois suivants le départ en poste....) sont-elles déjà effectives ?

    En ce qui concerne les prêts sans intérêt accordés aux délégués pour l'acquisition d'un véhicule, une nouvelle procédure fixant les conditions a-t-elle déjà été formalisée ? Il est question d'un vade-mecum distribué aux diplomates. Est-il déjà distribué ?

    Enfin, où en est l'établissement préconisé par la Cour de fiches 281.50 pour les honoraires payés à l'étranger ?
  • Réponse du 25/05/2016
    • de MAGNETTE Paul

    S’agissant de répondre à une question portant sur le fonctionnement interne d’un organisme dont la tutelle est assurée conjointement par la Wallonie et par la Fédération Wallonie Bruxelles, l’honorable membre comprendra que ces éléments de réponse soient semblables à ceux fournis en réponse à la même question adressée précédemment au Ministre-Président de la Fédération Wallonie-Bruxelles :

    Wallonie-Bruxelles International a rédigé un vade-mecum comptable qui recense les dispositions budgétaires et comptables spécifiques qui sont applicables aux délégations, centres et bureaux à l’étranger. Ce vade-mecum détaille les règles que les postes à l’étranger doivent respecter, notamment celles qui ont été mises en exergue par la Cour des comptes. Le vade-mecum a été diffusé auprès des différents postes à l’étranger, et il fera l’objet d’une séance de travail dans le cadre des « journées diplomatiques » de fin avril 2016.

    WBI adhère aux recommandations de la Cour des comptes visant à organiser des vérifications plus approfondies de la comptabilité des délégations à l’étranger.

    Des audits comptables externes des représentations à l’étranger seront systématisés. Une mission du réviseur de WBI a eu lieu au Centre W-B de Paris en octobre 2015. Deux autres audits comptables externes sont prévus en 2016 dans deux postes à déterminer.

    En ce qui concerne les inspections de poste, il s’agit d’un dispositif qui ne fait pas appel à des experts extérieurs. Ces inspections de poste, qui sont avant tout des missions d’appui aux structures extérieures à l’instar des pratiques existantes au sein des Affaires étrangères fédérales, sont organisées sur la base suivante : chaque poste est audité au moins une fois par mandat diplomatique, avec présence du responsable du réseau Wallonie-Bruxelles, et d’un adjoint en fonction de la thématique qui sera mise en œuvre sur base du questionnaire ex ante préparé par le poste. Un rapport est rédigé à l’issue de chaque inspection indiquant les pistes d’amélioration du fonctionnement de la structure.

    Désormais, les inspections de poste pourront intégrer, selon les nécessités constatées au travers de l’analyse de la comptabilité mensuelle transmise à l’administration centrale, un agent de la comptabilité de WBI.

    Il faut également signaler que les « bureaux Wallonie-Bruxelles », structures plus légères sans statut diplomatique, sont inspectées conjointement avec l’Apefe, y compris les aspects de gestion financière.

    Les effectifs affectés au contrôle de la comptabilité des délégations ont été portés de 1,5 à 2 ETP, par réaffectation interne. Ces effectifs seront renforcés dans la mesure des possibilités, mais WBI attire l’attention sur les contraintes en matière de ressources humaines liées au contexte budgétaire actuel.

    En ce qui concerne la gestion des indemnités de poste, en cas de retard dans la transmission de leurs pièces justificatives, WBI suspend le paiement de la part « représentations » de l’indemnité de poste dès le deuxième rappel, intervenant au plus tard trente jours après la date limite de réception des pièces justificatives de la période concernée. Pour le prochain mouvement diplomatique, une liste des forfaits en matière d’indemnités de poste sera établie, par poste, dans les trois mois suivants le départ en poste. En cas d’absence de fixation de forfaits, les frais réels seront systématiquement appliqués.

    Pour ce qui concerne les prêts pour l’achat d’un véhicule par les diplomates en poste à l’étranger, un seul prêt est en cours et ce dernier a été formalisé au travers d'une convention validée par la Cour des comptes. Pour les autres cas qui se présenteraient lors du prochain mouvement diplomatique, c’est ce modèle de convention qui sera appliqué.

    En ce qui concerne l’établissement de fiches 281.50 pour les honoraires payés par l’intermédiaire des délégations et centres à l’étranger, une étude va être menée quant aux modalités juridiques et techniques d’application.