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Les contrôles internes de l'APAQ-W

  • Session : 2015-2016
  • Année : 2016
  • N° : 585 (2015-2016) 1

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  • Question écrite du 17/06/2016
    • de STOFFELS Edmund
    • à COLLIN René, Ministre de l’Agriculture, de la Nature, de la Ruralité, du Tourisme et des Aéroports, délégué à la Représentation à la Grande Région

    « Lors de son précédent contrôle, la Cour des comptes, avait recommandé à l’APAQ-W (Agence wallonne pour la promotion d'une agriculture de qualité) de :
    - compléter la note sur les procédures comptables pour y intégrer l’ensemble du circuit de traitement des dépenses ;
    - clarifier les mandats relatifs à la signature des paiements électroniques, et prévoir deux signatures ;
    - veiller à respecter les dispositions de l’article 2 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 13 février 2003 relatives, d’une part, aux délégations octroyées aux membres du personnel statutaire et, d’autre part, à l’absence de délégation en matière de subvention.

    La Cour constate que l’Agence n’a pas mis ces recommandations en œuvre.
    La procédure comptable a été actualisée en 2015 et diffusée à l’ensemble des membres du personnel, mais la description du circuit d’approbation des factures est signée, pour accord, par le directeur ou, en son absence, par le responsable du service comptable.

    Est-ce que dès lors, il faut conclure que l’APAQ-W fait partie des zones à risque dont parlait la Cour lors des auditions récentes en Commission de l’environnement ?
    Monsieur le Ministre va-t-il remédier d’urgence à ces lacunes ?

    Concernant les ventes d’articles promotionnels dans les foires, la Cour souligne que les relevés justificatifs des recettes ne détaillent pas systématiquement les ventes réalisées et que les achats effectués à ces occasions ont été portés en déduction des recettes perçues. Elle constate également que l’Agence ne dispose d’aucun inventaire (tant comptable que physique) des articles promotionnels destinés à être vendus dans des foires ou distribués gratuitement.
    Comment cela est-il possible ?

    La Cour des comptes a recommandé l’établissement d’un inventaire physique du stock des articles promotionnels, la mise en œuvre de procédures de suivi et de contrôle de ce stock, ainsi que la tenue d’un registre détaillé des ventes réalisées.
    En effet, ne faut-il pas penser à une gestion plus rigoureuse de la gestion de la caisse ? Afin de prévenir les problématiques que l’on a pu découvrir ailleurs.
  • Réponse du 08/07/2016
    • de COLLIN René

    Le 27e cahier d’observation de la Cour des comptes pointe des éléments à améliorer dans la gestion de certains dossiers ou dans les circuits administratifs de l’APAQ-W. Toutes les remarques ont fait l’objet de mesures correctives ou de clarifications.

    En ce qui concerne plus particulièrement le contrôle interne, j'informe l'honorable membre qu’un cadre de contrôle a été défini par le Directeur général selon les balises relatives à l’évaluation des risques, aux activités de contrôle à l’information au personnel et au monitoring qui est assuré par le Directeur général en collaboration avec le service financier de l’Agence. La Cour des comptes joue évidemment un rôle important dans l’évaluation de ce contrôle.

    Conformément à ce qui précède, des mesures précises de sécurité administrative ont été prises par le nouveau Directeur général pour concrétiser ce contrôle.

    * Procédures comptables : le processus des dépenses est désormais décrit depuis le lancement des marchés jusqu’à la liquidation des montants dus. Deux signatures sont désormais effectives et il y a séparation de toutes les fonctions potentiellement conflictuelles dans le circuit des dépenses.

    * Gestion de la caisse : une motivation et surtout une autorisation explicites et écrites sont désormais obligatoires pour recourir à la caisse, en tenant compte des circonstances (foires et salons). Le Directeur général s’est, par ailleurs, engagé à évaluer la procédure de recours à la caisse, au plus tard en septembre, dans la mesure où ce sont essentiellement ces événements qui motivent l’utilisation de la caisse. Sur cette base, outre le principe d’exclure l’achat de biens durables, un plafond sera fixé.

    * Inventaire des stocks et actifs : il est réalisé pour les actifs mobiliers/immobiliers. Il est en cours de réalisation pour les stocks et permet qu’un lien comptable soit établi entre les recettes d’exploitation et les articles vendus.

    * Véhicules de services : les procédures ont été adoptées, en ce compris pour les cartes de carburant. Le recours auxdits véhicules est rendu totalement transparent par un recours à un carnet de bord vérifié par le service personnel et logistique.