La désignation des agences de voyage pour l'organisation de missions à l'étranger d'agents du SPW

• Session : 2016-2017
• Année : 2017
• N° : 96 (2016-2017) 1

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• Question écrite du 31/01/2017

  • de LEAL LOPEZ Clotilde
  • à LACROIX Christophe, Ministre du Budget, de la Fonction publique, de la Simplification administrative et de l'Energie
  
  Les agents de notre service public peuvent être amenés à effectuer des déplacements à l’étranger pour les besoins de leurs missions, par exemple pour prendre part à un colloque international ou pour observer sur place la réalisation d’une expérience intéressante en rapport avec leur domaine de compétence…
  
  Pour les réservations d’hôtel, de train, d’avion ou d’autre aspects pratiques de ce déplacement et de ce séjour à l’étranger, le département concerné a recours à une agence de voyage.
  
  
  Monsieur le Ministre pourrait-il m’indiquer la procédure appliquée pour désigner les agences de voyage contactées dans ce cadre ?
  
  Un marché est-il organisé ? Une agence est-elle désignée pour une durée déterminée pour veiller à l’organisation de l’ensemble des missions pour chacun des départements du SPW ? Si tel est le cas, pourrait-il m’indiquer l’entreprise sélectionnée et me livrer en synthèse les conditions du marché passé avec elle ?
  
  En fonction des destinations, des périodes, des types de séjour, des offres sont-elle mises systématiquement en concurrence de manière à sélectionner la plus intéressante et la mieux adaptée à la mission ?

• Réponse du 03/02/2017

  • de LACROIX Christophe
  
  Le marché public visant à la désignation d’une agence de voyages pour les missions à l’étranger effectuées par des agents du SPW est un accord-cadre au sens de l’article 3, 15° de la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés publics de travaux, de fournitures et de services et des articles 136 et suivants de l’arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services.
  
  La procédure qui a été utilisée en vue de conclure cet accord-cadre est une procédure négociée directe avec publicité.
  
  Cette procédure s’est déroulée fin 2014 - début 2015 et a abouti à l’entrée en vigueur de l’accord-cadre le 16 mars 2015. Le marché était conclu pour une durée initiale d’un an, reconductible une fois pour une nouvelle durée d’un an. Il a effectivement été reconduit en 2016 (moyennant la passation d’un avenant pour en améliorer l’exécution), et se termine le 15 mars 2017.
  
  Le marché avait pour but de choisir une agence de voyages pour la réservation et la fourniture de billets de train, d’avion, de bateau, la location de voitures ou d’autres services liés au transport de personnes, l’hébergement des agents (réservation d’hôtels, établissement de visas, …), et ce dans le cadre de l’ensemble des missions à l’étranger effectuées par les agents du SPW. Un service d’assistance aux voyageurs est également prévu.
  
  Il s’agit donc d’un marché accordant à l’adjudicataire une exclusivité pour les déplacements et hébergements, et ce pour toutes les missions des agents du SPW, les seules exceptions étant dictées par la nature de certaines prestations ou la réglementation (déplacements en voiture privée ou de service, déplacements en train sans hébergement, déplacements locaux, hôtels imposés par les organisateurs de colloques).
  
  Les autres dépenses générées par les missions à l’étranger (inscriptions à des colloques, vaccins, repas, frais de représentation, stands,…) restent directement à charge de l’administration ou des agents (lesquels perçoivent une indemnité de séjour pour couvrir leur frais).
  
  Quant aux principales conditions d’accès au marché, outre les cas d’exclusion habituellement rencontrés dans les marchés, une sélection qualitative était prévue sur base de la capacité financière et économique des soumissionnaires, d’une part, et de leur capacité technique ou professionnelle, d’autre part. Les critères d’attribution étaient le prix, la qualité du service presté et les délais de traitement.
  
  L’adjudicataire du marché est la société CWT BELGIUM SPRL, Boulevard de la Woluwe, 46 à 1200 Bruxelles.
  
  Un des objectifs poursuivis par la mise en œuvre d’un tel marché était de s’assurer d’une mise en concurrence. Le marché prévoit d’ailleurs que l’agence s’engage à proposer des options multiples de déplacement et d’hébergement (et ce au tarif le plus avantageux) de manière à permettre à l’administration d’opérer un choix entre plusieurs offres.
  
  Cette condition essentielle du marché a été mise en œuvre sans réserve, et cette mise en concurrence s’effectue pour chaque mission.
  
  L’agence est bien entendu tenue de formuler des offres qui respectent l’Arrêté du Gouvernement wallon du 19 décembre 2013 portant organisation des missions de service à l’étranger. Cet arrêté fixe, notamment, des tarifs plafonds pour l’hébergement et impose, à coût identique, de privilégier le mode de déplacement le plus écologique.
  
  Il convient également de noter que les relations entre l’administration et l’agence ont été structurées de façon précise : l’agence ne traite pas directement avec les agents chargés de mission, mais avec des correspondants spécifiquement désignés au sein de chaque entité du SPW (Secrétariat général et directions générales).
  
  Compte tenu de la fin prochaine de ce marché, un nouveau marché est en cours de préparation, de même nature (accord-cadre) et suivant la même procédure que le marché actuellement en cours.