L'organisation du comité de pilotage dans le cadre de la réforme des allocations familiales
- Session : 2016-2017
- Année : 2017
- N° : 972 (2016-2017) 1
2 élément(s) trouvé(s).
Question écrite du 01/06/2017
- de JEHOLET Pierre-Yves
- à PREVOT Maxime, Ministre des Travaux publics, de la Santé, de l'Action sociale et du Patrimoine
Dans le cadre des travaux du comité de pilotage issus de la branche famille, chargé de chapeauter l’organisation du transfert de la compétence des allocations familiales en Wallonie, Monsieur le Ministre a-t-il eu recours à un marché de consultance ?
Pour quelles raisons ?
Quelle procédure de marchés publics a été utilisée ?
Quelles sont les entreprises sélectionnées pour l’envoi du cahier spécial des charges ?
Qui a remporté le marché ?
Pourrions-nous en avoir copie du cahier spécial des charges ?
Quels ont été les critères de sélection ?
Quelle est la description de la mission ?
Quelle est la durée de la mission ?
Quel est le coût de la mission ?
Pourquoi n’a-t-il pas chargé l’AViQ de cette mission de coordination de ce comité de pilotage ?
Réponse du 22/06/2017
- de PREVOT Maxime
Afin de structurer et organiser de manière la plus efficiente possible les réflexions et travaux liés au transfert de la compétence en matière d’allocations familiales, une structure de projet a été mise en place.
Un bureau externe de consultance a été désigné pour soutenir tout le processus.
Le marché a été attribué dans le cadre d’une procédure négociée sans publicité, au cours de laquelle six soumissionnaires ont été consultés afin de remettre offre, à savoir :
- IDEA CONSULT, Avenue des Arts, 1-2 à Saint-Josse-ten-Noode ;
- PEPPER CONSULT, Harenheidestraat, 57 à Brussel ;
- DBM Delhalle Business Management, Clos du Vannier, 5 à Embourg ;
- PROGRESS CONSULTING, rue de Harlez, 57 à Liège ;
- BSB MANAGEMENT CONSULTING, rue Bois Saint-Jean, 29 à Ougrée ;
- ACCLIVITY, rue Fontaine l’Evêque, 43 à Loupoigne.
Les offres ont été examinées suivant trois critères : le prix, le plan d’exécution de la mission et la qualité de la méthodologie. Le marché a été attribué pour un montant de 74.700euros HTVA à la Société BSB MANAGEMENT CONSULTING, dont l’offre était économiquement la plus avantageuse et qui par ailleurs, était la première classée suivant les critères établis dans le cahier spécial des charges. La durée de la mission est de 18 mois maximum.
Le contexte et l’objet de la mission repris dans le cahier des charges sont les suivants :
Contexte
La sixième réforme de l’État a intégralement défédéralisé la compétence des allocations familiales à partir du 1er juillet 2014. Pendant la période de transition, qui prendra fin au plus tard le 31 décembre 2019, et jusqu’au moment du départ de l’une des entités fédérées, l’institution fédérale Famifed régule le réseau de paiement et joue le rôle d’opérateur public.
Cette période transitoire est mise à profit par les quatre entités fédérées compétentes (Région wallonne, Commission communautaire commune, Communautés germanophone et flamande) pour préparer la reprise effective de la gestion.
Au 1er janvier 2015, la Région wallonne s’est dotée d’un nouvel OIP, l’Agence pour une Vie de Qualité (AViQ). L’AViQ se compose de 3 branches, dont l’une, la branche « Familles », est destinée à héberger le rôle de régulateur des allocations familiales. Le rôle d’opérateur public sera exercé par un OIP indépendant.
La Région wallonne a fait le choix de poursuivre avec un modèle mixte d’opérateurs : 1 caisse publique et un nombre limité de caisses privées. Ces opérateurs sont déjà représentés au sein du Comité de gestion de la branche « Famille » : la caisse publique et 4 caisses privées désignées par l’association des caisses.
La Région wallonne a également décidé qu’un nouveau modèle de paiement serait défini, avec un système de droits acquis pour les dossiers actifs. Cela signifie que nouveau et ancien modèles devront coexister pendant un certain nombre d’années. Cela implique également des adaptations des applications de paiement. Des adaptations seront en outre nécessaires pour s’adapter à l’enrichissement du cadastre des allocations familiales qui devra être réalisé avant la reprise.
Afin de structurer et organiser de manière la plus efficiente possible les réflexions et travaux liés au transfert de la compétence en matière d’allocations familiales, une structure de projet est mise en place. Un Comité de pilotage a été instauré, composé de représentants de membres du Gouvernement wallon, de membres du Comité de la branche « Familles » et de hauts fonctionnaires de l’AViQ et Famifed. Ce Comité de pilotage accompagnera le processus d’opérationnalisation et fera rapport de ses travaux au Gouvernement wallon et au Comité de la branche « Familles ».
Le Comité de pilotage fonctionnera par le biais de 11 Groupes de travail thématiques :
• GT informatique sur le rôle de régulateur de la branche « Familles »,
• GT cadastre,
• GT infrastructure et logistique,
• GT Ressources humaines,
• GT futur modèle et droits acquis,
• GT définition des applications informatiques des opérateurs,
• GT agrément des opérateurs,
• GT caisse publique,
• GT modalités de fonctionnement des opérateurs (financements, …),
• GT liens avec l’organe interrégional – international,
• GT communication (interne et externe).
Le secrétariat permanent et le project management office sont confiés à un attaché de Famifed formé à cette tâche. Les principales responsabilités du PMO sont les suivantes :
• Coordonner le processus de la gestion des projets concernés,
• Effectuer un suivi des plannings,
• Maintenir à jour la documentation,
• Tutorer et évaluer la gestion des projets,
• Suivre l'avancement de la mise en œuvre.
La mission dont sera chargé le prestataire de services se situe dans le prolongement des travaux de ce Comité de pilotage et de ces Groupes de travail.
Objet
La mission concerne la prestation de services d’encadrement et d’accompagnement, notamment dans le cadre des travaux du Comité de pilotage et des Groupes de travail qui ont été créés en vue de structurer et d’organiser de manière la plus efficiente possible les réflexions et travaux liés au transfert de la compétence en matière d’allocations familiales. Il s’agit notamment :
- de l’opérationnalisation de ces collaborations ;
- de la gestion de projet qui doit être assurée dans le cadre de ces travaux, en collaboration avec le secrétariat permanent et le project management office.
Ce descriptif était en outre complété des dispositions techniques suivantes :
1. En tant qu’expert externe et indépendant en matière de développement organisationnel et de gestion des changements, encadrer, conseiller et soutenir le pilotage et le suivi des travaux du Comité de pilotage
Dans ce cadre, le soumissionnaire est informé des travaux du Comité de pilotage de la manière la plus adéquate possible.
Il fournira un soutien ad hoc, à la demande, aux membres de ce Comité de pilotage et aux différents Groupes de travail.
Ces avis/supports seront fournis dans les délais requis par les demandeurs.
2. Piloter le Program management
Le soumissionnaire sera notamment, en concertation avec et en complément à l’accompagnement de projet permanent et la coordination générale, le point de référence pour les différents responsables des Groupes de travail mis en place.
Il veillera au suivi du planning qui aura été défini et s’assure du suivi des décisions et du timing.
Il compilera l'information reçue des groupes de travail (fiche de suivi) en un rapport à transmettre/présenter au Comité de pilotage.
Il participera, à la demande, à la réunion du Comité de pilotage et des Groupes de travail. Le cas échéant, il rédigera les PV de ces réunions en collaboration avec le responsable permanent.
3. Coacher et fournir des conseils ad hoc aux acteurs essentiels.
Le soumissionnaire pourra être amené à émettre des avis sur des documents ou encore répondre aux questions posées par les différents acteurs.
Il veillera à répondre aux attentes des demandeurs dans les délais fixés.
Il contribue à la formulation de propositions en guise préparation des réunions du Comité de pilotage et des Groupes de travail et s’occupe de l’élaboration des accords, si nécessaire.
L'intervention du soumissionnaire pourra être requise à d'autres occasions, en fonction des besoins.
Compte tenu de l’ampleur de la tâche, il n’était pas possible de la confier à l’AViQ, qui ne dispose actuellement pas encore de personnel supplémentaire pour la gestion des allocations familiales.
L’AViQ est néanmoins associée à tous les groupes de travail et en pilote actuellement 3 (informatique du régulateur, ressources humaines, opérateurs).