La préservation des archives du cabinet de Monsieur le Ministre-Président
- Session : 2018-2019
- Année : 2019
- N° : 37 (2018-2019) 1
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Question écrite du 12/03/2019
- de HAZEE Stéphane
- à BORSUS Willy, Ministre-Président du Gouvernement wallon
À l'occasion de la présentation de son mémorandum 2019-2014, l'Association des archivistes francophones de Belgique a notamment mis en relief l'importance du versement des archives des Ministres et cabinets.
Lors du colloque précité, l'un des orateurs a, notamment, indiqué comment une large part des archives étaient le plus souvent déchiquetées et donc perdues à jamais lors d'un changement de Gouvernement. Les réponses que j'ai reçues ou pas reçues lorsque j'ai interrogé les membres du Gouvernement en juillet 2017 ne sont guère rassurantes à cet égard.
Le décret du 6 décembre 2001 relatif aux archives publiques dispose notamment que : « Le Gouvernement conserve en bon état et en bon ordre, assure la gestion appropriée et organise le dépôt des archives définitives: (…) 2° des cabinets ministériels (…) ».
Un délai de 30 ans peut être prévu pour soumettre, pendant cette période, l'accès aux archives à l'autorisation du ministre déposant, et ce, afin de mettre en confiance les personnes intéressées de s'assurer de la préservation de leurs archives.
Monsieur le Ministre-Président peut-il s'engager à déposer aux archives régionales les archives de son cabinet ?
Quelles dispositions concrètes a-t-il prises pour assurer la sauvegarde des archives de son cabinet ?
Réponse du 02/04/2019
- de BORSUS Willy
Les archives présentant une utilité administrative ou juridique et/ou nécessitant un suivi (archives dites « intermédiaires ») sont renvoyées par les cabinets vers l’administration ou le service à même d’assurer la transmission et le suivi du dossier, nonobstant le changement de législature.
Les archives relatives aux membres des cabinets sont conservées par le SePAC (Secrétariat pour l’Aide à la Gestion et au Contrôle internes des Cabinets). Cependant, en vertu de l’application du RGPD, seuls les arrêtés de désignation/détachement et les arrêtés de fin de fonction sont archivés. Les autres données à caractère privé doivent être détruites.
Il en sera de même pour les courriers adressés par les citoyens au cabinet. En vertu de l’application du RGPD, ceux-ci ne peuvent être transmis à un tiers, ils seront dès lors détruits à la fin de la législature.
Sur base de ces éléments, mon cabinet évaluera le solde des documents en fonction de leur intérêt patrimonial ou historique.
Pour mémoire et comme l’honorable membre le sait, les documents officiels issus des séances du Gouvernement wallon sont la propriété de l’administration. L’archivage de ces documents transite via le secrétariat du Gouvernement vers la Direction de la Chancellerie et de la Traduction et, ensuite, les archives de la Région wallonne, situés au Moulin de Beez à Namur.