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Les délais de conservation obligatoire des pièces justificatives des comptes des communes et des CPAS

  • Session : 2018-2019
  • Année : 2019
  • N° : 176 (2018-2019) 1

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  • Question écrite du 12/03/2019
    • de HAZEE Stéphane
    • à DE BUE Valérie, Ministre des Pouvoirs locaux, du Logement et des Infrastructures sportives
    L'Association des archivistes francophones de Belgique a récemment présenté son mémorandum 2019-2024 et a notamment demandé, à cette occasion, la réduction des délais de conservation obligatoire des pièces justificatives à l’appui des comptes des communes et des CPAS.

    Quelle est l’approche de Madame la Ministre à cet égard ?

    Un projet de révision est-il en chantier au sein de ses services ?
  • Réponse du 28/03/2019
    • de DE BUE Valérie
    L’article 35, paragraphe 7, du règlement général de la comptabilité communale prévoit que le directeur financier est chargé de conserver les livres et pièces justificatives jusqu'à l'arrêt définitif des comptes. Ils sont conservés pendant trente ans dans la commune.

    L’article 35 de l’ancien règlement général de la comptabilité communale du 2 août 1990 prévoyait que les comptes annuels étaient conservés indéfiniment. Cette précision a été supprimée dans le nouveau règlement général de la comptabilité communale (arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007).

    Le texte de l’article 35 précité doit être lu en parallèle avec l’article 88 du même règlement, qui précise que les comptes annuels et les comptes de fin de gestion ne peuvent plus être modifiés lorsque ces comptes ont été arrêtés définitivement. Toutefois, en cas d’erreur, omission, faux ou double emploi, le directeur financier ou le conseil communal peuvent, au cours des 30 ans qui suivent l’arrêt définitif de ces comptes, demander leur révision à l’autorité habilitée à les arrêter définitivement.

    Le délai de conservation de 30 ans est dès lors intimement lié au délai de révision des comptes annuels et des comptes de fin de gestion, ainsi qu’au délai commun de prescription.

    L’éventuelle diminution des délais de conservation des archives (par exemple, de 30 à 10 ans, ce qui est le souhait de l’Association des archivistes francophones de Belgique) implique une modification du règlement général de la comptabilité communale. Cette problématique sera un des éléments de la réforme plus globale relative à la comptabilité communale qui sera mise en chantier lors du prochain Gouvernement.