Les archives des mandataires exécutifs locaux

• Session : 2018-2019
• Année : 2019
• N° : 177 (2018-2019) 1

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• Question écrite du 12/03/2019

  • de HAZEE Stéphane
  • à DE BUE Valérie, Ministre des Pouvoirs locaux, du Logement et des Infrastructures sportives
  L'Association des archivistes francophones de Belgique a récemment présenté son mémorandum 2019-2024 et a notamment demandé, à cette occasion, de rendre obligatoire le versement des archives des mandataires exécutifs locaux.
  
  Cet enjeu a pris un relief particulier lors du renouvellement des conseils et collèges communaux, puisque certaines communes ont constaté, avec une vive surprise, que des bourgmestres, qui ont exercé leur charge pendant une très longue période, avaient fait disparaître l'ensemble des documents liés à leur mission.
  
  Quelle est l’approche de Madame la Ministre à l'égard de cette revendication de l’Association des archivistes francophones de Belgique ?
  
  Un projet est-il en chantier au sein de ses services ?

• Réponse du 28/03/2019

  • de DE BUE Valérie
  Premièrement, les documents officiels reçus ou produits par les mandataires en tant que fonctionnaires publics. Citons notamment les actes portant décision, les rapports, les notes reçues, la correspondance officielle envoyée et reçue, les demandes d’intervention, et cetera. Dans ce cas, il s’agit d’archives publiques qui sont la propriété de la commune. Ces documents doivent rester à la commune au moment de la sortie de charge. L’article L1123-28 du Code de démocratie locale et de la décentralisation, ainsi que la loi du 24 juin 1955 relative aux archives, sont d’application. Le détournement ou la destruction de ces documents relève des articles 240 à 242 du Code pénal.
  
  Deuxièmement, les archives des mandataires exécutifs communaux stricto sensu, c’est-à-dire des copies de dossiers, des notes personnelles, des documents liés au contexte de la prise de décision et aux activités politiques, et cetera. Dans l’état actuel de la législation, ces archives sont la propriété privée des mandataires. Ils en disposent à leur guise. Il en va de même pour les archives des conseillers communaux, qui ne sont pas assimilées à des fonctionnaires. Ce sont ces archives que l’Association des archivistes francophones de Belgique (AAFB) voudrait voir mieux sauvegardées.
  
  Les communes doivent assurer une bonne gestion de leurs archives, tant pour des raisons administratives et juridiques qu’historiques. Le patrimoine archivistique de nos communes est irremplaçable (voir la réponse de Monsieur le Ministre des Pouvoirs locaux et de la Ville sur « la conservation des archives communales » en date du 15 février 2011). Depuis 2011, la Wallonie encourage différentes initiatives dans ce sens : ainsi, avec l’aide du Comité régional de la formation, une formation en gestion des archives a-t-elle été intégrée dans le cursus des formations en sciences administratives. La Wallonie a également soutenu l’initiative des Archives de l’État visant à sauvegarder et à valoriser le patrimoine archivistique communal. À ce jour, plus de 100 communes un peu partout en Wallonie ont choisi, sur une base volontaire, de déposer une partie de leurs archives dans des dépôts des Archives de l’État. Cette collaboration pourrait être approfondie, notamment par la mise au point et la diffusion d’un tableau de tri des archives produites par les communes wallonnes. Il s’agirait là d’un outil qui répondrait aux besoins des communes, tout en respectant leur autonomie.