Les marchés publics en matière de simplification administrative
- Session : 2018-2019
- Année : 2019
- N° : 201 (2018-2019) 1
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Question écrite du 01/04/2019
- de STOFFELS Edmund
- à GREOLI Alda, Ministre de l’Action sociale, de la Santé, de l’Egalité des chances, de la Fonction publique et de la Simplification administrative
Le lot 1 porte sur l'accompagnement en matière de mission de gestion de projets, d’analyses et de conduite du changement et de soutien à l’Administration dans les projets de simplification/gestion du changement.
Les engagements datent du :
- 19 avril 2018 : (accompagnement à la mise en œuvre de projet dans le cadre de la mission « Open Data ») ;
- 26 avril 2018 : (accompagnement à la mise en œuvre de projet dans le cadre de la mission « Mon espace ») ;
- 26 juin 2018 : (accompagnement à la mise en œuvre de projet dans le cadre de la mission « My Wal Fir mon Espace ») ;
- 9 mai 2018 : (accompagnement à la mise en œuvre du projet dans le cadre de la mission « NOSTRA » et ABC des démarches) ;
- 28 août 2018 : (Analyste formulaires) ;
- 18 septembre 2018 : (accompagnement au partage des données - mission IBEFE - centralisation des données) ;
- 25 juin 2018 : (accompagnement à la mise en place d’une approche LEAN via un management visuel (Obeya) au sein d’eWBS).
- 18 septembre 2018 : (Mon Espace) ;
- 9 octobre 2018 : (adaptation de l’outil « aide à la réorganisation du contrôle suite à l’application du principe de confiance ») ;
- 18 décembre 2018 : (accompagnement à la mise en œuvre du projet dans le cadre de la mission « Mon Espace ») ;
- date inconnue : (mise en œuvre du processus commun de gestion des plaintes - volet communication) ;
- date inconnue : (soutien à l’accompagnement des administrations dans leurs projets de simplification administrative) ;
- date inconnue : (projet HOP, en collaboration avec le FWB).
Si je peux être d’accord sur le fait que la transition vers l’e-gouvernement est une tâche complexe, pourquoi avoir « morcelé » le marché public en autant de parties ?
Pour chacune d’elles, un marché public a-t-il été organisé (avec appel d’offres public, restreint ou avec une procédure négociée) ?
Y a-t-il eu des concurrents ?
La notion « Mon Espace » réapparaît à plusieurs reprises : comment l’expliquer ?
Dans quelle mesure un concurrent aurait-il pu soumissionner pour des marchés qui s’imbriquent les uns dans les autres ?
Y a-t-il d’autres parties de ce même chantier de digitalisation qui ont été attribuées à d’autres sociétés ?
Dans la négative, si le choix pour le premier lot entraîne presque invariablement que le choix pour les lots suivants revient souvent aux mêmes, pourquoi ne pas avoir choisi de lancer un appel public et ainsi organiser une concurrence plus poussée ?
Réponse du 19/04/2019
- de GREOLI Alda
- des Déclarations de politique régionale et communautaire ;
- de la Stratégie numérique ;
- du contrat d’administration du SPW 2016-2020 au travers de l’OST1 (une administration à l’écoute de ses usagers) et de l’OST2 (poursuivre la simplification administrative et évolue vers une administration numérique 4.0) ;
- du contrat d’administration entre le Gouvernement de la Fédération Wallonie-Bruxelles et le Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles 2016-2018, Objectif stratégique 3 (accentuer la dématérialisation des démarches administratives et favoriser l’accès à des informations personnalisées).
Les administrations chargées de mettre en place cette dynamique de simplification sont concentrées sur leur métier propre (allouer, subventionner, contrôler...) et ne disposent pas toujours en interne des ressources humaines suffisantes, en quantité et en qualité, pour gérer ces projets de simplification administrative ou d'administration électronique. C'est en outre un métier auquel elles doivent s’adapter, qui implique de maîtriser différentes facettes d'un même problème : la réglementation, les processus, l'informatique, la communication, l’échange de données, la vie privée, et cetera. À ces problématiques, viennent s’ajouter les questions de gestion du changement et de gestion de projets.
L’intégration de l’ensemble de ces concepts doit permettre à l’administration de s’inscrire dans une véritable transformation. Pouvoir répondre à ses usagers de manière appropriée et en phase avec les objectifs de transformation digitale constitue un enjeu fondamental pour offrir un service adapté aux besoins de l’usager selon un canal qui lui convient.
C’est dans ce contexte de soutien aux administrations, de mise en œuvre de leurs projets et de production de résultats en lien avec les objectifs stratégiques, que la Wallonie et la Fédération Wallonie-Bruxelles ont souhaité s'adjoindre les services de consultants extérieurs susceptibles d'accompagner les administrations dans leurs projets de simplification administrative et d'administration électronique.
La question essentielle qui se posait était d’une part de pouvoir assurer plusieurs missions transversales de même nature au sein des administrations du SPW, de la FWB et des OIP. Cet élément impliquait de disposer d’une certaine capacité à faire face à plusieurs demandes. D’autre part, il fallait assurer une cohérence entre les missions et l’approche méthodologique menée au sein des entités administratives et les expertises apportée aux services.
C’est donc dans un souci de cohérence, d’efficacité globale, de continuité et d’accompagnement des administrations, que les Gouvernements ont décidé de recourir à une centrale de marchés avec appel d’offres européen d’un an renouvelable trois fois. Cette centrale de marchés, initiée par le service commun de simplification (eWBS dépendant des Secrétariats généraux de la Wallonie et de la FWB), permet aux administrations de commander des prestations en termes d’accompagnement au niveau de quatre lots :
- un accompagnement en gestion de projet, d’analyse et de gestion du changement (lot 1 attribué à la société Aprico) ;
- un accompagnement en processus (lot 2 attribué à la société Möbius) ;
- un accompagnement en termes de lisibilité des formulaires (lot 3 attribué à la société Contraste) ;
- un accompagnement en termes de Sécurité de l’information (lot 4 attribué à la Société Mielabelo).
Au niveau de la procédure d’attribution de la centrale de marchés, le nombre d’offres déposées par lot était le suivant :
- 6 offres pour le lot 1 « Accompagnement en matière de mission de gestion de projet, d’analyse et de conduite du changement » ;
- 5 offres pour le lot 2 « Accompagnement en matière de processus » ;
- 1 offre pour le lot 3 « Accompagnement en matière de lisibilité et de simplification des formulaires » ;
- 3 offres pour le lot 4 « Sécurité ».
L’ensemble des missions citées relève de commandes opérées au niveau de cette centrale de marchés ouverte aux administrations et OIP de la Wallonie et de la FWB. Il y a lieu de préciser que ce sont les administrations qui, en fonction des besoins qu’elles expriment (besoin en gestion de projet, en processus, en analyses fonctionnelles ou business, en gestion du changement… ), peuvent recourir ou non à une commande auprès de la centrale de marchés « Soutien à la mise en œuvre de projets de simplification administrative et d'administration électronique dans les administrations ».
La centrale de marchés est une offre de services parmi d’autres offres de services qui peuvent exister au sein des entités de la Wallonie ou de la FWB. En effet, le recours à d’autres marchés ou d’autres centrales de marché (centrales d’achat) sont à disposition des administrations dans le cadre de la mise en œuvre de projets de simplification, digitalisation ou informatiques. Le recours à ces marchés est une pratique courante, notamment dans les projets de développements d’outils informatiques (ex. mise en œuvre de back-office).
Le projet « Mon espace » quant à lui est un projet à caractère transversal, ayant pour objectif d’offrir un guichet unique (porte d’entrée digitale) pour les démarches wallonnes et de la FWB. Ce projet d’ampleur qui fonctionne selon des publics cibles (entreprises, citoyens, non-marchand, Pouvoirs locaux) a vocation à contenir les démarches transactionnelles que les usagers entretiennent avec leur administration. Il permet d’une part de faire entrer l’administration dans la transformation numérique de consolider l’ensemble des démarches des usagers à un seul endroit, de présenter l’information de manière uniforme, de déposer sa demande, de pouvoir interagir avec l’administration et de suivre les étapes de son dossier jusqu’à l’attribution.
La mise en place de cette mécanique implique une mobilisation importante et des ressources pointues. Il faut en effet arriver à construire un outil transversal répondant au mieux aux besoins des usagers, mais aussi aux défis de la transformation digitale de l’administration. Pour ne citer que quelques exemples, l’alignement d’un ensemble de composants techniques ou non doit être assuré pour répondre à des besoins génériques et spécifiques, aux exigences fonctionnelles, à la mise en place de la signature électronique, du paiement électronique, de l’authentification forte, à la détermination technique des étapes de suivi de dossier, à l’identification et instanciation des besoins avec les back-offices existants, au lien avec les sources authentiques potentielles, et cetera.
Pour accompagner la mise en place de ce programme « Mon espace », un ensemble de besoins a été formulé, qui implique soit de faire appel à des analyses fines dans des domaines précis, soit le recours à des métiers spécifiques en termes de suivi de projets informatiques. C’est dans ce cadre que des missions de « product-owner » ou d’analyses ont été commandées pour assurer et couvrir les besoins.