La vérification de l'authenticité des diplômes du personnel des pouvoirs locaux

• Session : 2019-2020
• Année : 2019
• N° : 55 (2019-2020) 1

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• Question écrite du 06/12/2019

  • de CLERSY Christophe
  • à DERMAGNE Pierre-Yves, Ministre du Logement, des Pouvoirs locaux et de la Ville
  Les Directions des ressources humaines dans les pouvoirs locaux sont souvent amenées à vérifier l'authenticité des diplômes de leurs employés dans le cadre des procédures de recrutement. Dans ce cadre, il semble qu'il y ait plusieurs interprétations du RGPD entré en application en mai 2018  : les hautes écoles et les universités ne semblent pas avoir des approches identiques en la matière.
  
  Les universités communiquent les listes des diplômés alors qu'il semble que certaines hautes écoles provinciales ont reçu des instructions différentes émanant de leur pouvoir organisateur. En clair, pour certaines de ces dernières, il est hors de question de communiquer des informations relatives à l'authenticité d'un diplôme à un employeur sans le consentement de l'étudiant.
  
  J'aimerais connaître l'analyse de Monsieur le Ministre de la problématique.
  
  Quelles mesures a-t-il enfin mises en place afin de faire en sorte que les services des ressources humaines puissent attester de la conformité de la copie qui leur est présentée ?
  
  En effet, s'il y a eu falsification à la base, il leur est impossible de l'établir sachant qu'un certificat de conformité ne garantit pas l'authenticité.

• Réponse du 31/12/2019

  • de DERMAGNE Pierre-Yves
  La réponse à la question de l’honorable membre se trouve dans le règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
  
  Son article 6,1 énonce comme suit les obligations à respecter pour le traitement de toute donnée à caractère personnel :
  
  « Le traitement n’est licite que si, et dans la mesure où, au moins une des conditions suivantes est remplie :
  - la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
  - le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;
  - le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ;
  - le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne ;
  - le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement ;
  - le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant. »
  
  En l’espèce, concernant la transmission de listes de diplômés dans le cas de procédures de recrutement, cette communication, pour être licite, ne peut se fonder que sur le consentement de la personne concernée (cf. art. 6,1.a du RGPD).
  
  Il relève de la responsabilité de chaque pouvoir local de prendre, le cas échéant, les mesures nécessaires pour s’assurer de l’authenticité des diplômes fournis par les personnes engagées (l’authenticité d’un document n’étant pas à confondre avec la conformité d’une copie à un document original).
  
  En tout état de cause, l’usage d’un faux est une infraction pénale relevant des compétences judiciaires.