La procédure d'archivage des échanges liés à la crise du Covid-19 au sein de l'administration régionale
- Session : 2019-2020
- Année : 2020
- N° : 158 (2019-2020) 1
2 élément(s) trouvé(s).
Question écrite du 07/05/2020
- de BIERIN Olivier
- à DE BUE Valérie, Ministre de la Fonction publique, de l'Informatique, de la Simplification administrative, en charge des allocations familiales, du Tourisme, du Patrimoine et de la Sécurité routière
Dès lors, il conviendra, en temps utile, de tirer des enseignements sur la manière dont nous gérons cette situation de crise. Cela permettrait de préparer un plan d'action si une situation similaire se présente à l'avenir.
À cette fin, il est nécessaire d'archiver d'une façon ou d'une autre les échanges entre l'administration wallonne et les différents acteurs politiques, avec l'État fédéral et les autres entités fédérés, avec les différents services et administrations du Gouvernement wallon, les retours du terrain, et cetera.
Madame la Ministre a-t-elle adopté un dispositif allant dans ce sens ?
Le Gouvernement a-t-il mis en place un processus afin que l'administration et les UAP archivent les échanges, les comptes-rendus de réunions et autres inputs venus du terrain pour des analyses ultérieures ?
Si tel est le cas, quelle méthode a-t-elle mobilisée ?
Réponse du 27/06/2020
- de DE BUE Valérie
Les données échangées dans les différentes entités qui ont participé à la gestion de la crise (à savoir le centre de crise régional, la Cellule de coordination Covid-19, le GT approvisionnement, les différents départements de support (IT, Logistique, Ressources humaines, communication, juridique) par différents médias (groupes Teams, emails …) obéissent aux consignes de stockage et d’archivage des documents qui ont été élaborées et diffusées lors du déploiement des nouveaux outils collaboratifs (Microsoft 365). Ces consignes sont reprises dans une série de documents de gouvernance qui fixent un cadre clair à la production, à la classification et au stockage des informations électroniques sur des serveurs (ou des clouds) sécurisés et faisant l’objet de sauvegardes régulières.
Ces mesures garantissent la préservation de l’ensemble des données échangées dans le cadre de la crise.
2.- Un travail de centralisation des données a également été initié.
Le Gouvernement a demandé au Service public de Wallonie de réaliser un rapport d’activité circonstancié sur les modes d’organisation mis en place pour assurer la continuité de service durant la crise. La première partie du rapport présente les mesures et initiatives mises en place par le SPW pour coordonner, communiquer, gérer et atténuer les impacts de la crise Covid-19 sur son personnel et ses missions. Ces informations sont enrichies par les résultats d’une enquête menée auprès de plus de 4 200 collaborateurs du SPW.
La deuxième partie de ce rapport présente, par entité SPW, un rapport d’activités sur l’exercice des missions durant la période de confinement.
Enfin, le rapport est complété par quatre annexes :
- annexe 1 - La liste des missions définies comme essentielles par le Gouvernement fédéral et par le Comité stratégique dans le cadre de la crise ;
- annexe 2 - La référence des notes du Gouvernement wallon précisant les modalités d’exercice de certaines missions, faisant l’objet de dispositions particulières ;
- annexe 3 - L’état d’exploitation des infrastructures (auto)routières et hydrauliques gérées par le SPW Mobilité Infrastructures ;
- annexe 4 - Statistiques du 1718 et du portail « lutte contre la pauvreté ».
Outre ce travail important de collecte et d’analyse d’informations, le SPW a également lancé deux autres enquêtes auprès de son management :
- une enquête lancée par le Département informatique visant à identifier les problèmes rencontrés en matière d’informatique (accès à certaines applications métiers, matériel bureautique inadapté à un usage nomade …) ;
- une enquête lancée par la mission CIO visant à identifier les nouveaux usages développés par les différents services et l’intérêt à pérenniser, adapter ou abandonner ces usages.
3.- En ce qui concerne l’archivage centralisé de l’ensemble des données, celui-ci est d’ores et déjà prévu et organisé par le décret du 6 décembre 2001 relatif aux archives publiques.
En application de l’article 2 de ce décret « il appartient au Gouvernement d’assurer la conservation et d’organiser le dépôt des archives dites « définitives » ou « historiques » de ses services, des Cabinets ministériels et des organismes d’intérêt public ».
C’est le service des Archives régionales de Wallonie qui assure la conservation des archives définitive des services de la Région wallonne, des organismes d’intérêt public et des cabinets ministériels
Les documents produits en cette période de crise seront donc archivés conformément à ce décret dès lors que leur préservation est effectivement fondamentale pour pérenniser la mémoire des événements et des chamboulements que nous vivons actuellement et pour, demain, en écrire l’histoire et tirer les leçons de nos actions.