La digitalisation des unités d'administration publique (UAP) relevant de la tutelle de Monsieur le Ministre
- Session : 2020-2021
- Année : 2020
- N° : 8 (2020-2021) 1
2 élément(s) trouvé(s).
Question écrite du 09/09/2020
- de MAUEL Christine
- à BORSUS Willy, Ministre de l'Economie, du Commerce extérieur, de la Recherche et de l'Innovation, du Numérique, de l'Aménagement du territoire, de l'Agriculture, de l'IFAPME et des Centres de compétences
Réponse du 01/10/2020
- de BORSUS Willy
Déployé durant 4 ans, ce programme, comme ses principes, est demeuré, au fil de ses différentes phases de modernisation ultérieures, le fondement des systèmes informatiques et de l’information au sein de l’AWEx. Un des vecteurs de cette amélioration permanente trouve bien sûr son origine dans la certification ISO 9001 acquise par l’Agence dès 2002, mais également - et c’est directement lié - dans un souci d’écoute et d’orientation « usager ».
À l’échelon de l’infrastructure, des efforts très importants ont été réalisés en matière de mise en réseau des services (en ce compris la téléphonie IP), de sécurité, de continuité des services (DRP) et de promotion du nomadisme, élément essentiel pour un organisme dont une large partie du core business s’opère en mission à l’étranger. Le dispositif déployé récemment (CITRIX) a ainsi permis le travail à distance sur grande échelle durant la période de confinement, sans interruption de services et facilitera naturellement une absorption de l’accroissement des demandes de télétravail. La phase à venir, dont l’échéance est fixée pour la fin de l’année 2020, est l’intégration de tout le réseau international (conseillers économiques et commerciaux ainsi que leur personnel d’assistance) dans la logique infrastructurelle de l’Agence, incluant la gestion au départ de la Belgique des systèmes de données et de messagerie.
Le volet applicatif est actuellement articulé autour de différents écosystèmes totalement ou partiellement intégrés les uns aux autres, à savoir :
- un écosystème « entreprises » (propriétaire) comprenant une base de données « usagers » et son espace personnel sécurisé (fonctionnant sur une triple plate-forme internet, extranet et internet), un workflow de traitement des dossiers d’incitants financiers (processus globalement dématérialisé depuis l’introduction de la demande jusqu’au paiement), plusieurs sites internet et leurs formulaires électroniques « intelligents », interconnecté aux services de back-office ;
- un écosystème financier, ERP du marché (suite ORDIGES) ;
- un écosystème RH, interconnectant la totalité des processus afférents : gestion administrative et pécuniaire du personnel (ULIWEB), l’horaire variable (ULIS) et la gestion des connaissances, des compétences, des objectifs, des évaluations et des formations (TALENTSOFT).
Un intranet donne accès à l’ensemble de ces dispositifs, selon un profil utilisateur dédié (active directory central), ainsi qu’à une série d’utilitaires de gestion. À cet égard le dernier développement en date (déploiement prévu en octobre prochain) est une dématérialisation totale du processus de gestion des ordres et des décomptes de frais de mission.
Dans les mois qui viennent, l’applicatif de l’AWEx connaîtra de nouveaux changements en lien avec son futur plan stratégique découlant de l’exercice des États généraux lancé fin 2018. Ce plan stratégique comprend une triple refonte à la fois organique, fonctionnelle (travail par équipe projet, décloisonnement) et technologique.
Sur ce dernier plan, il est prévu, dans le cadre de deux assistances à maîtrise d’ouvrage d’ores et déjà été déjà en cours, d’une part, une amélioration des parcours usagers pour une meilleure expérience utilisateur, et d’autre part, le déploiement de trois outils que sont une nouvelle plate-forme bureautique collaborative, un diagnostic de maturité à l’export perfectionné (valorisation des données venant d’autres départements d’aides aux entreprises), ainsi qu’un CRM. Ils seront, entre autres, les bases d’un système de capitalisation des connaissances (knowledage management), aux concepts et méthodes de laquelle les services de l’Agence vont être formés.
Indépendamment, l’AWEx s’est fortement investie pour sa mise en conformité vis-à-vis du RGPD, en ce compris pour son réseau à l’étranger. Elle est aussi attentive au déploiement progressif d’une véritable politique de sécurité de ses systèmes d’information (PSSI), sur la base de la norme 27001, sans toutefois viser, pour l’heure, de certification.
Notons enfin que l’AWEx est partie prenante à la plateforme des aides de premier niveau, notamment avec le SPWEER et qu’elle est impliquée dans tous les projets structurants interdépartementaux touchant au monde de l’entreprise (guichet unique, banque Carrefour d’échanges de données, catalogue des démarches).
En conclusions, l’AWEx s’attelle que ce soit en interne ou vis-à-vis de ses clients externes à l’application des principes de la simplification administrative, à savoir :
- l’orientation usager (lisibilité de ses dispositifs, digitalisation des processus…) ;
- la limitation des charges administratives (formulaires intelligents, principe only once) ;
- le principe de confiance (d’application dans les dispositifs incitants financiers) ;
- les démarches en ligne (espace personnel sécurité, formulaires…) ;
- le partage de données.
L’APAQ-W a entamé la réflexion concernant la digitalisation de ses processus dans le courant de l’année 2019. Cette réflexion a été menée avec l’aide d’un consultant externe qui a aidé l’agence à déterminer plus précisément ses besoins et les travaux à réaliser.
Au début du confinement, des accès via VPN ont été mis en place pour les services RH et comptabilité de l’agence afin qu’ils puissent utiliser les programmes informatiques à distance. Un marché a été passé afin d’externaliser les serveurs et de permettre un accès au réseau, à distance, à l’ensemble des agents. Cet accès devrait être effectif avant la fin de l’année.
Par ailleurs, un avis de marché va également être publié prochainement en vue de l’acquisition d’une plateforme XRM. Cette plateforme devrait permettre de remplacer les applications obsolètes, de digitaliser l’ensemble des processus, de diminuer considérablement l’envoi et la réception de documents papier et de mettre à disposition des cotisants un espace extranet. Ce marché sera attribué début 2021.
De son côté le CRA-W a entièrement digitalisé la gestion de l’horaire variable des agents et des missions en Belgique. Tous les encodages, toutes les demandes, tous les calculs et paiements de frais divers sont dématérialisés.
Pendant le confinement le nombre de connexions VPN est passé de 70 à 310. Si l’on considère le personnel ouvrier et les techniciens de laboratoire qui par nature ne peuvent travailler à distance c’est donc la quasi-totalité du personnel du CRA-W (440 agents) qui pouvait être actif à distance.
Un projet va être entamé pour la dématérialisation de l’ensemble des procédures marchés publics, achats, réception, encodage comptable et paiement des factures.
La nature des activités de recherches et de services du CRA-W aux secteurs agricole et agroalimentaire limite le recours à de la dématérialisation dans ses relations avec les bénéficiaires des travaux du CRA-W.
Néanmoins, dès que c’est possible, la dématérialisation du service offert est réalisée.
Par exemple, toutes les informations sur les prévisions météorologiques et les avertissements aux cultures sont dématérialisées.
De même le CRA-W, par ses recherches, aide le SPW ARNE à dématérialiser le système de contrôle de conformité des déclarations de superficie PAC des agriculteurs grâce à un système de monitoring au départ d’observations satellitaires des surfaces agricoles wallonnes.
L’IFAPME s’est engagé depuis plusieurs années dans un processus de redéploiement numérique de son système d’information.
Au niveau du Réseau IFAPME, le Système d’information doit rendre possible une utilisation moderne et innovante des technologies de l’information résolument tournées vers l’utilisateur, en tant que soutien au parcours de formation des apprenants et des activités quotidiennes des services de l’Institut et des Centres de formation.
Dans ce contexte, les projets technologiques déployés par l’IFAPME s’inscrivent dans une démarche d’e-gouvernement et de simplification administrative, aussi bien dans le cadre des interactions menées avec les usagers que dans le cadre du fonctionnement des processus de support internes à l’institution.
Au cœur de cette simplification, les développements technologiques soutiennent notamment le processus de rencontre entre les compétences recherchées par les entreprises et les compétences mises à disposition sur le marché grâce à la formation des apprenants.
L’Institut mène les chantiers visant à soutenir cette démarche de transformation digitale au travers de l’évolution des applicatifs métier, des applicatifs liés à la gestion des activités de support et des investissements dans l’infrastructure informatique orientée 4.0.
Applications métier :
L’Institut poursuivit les actions destinées à améliorer la performance de l’application Métier Ariane qui est la base de données de gestion du parcours de l’apprenant en alternance et des entreprises formatrices ainsi que la base de données de gestion des parcours des apprenants en centre de formation. Plusieurs chantiers d’évolution et de maintenance de ces deux bases de données métier permettent l’interopérabilité entre celles-ci avec des flux de données et d’informations entre les Services décentralisés et les Centres.
Gestion des activités de support :
Pour être en conformité avec le cadre réglementaire prévu par WBFIN, une série d’adaptations nécessaires à la comptabilité d’engagement ont été à nouveau effectuées en dans l’outil Idefix, ERP financier, en collaboration avec la direction financière et comptable.
La réflexion visant à terme le déploiement d’une nouvelle solution Système d’Informations Ressources humaines (SIRH) est en cours. Le Service informatique a réalisé une première étude d’analyse des besoins des métiers principaux de la Direction des ressources humaines. Des liens avec les travaux menés au niveau du SPW sont établis.
Infrastructure informatique orientée 4.0 :
Dans un contexte de mobilité du personnel, le service informatique a procédé à la modernisation du parc informatique en généralisant les ordinateurs portables pour l’ensemble du personnel au sein de l’Institut. Le Service informatique a équipé plus d’une centaine de collaborateurs avec de nouveaux portables, portant le parc de portables à un total de 360 machines.
Ce déploiement généralisé permet à l’IFAPME de respecter les nouvelles conditions de télétravail établies par le SPW fin 2019.
Cette généralisation a d’ailleurs permis à l’IFAPME de rencontrer rapidement les attentes du Conseil national de sécurité en matière de télétravail généralisé dans le cadre de la crise Covid-19.
Pour faciliter le télétravail et garantir la continuité des services, la solution de téléphonie traditionnelle a migré vers une solution Cloud hybride en 2019.
Ces développements faciliteront la mise en œuvre de la nouvelle stratégie de déploiement d’une pédagogie numérique adoptée par l’IFAPME en juin dernier.
Dans ce cadre, l’IFAPME a notamment prévu de développer progressivement des cours en ligne et des formations de type « blended learning », qui reposent en partie sur des cours à distance. Il est également prévu de mettre en place un espace numérique d’apprentissage (ENA) donnant accès à des outils et des ressources adaptés à la formation en alternance.